Author: Wim van Eck

money in toiletGrappig genoeg zie je bij het voorstel om te beginnen met contract management vaak wat terugtrekkende bewegingen bij organisaties. En waarom? Mensen zijn bang voor het succes. Neem nou dat voorbeeld van die koffie, in mijn eerdere blog over contracten managen op grote lijnen. Het is natuurlijk ontzettend zuur om erachter te komen dat je al jaren geld over de balk aan het smijten bent, omdat je koffie inkoopt bij 30 verschillende leveranciers. Naar alle waarschijnlijkheid was dit een bewuste keus van het lokale management, hoewel men er niet op uit was om de organisatie te benadelen. Het is gewoon simpelweg niet bij ze  opgekomen dat dit behoorlijk wat geld zou kunnen kosten voor de organisatie in zijn totaliteit.

Waarom investeren in contract management software?

De vraag waarom je contract management software aan zou schaffen is diverse keren gesteld. Dit naar aanleiding van de blog van Thies wil je mij even helpen? Toch merk ik dat mensen vaak lang worstelen met deze vraag. Want gaat contract management software me wel opleveren wat ik er van verwacht? En welk systeem zou ik dan moeten kiezen? In mijn eerdere blog minimale functionaliteit contractbeheersysteem heb ik al omschreven aan welke eisen een contractbeheer (dus geen contract management!) systeem moet voldoen. De minimaal benodigde velden zijn:

Werk op je halsWanneer je als organisatie begint met contract management (ook als je al heel voortvarend bezig bent trouwens), wil het wel eens voorkomen dat je de neiging krijgt teveel te verzanden in details. In de meeste gevallen gaat dit vanuit de beste bedoelingen. Het probleem is echter dat je het er jezelf vaak best lastig mee maakt, omdat je een heleboel werk op je nek haalt, terwijl het resultaat van die werkzaamheden marginaal is. Een voorbeeld:

Binnen contractmanagement wordt regelmatig gediscussieerd waarom prestatie meten zo belangrijk is. De meningen lopen nog wel eens uiteen, echter iedereen is er wel van overtuigd dat het zou moeten gebeuren.

Het lijkt mij het beste om dit te onderbouwen met een concreet voorbeeld. Laat ik benadrukken dat dit een van de vele redenen is, maar het zal absoluut tot de verbeelding spreken.

Boos

Een praktijkvoorbeeld

Een klein voorbeeld uit mijn eigen praktijk, is het volgende: in een productiebedrijf waar veel printwerk wordt gerealiseerd, waren veel klachten over de kwaliteit van het papier. De printers liepen namelijk ongeveer ieder kwartier vast, waarna het een uur kostte om weer op te starten. Dit was al een paar weken aan de gang. Het papier kreeg de schuld en het bedrijf stond op het punt om een nieuwe leverancier te selecteren. We zijn echter eerst gaan evalueren en gaan meten. Dus wordt het papier geleverd volgens de specificaties? Na zorgvuldig meten wordt de conclusie getrokken dat het papier 100% perfect is!

Uit etenAfgelopen week was ik uit eten bij Restaurant Millers in Rotterdam. Nu maakt het jou waarschijnlijk niet zoveel uit waar ik eet, maar er zijn 2 bijzondere dingen aan dit restaurant die ik graag met je wil delen. De kern van het verhaal draait om uitstekend leveranciersmanagement.

Ten eerste

Dit restaurant is eigenlijk een soort Nederlandse versie van het programma Fifteen van Jamie Oliver. Iedere dag komen jongeren uit Pension Maaszicht, opvanghuis voor dak- en thuisloze jongeren in Rotterdam het team van restaurant Millers versterken. Er zijn voorwaarden aan verbonden: alles moet op tafel. Schulden en alle andere problemen uit het verleden. Ze worden geholpen ermee af te rekenen, maar ze moeten er zelf bewust voor kiezen om daar alles aan te doen. Het leuke is dat jij als gast meewerkt aan hun toekomst en je merkt echt dat ze allemaal een stapje harder lopen.

