Blog
01 Nov Tips om leveranciersprestaties te managen
Wil je als bedrijf succesvol zijn dan zal je risico’s effectief moeten managen. In het zaken doen met leveranciers kun je diverse risico’s benoemen, zoals bijvoorbeeld faillissement, milieu problemen, materiaal tekorten, slechte service, foutieve leveringen of defecte producten.
Bedrijven zijn vaak op de hoogte van deze risico’s maar nemen geen stappen om dit proactief te managen.
Natuurlijk is het niet mogelijk risico’s geheel uit te sluiten of rampen te voorkomen, maar er zijn wel degelijk methoden en technieken in te zetten om leveranciersrisico’s te verminderen. De belangrijkste stap om te nemen is het monitoren en managen van je leveranciers.
In deze reeks van tips komt aan de orde hoe bedrijven de risico’s kunnen beperken en wat de toegevoegde waarde is van het effectief managen van je leveranciers.
TIP 1
01 Nov De grootste besparing zit in je NPR contracten
Besparing Door goed contractmanagement ziet u direct of u krijgt wat is afgesproken. In zeker 10% van de gevallen is dit niet het geval. De leveranciers komen afgesproken kortingen zelden zelf brengen. Met name in de Non Product Related contracten vinden we vaak significante winsten. Iedereen houdt zijn core business nauwlettend in de gaten, waardoor de contracten die verbonden zijn aan randzaken, vaak in de vergetelheid raken. Gestroomlijnd proces Het proces achter een contract gaat vaak door de hele organisatie. Toch worden contracten vaak pas tevoorschijn gehaald bij problemen of te hoge kosten. Processen lopen niet zoals afgesproken. Dit is een intern probleem. Zeker 5 van de 10 NPR contracten worden slecht ingeregeld en de informatie uit die contracten die in de organisatie nodig is kan niet gemakkelijk worden gevonden. Dit leidt ertoe dat men bij problemen in het contract alle zeilen bij moet zetten om benodigde informatie van verschillende afdelingen te verzamelen. Dit legt een druk op uw personeel die voorkomen kan worden.01 Nov 80% van de software aankoop gaat achter de rug van IT en inkoop om
Recent onderzoek wijst uit dat er gemiddeld negen databases worden gebruikt binnen de ondervraagde organisaties. Verontrustend hierbij is dat meer dan 80 procent van de sales en marketingprofessionals aan geeft geen vertrouwen te hebben in de juistheid van de informatie die ze halen uit hun bedrijfsdatabases. En zelfs 83 procent van de IT professionals denken hier hetzelfde over. Ook blijkt dat 80 procent van de software wordt aangeschaft door de sales- en marketing afdelingen zonder de Inkoop- en IT afdeling hierbij te betrekken. Kunnen we hieruit de conclusie trekken dat wanneer deze inkopen niet lopen via Inkoop en IT,01 Nov In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 4
Het controleren Het contract is afgesloten, goed geregistreerd en de juiste mensen zijn geïnformeerd. En dan? Dan moeten we als organisatie gaan controleren of de afspraken die in het contract zijn vastgelegd worden nageleefd. En niet alleen die zaken die de leverancier moet regelen, maar ook de zaken die intern moeten worden gedaan. Het klinkt wederom eenvoudig, maar de uitvoering blijkt best lastig. De KPI’s en SLA’s hebben we tijdens het contracteren al gestandaardiseerd en vastgelegd. We hebben bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is maar nu moeten we daar in de praktijk nog uitvoering aan gaan geven. Simpel gezegd:31 Oct In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 2&3
Het registreren en informeren Nadat de onderhandelingen met de leverancier zijn afgerond moet het formeel getekende contract, inclusief alle bijlagen, worden geregistreerd en de juiste mensen worden geïnformeerd. Voordat dit gebeurt moeten er intern heldere afspraken worden gemaakt over de volgende punten:- Wie moet er worden geïnformeerd?
- Wie heeft welke autorisatie om bepaalde gegevens te mogen inzien?
- Hoe gaan we het contract opslaan?
- Waar wordt het contract opgeslagen?
- Hoe zorgen we er voor dat geautoriseerde personen altijd toegang hebben tot deze gegevens?
31 Oct In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 1
Het contracteren Hoewel contracteren formeel geen onderdeel uitmaakt van het proces voor contract- en leveranciersmanagement, wordt hier wel (of niet) de basis gelegd voor een goede invulling er van. Voor de onderhandelingen met de potentiële leverancier dient de inkopende partij al na te denken over hoe ze het contract willen gaan managen. En ook over wat ze precies willen gaan managen en wat ze met het contract willen bereiken. Veel voorkomende uitdaging hierbij is dat de inkoper en de contract- en/of leveranciersmanager tijdens het contracteren goed samen moeten werken. En dat betekent dat ze elkaars rol ook moeten respecteren. Waar de inkoper in de huidige tijden toch (helaas) nog steeds de focus voornamelijk heeft op bottom-line savings, zijn de contract- en leveranciersmanager veelal meer bezig met de leveranciersstrategie op de lange termijn. Vragen als wat kan de leverancier voor concurrentievoordeel brengen, welke ontwikkelingen worden er gedaan door de leverancier en wat is de strategische richting van de leverancier zijn veel voorkomend. En past dit bij de strategische richting van onze eigen organisatie? En hoe brengen we deze samen?31 Oct Contractmanagement wordt onderschat
Contracten zijn cruciale documenten die ons garanderen dat onze leveranciers (en wijzelf) leveren wat is afgesproken. Crucialer kan niet zou je zeggen. En toch zorgen contracten voor een groot aantal medewerkers in een organisatie voor problemen. Onze contracten zijn complexer geworden en het managen van de contracten lijkt mensen te beangstigen. Of steken we gewoon onze kop in het zand? De minimale aandacht voor contracten en vooral contractmanagement resulteert meestal in een geknutseld Excel document waarmee we proberen contractbeheer te voeren. Een onderzoek van Aberdeen Group uit 2007 wees op Maverick Buying. 14% van de aankopen in een `top notch´ organisatie gaat niet via contracten, gemiddeld genomen is dat 24% en bij kleinere organisaties loopt dat op tot 40%. Veel mensen verkijken zich hier op, maar dit is een serieus probleem wereldwijd. Hier gaan miljoenen aan verloren.31 Oct Bouwen aan de brug tussen in- en verkoop
Succesvolle bedrijven zien de noodzaak om bruggen te bouwen tussen hun organisatie en de leveranciers waarmee ze intensief samenwerken. Dit doen ze door een sterke inkoop/verkoop relatie te ontplooien. Leveranciersrelaties wijken in meerdere opzichten af van gewone inkooptransacties.
Betrokkenheid
Wanneer de leverancier het gevoel van betrokkenheid heeft en geeft aan de organisatie dan zal deze er vertrouwen in hebben dat de koper terug zal komen voor een volgende transactie. Zo ook zal de inkopende organisatie, door deze band, geen noodzaak zien om tijd en energie te stoppen in het zoeken naar andere leveranciers.
Planning en communicatie
Niet alleen op momenten dat er weer een inkooptraject gaat lopen komen de partijen bij elkaar. Ook tussentijds wordt er gecommuniceerd over de toekomstige behoeften, en stellen partijen gezamenlijk vast, door samen te werken, hoe deze behoeften optimaal ingevuld kunnen worden tot beider tevredenheid.