Author: Wim van Eck
01 Nov In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 4
Het controleren Het contract is afgesloten, goed geregistreerd en de juiste mensen zijn geïnformeerd. En dan? Dan moeten we als organisatie gaan controleren of de afspraken die in het contract zijn vastgelegd worden nageleefd. En niet alleen die zaken die de leverancier moet regelen, maar ook de zaken die intern moeten worden gedaan. Het klinkt wederom eenvoudig, maar de uitvoering blijkt best lastig. De KPI’s en SLA’s hebben we tijdens het contracteren al gestandaardiseerd en vastgelegd. We hebben bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is maar nu moeten we daar in de praktijk nog uitvoering aan gaan geven. Simpel gezegd:31 Oct In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 2&3
Het registreren en informeren Nadat de onderhandelingen met de leverancier zijn afgerond moet het formeel getekende contract, inclusief alle bijlagen, worden geregistreerd en de juiste mensen worden geïnformeerd. Voordat dit gebeurt moeten er intern heldere afspraken worden gemaakt over de volgende punten:- Wie moet er worden geïnformeerd?
- Wie heeft welke autorisatie om bepaalde gegevens te mogen inzien?
- Hoe gaan we het contract opslaan?
- Waar wordt het contract opgeslagen?
- Hoe zorgen we er voor dat geautoriseerde personen altijd toegang hebben tot deze gegevens?
31 Oct In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 1
Het contracteren Hoewel contracteren formeel geen onderdeel uitmaakt van het proces voor contract- en leveranciersmanagement, wordt hier wel (of niet) de basis gelegd voor een goede invulling er van. Voor de onderhandelingen met de potentiële leverancier dient de inkopende partij al na te denken over hoe ze het contract willen gaan managen. En ook over wat ze precies willen gaan managen en wat ze met het contract willen bereiken. Veel voorkomende uitdaging hierbij is dat de inkoper en de contract- en/of leveranciersmanager tijdens het contracteren goed samen moeten werken. En dat betekent dat ze elkaars rol ook moeten respecteren. Waar de inkoper in de huidige tijden toch (helaas) nog steeds de focus voornamelijk heeft op bottom-line savings, zijn de contract- en leveranciersmanager veelal meer bezig met de leveranciersstrategie op de lange termijn. Vragen als wat kan de leverancier voor concurrentievoordeel brengen, welke ontwikkelingen worden er gedaan door de leverancier en wat is de strategische richting van de leverancier zijn veel voorkomend. En past dit bij de strategische richting van onze eigen organisatie? En hoe brengen we deze samen?31 Oct Contractmanagement wordt onderschat
Contracten zijn cruciale documenten die ons garanderen dat onze leveranciers (en wijzelf) leveren wat is afgesproken. Crucialer kan niet zou je zeggen. En toch zorgen contracten voor een groot aantal medewerkers in een organisatie voor problemen. Onze contracten zijn complexer geworden en het managen van de contracten lijkt mensen te beangstigen. Of steken we gewoon onze kop in het zand? De minimale aandacht voor contracten en vooral contractmanagement resulteert meestal in een geknutseld Excel document waarmee we proberen contractbeheer te voeren. Een onderzoek van Aberdeen Group uit 2007 wees op Maverick Buying. 14% van de aankopen in een `top notch´ organisatie gaat niet via contracten, gemiddeld genomen is dat 24% en bij kleinere organisaties loopt dat op tot 40%. Veel mensen verkijken zich hier op, maar dit is een serieus probleem wereldwijd. Hier gaan miljoenen aan verloren.31 Oct Bouwen aan de brug tussen in- en verkoop
Succesvolle bedrijven zien de noodzaak om bruggen te bouwen tussen hun organisatie en de leveranciers waarmee ze intensief samenwerken. Dit doen ze door een sterke inkoop/verkoop relatie te ontplooien. Leveranciersrelaties wijken in meerdere opzichten af van gewone inkooptransacties.
Betrokkenheid
Wanneer de leverancier het gevoel van betrokkenheid heeft en geeft aan de organisatie dan zal deze er vertrouwen in hebben dat de koper terug zal komen voor een volgende transactie. Zo ook zal de inkopende organisatie, door deze band, geen noodzaak zien om tijd en energie te stoppen in het zoeken naar andere leveranciers.
Planning en communicatie
Niet alleen op momenten dat er weer een inkooptraject gaat lopen komen de partijen bij elkaar. Ook tussentijds wordt er gecommuniceerd over de toekomstige behoeften, en stellen partijen gezamenlijk vast, door samen te werken, hoe deze behoeften optimaal ingevuld kunnen worden tot beider tevredenheid.