Nieuws

growing oakContract management heeft op dit moment de positie die inkoop 10 jaar geleden had. De zogeheten calimero positie. Elke contractmanager weet dat het belangrijk is om het vakgebied meer vorm te geven, maar vaak wordt dat niet door de hele organisatie gezien, dus blijft het onderbelicht. Inkoop had die rol 10 jaar geleden ook, totdat men het heft in eigen hand nam. Nu staat inkoop bijna overal op de kaart, waarbij overduidelijk is dat de afdeling wel degelijk waarde toevoegt. Contract management als vakgebied worstelt zich nu naar die positie toe en bij steeds meer organisaties worden stappen gezet. Maar als jij net begint als contract manager of als jouw organisatie net begint met contract management, dan is het best prettig als je de kennis en vaardigheden zou kunnen hebben die je normaal gesproken alleen krijgt door ervaring. Om die reden ben ik eens gaan graven. Een deel van de kennis had ik zelf of zat in mijn directe omgeving. Andere kennis heb ik verzameld van over de hele wereld. zie hier het resultaat. De komende weken publiceren we wekelijks nieuwe tips van “ouwe rotten” in het vak. Sommige tips tips zullen voor jou vooral handige opstekers zijn die je eigenlijk allang wist, andere tips zetten je ongetwijfeld aan het denken. Ik heb mijn best gedaan om het overzicht zo volledig mogelijk te maken, maar ik hoop natuurlijk dat je geïnspireerd raakt. Ik zou het leuk vinden dat je dan een reactie plaatst in het commentaarveld onder de blog.

Contract management staat momenteel volop in de belangstelling. Voor mijn  werk als contract- en leveranciersmanager praat ik regelmatig met klanten en vakgenoten (ook wel bekend als lotgenoten). We proberen dan zo veel mogelijk informatie over contract management met elkaar te delen en te kijken hoe we ons vak verder kunnen verbeteren. Tijdens zo'n praatsessie hebben we gesproken over welke tips over contract management nou nuttig kunnen zijn voor de dagelijkse praktijk van een contractmanager. We hebben gezamenlijk de volgende lijst samengesteld (niet uitputtend en in willekeurige volgorde):

grote-stappen-snel-thuis-kpiBegin dit jaar heb ik gevraagd wat onze lezers graag terug zouden zien aan blogonderwerpen in 2012. Een van de vragen die gesteld werden was als volgt:
Binnen het bedrijf waar ik werkzaam ben, zijn wij druk bezig om van contractbeheer naar contractmanagement te gaan. Onlangs een leveranciersmatrix gemaakt en gestart met het opstellen van kpi’s om onze key suppliers te meten. Ik beheer zowel de contracten van IT en Facilities als Marketing en HR. Ik ben op zoek naar een aantal standaard kpi’s die in elk segment toepasbaar zijn.
Het is inmiddels bijna juni en nu pas haal ik dit onderwerp weer aan. En dat is niet voor niets. Ik heb me namelijk het hoofd gebroken over een positief antwoord op deze vraag, maar volgens mij bestaan er gewoonweg geen goede KPI's waarmee je op elke categorie de juiste informatie aangeleverd krijgt. Wat ik wel geloof is dat de basis van een KPI een vast uitgangspunt zou moeten kennen.

Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI'S) zijn niet hetzelfde als Kritieke Succes Factoren (KSF's). Toch worden deze twee termen vrij regelmatig door elkaar gebruikt. Hoewel ik niet pretendeer de wijsheid in pacht te hebben, wil ik wel graag met jullie delen wat volgens mij het verschil is. Het verschil is namelijk nogal groot in mijn beleving. Als je als bedrijf goed wilt presteren, dan zul je een degelijke strategie moeten uitdenken. Deze strategie bepaalt waar jij als bedrijf in de toekomst heen wilt.

Fuel EmptyIn een SLA worden prestaties afgesproken middels zogeheten KPI's, waarmee je bepaalt of je wel echt krijgt wat je hebt afgesproken. Deze KPI's worden op de meest uiteenlopende manieren afgesproken. En dat is eigenlijk best grappig, want het komt regelmatig voor dat men behoorlijk subjectieve afspraken maakt, terwijl men in de veronderstelling is een objectieve meting te doen.

Al enige tijd wordt er heel veel aandacht besteed aan Best Value Procurement, afgekort BVP. Een prachtige methodiek waarin leveranciers alle ruimte krijgen om de door hen opgebouwde kennis en kunde in te zetten bij de afnemer. De resultaten schijnen ook nog fantastisch te zijn en iedereen is gelukkig tevreden. Maar dan gaat het bij mij toch kriebelen. Is het echt allemaal geweldig? Of zijn er wellicht toch valkuilen waar je rekening mee moet houden? Ik zal uitleggen wat ik bedoel:  

De afgelopen weken hebben we in onze blogs wat meer aandacht besteed aan het onderwerp risicomanagement. Controle staat natuurlijk centraal bij dit onderwerp. Ter afsluiting van dit onderwerp wil ik vandaag wat meer aandacht geven aan audits. Een goede audit is namelijk ook weer een cruciaal onderdeel van contractmanagement. Het belang van de audit zit met name in twee belangrijke punten:

Als we bezig zijn met het selecteren van de beste leverancier voor een bepaald product of een bepaalde dienst, dan maken we op dat moment in het kader van risicomanagement  een risico analyse. We maken inzichtelijk welke risico's er mogelijk kunnen optreden en welke maatregelen er nodig zijn. Een en ander uiteraard afhankelijk van de waarschijnlijkheid van optreden van het risico en de impact op het project. Maar wat doen we na de contractondertekening?

Zoals Wim al schreef in de vorige blog, is risicomanagement een sterk onderbelicht onderwerp bij meer dan 90% van de organisaties in de wereld. Aangezien contract management steeds meer aandacht krijgt - 2012 is tenslotte niet voor niks het jaar van contract management - zou je verwachten dat risicomanagement vanzelf volgt. Ik ben namelijk van mening dat risicomanagement een essentieel onderdeel is van contractmanagement. Maar hoe moet dat nou eigenlijk? Risicomanagement... risk_assessmentRisicomanagement is best veelomvattend. Enerzijds heb je te maken met compliancy. Compliant zijn betekent voldoen aan de wet- en regelgeving. Ben je dat niet, loop je een risico. Dit deel van 'gedwongen' risicomanagement spreekt voor zich. Maar als jij bepaalde controlepunten op je product niet inbouwt, waardoor je keer op keer slechte producten aflevert aan je afnemer, hoef je niet altijd in overtreding te zijn. Je lijdt echter wel imagoschade. Dit kan soms nog ernstiger gevolgen hebben dan het overtreden van de wet. Toch worden die risico's niet altijd zo groot ingeschat.

In DEAL! nummer drie van afgelopen maart stond een zeer interessant artikel over risicomanagement. Volgens een onderzoek, uitgevoerd door KPMG, heeft slechts 4% van alle bedrijven zijn risicomanagement op orde. Slechts 4%, dat is toch een onwaarschijnlijk slechte score. En het is niet een Nederlands probleem, aangezien KPMG het onderzoek internationaal heeft uitgevoerd onder 600 inkoopprofessionals. Maar hoe komt het toch dat het bij zo weinig bedrijven op orde is?