Wat te doen bij escalatieWe krijgen er ooit allemaal mee te maken, een serieuze escalatie. Het managen van een escalatie en met name het bereiken van een acceptabele oplossing is een hele uitdaging. Om een oplossing te bereiken zul je al je verworven vaardigheden moeten inzetten. Denk hierbij niet alleen aan je onderhandelingsvaardigheden, maar bijvoorbeeld ook aan je flexibiliteit en je politieke inzet. Een escalatie kan verschillende oorzaken hebben, echter er zijn wel een aantal overeenkomsten die ik in de praktijk heb geconstateerd.
  1. Je hebt fouten gemaakt en/of zaken gemist in het selectietraject;
  2. De implementatie verloopt niet goed en er wordt niet goed vastgelegd wie wat had moeten doen en hoe zaken kunnen worden opgelost;
  3. Er wordt slecht of helemaal niet gecommuniceerd.
En dan zit je dus ineens midden in een escalatie. Maar hoe kom je nu tot een acceptabele oplossing van de escalatie? Volgens mij zijn er een aantal cruciale vragen die je van te voren helder moet krijgen:

opheldering masterclassSinds wij begonnen zijn met bloggen en het gratis delen van kennis op het gebied van contract management, krijgen wij regelmatig de vraag of wij ook opleidingen hebben op dit gebied. CRICS is primair een softwarebedrijf, tot stand gekomen uit jaren van kennis en ervaring binnen contract- en leveranciersmanagement. Dat betekent dat wij niet alleen software kunnen maken, maar ook een netwerk hebben van de beste specialisten op dit gebied. Nu wij de masterclass online aanbieden krijgen wij enthousiaste reacties van de mensen die hierom gevraagd hebben. We krijgen echter ook vragen van de mensen die dit voor het eerst zien. Dit zijn vragen als: “is dat dan wel iets voor mij?”, “welke niveau wordt er van mij verwacht om hier wat aan te hebben?”, “vertel me eens iets meer over de inhoud dan die 5 hoofdlijnen”. Het leek ons dus handig om daar in het algemeen iets meer duidelijkheid over te verschaffen.

controle inhuur juiste procesSommige organisaties hebben inhuur geregeld vanuit inkoop. Daar heb ik kort geleden ook met een aantal van mijn klanten over gesproken. De vraag die aan mij gesteld werd: “kun jij zorgen dat ik mijn inhuur kan managen vanuit het contractmanagementsysteem”. “Natuurlijk” was mijn antwoord. Budget tegen realisatie afzetten en de externe daarbij betrekken is geen probleem. Deze vraag maakte echter wel een interessante discussie los. Niet iedereen is het met elkaar eens. Hoort inkoop nu wel of niet zo’n prominente rol te spelen bij de inhuur? Daarom heb ik besloten een blog te schrijven over mijn mening

In een eerdere blog over contract management is het accountplan al ter sprake gekomen. Maar wat is nu precies een accountplan en moeten we daar als contractmanager wel blij mee zijn? Mijn mening is dat we daar heel blij mee moeten zijn en ik zal hieronder uitleg geven waarom ik dat vind. Voor elk nieuw jaar wordt door een accountmanager een accountplan opgesteld, waarin hij aangeeft welke doelstellingen en targets er behaald dienen te worden bij de klant. Soms is dat een kopie van het jaar ervoor, maar als het goed is heeft hij dit afgestemd en besproken met zijn klant.

Maar wat staat er nu eigenlijk in zo’n accountplan?

  1. een duidelijke klantomschrijving
  2. Geschiedenis van de klant
  3. Hoe ziet de relatie er uit?
  4. Zit er toekomst in de klant?
  5. Sterkte / Zwakte Analyse, de zogeheten SWOT.
  6. Bepaling van de richting. Waar wil je naartoe met de relatie.
  7. De uitvoering: stappenplan.

Wie kent de vraag niet: waarom zou ik iets gaan doen met contract management? En in vervolg daarop, waarom zou ik daar software voor gebruiken? Dan het antwoord: Tja, dat is best lastig want daar zijn heel veel verschillende antwoorden op. Het hangt met name af van wat je wilt. Puntje bij paaltje weet niemand het echt, dus “kletsen we allemaal maar een eind in de rondte”. Het is ook moeilijk om je vinger er op te leggen. Maar vandaag dacht ik; “laat ik nou eens een concreet voorbeeld geven van een grote organisatie die niets deed met contract management en de redenen om er wel mee te beginnen. Dan zijn er nog legio andere redenen, maar dit is vast 1 concreet antwoord.