Contractmanagement moet verbeteren bij DBFMO

29 Aug Contractmanagement moet verbeteren bij DBFMO

Mede naar aanleiding van een vraag van Mike Gerrits op de blog van Thies “Wil je me nog even helpen” ben ik in de wereld van DBFMO gedoken, omdat dit bij infra projecten steeds vaker wordt ingezet en omdat contract management daarbij echt cruciaal is. Want als het contract management niet goed werkt, dan krijg je de situatie waarbij de partijen elkaar het extra werk in de schoenen proberen te schuiven.

De vraag van Mike was:

“Opdrachtgevers leggen steeds meer de nadruk op ‘samenwerking’ en ‘flexibiliteit bij onverwachte ontwikkelingen’ binnen de looptijd van de contracten die zij op de markt brengen, maar gunnen uiteindelijk op basis van laagste prijs.
Om in deze sterk competitieve (infra) markt concurrerend te kunnen zijn moet een aannemende partij zeer scherp inschrijven, dus met zeer kleine of zelfs zonder marge. Hiermee is er dus financieel weinig tot geen ruimte om flexibel met onverwachte zaken om te gaan. Vaak zijn de opdrachtgevers door verarming van competenties en inhoudelijke kennis niet meer in staat de effecten en kosten van onvoorziene omstandigheden in te schatten. Hierdoor ontstaat vervolgens strijd tussen partijen als de aannemer (weer) meerwerk claimt, zelfs als dit volledig transparant kan worden onderbouwd. De opdrachtgever verwijst op zo’n moment naar de eerder beloofde flexibele en samenwerkingsgerichte opstelling die de aannemer eerder heeft beloofd. Hoe kijken jullie daar vanuit CM naar en hebben jullie nog tips en trucs die voor beide partijen van waarde kunnen zijn?”

Ik heb over de ontwikkeling van DBFMO het rapport gelezen van de Algemene Rekenkamer. In dit rapport wordt het beeld bevestigd dat Mike ervaart, namelijk dat de kennis en kunde aan de kant van de opdrachtgever vaak te wensen overlaat. Dit wordt ook als een van de aanbevelingen genoemd in het rapport, namelijk om stevig te investeren in kennis en kunde om het contract management goed uit te kunnen voeren. Er staan nog meer aanbevelingen in het rapport dus als je geïnteresseerd bent in DBFMO dan zou ik het zeker even lezen.

Zowel uit de vraag van Mike als uit het rapport blijkt, dat een goede samenwerking de doorslaggevende factor is voor het succesvol zijn van een project. Of DBFMO de ultieme oplossing is durf ik te betwijfelen. Ik denk dat het zeker een goede en innovatieve manier is van aanbesteden, maar ik kan nergens objectieve gegevens vinden om DBFMO te kunnen vergelijken met meer traditionele manieren van aanbesteden.

Mijn persoonlijke aanbeveling is om aan het begin van een project veel tijd te investeren in de ontwikkeling van de relatie. Neem de tijd om elkaar goed te leren kennen. Wat zeker ook kan helpen is om tijdens de contractonderhandeling fase een aantal cases te bespreken van zaken die zouden kunnen gebeuren. Op die manier kun je van te voren al redelijk bepalen hoe beide partijen straks in de praktijk zullen reageren mochten er onvoorziene zaken gebeuren. Als je die cases meeneemt in je contract, dan heb je formeel ook vastgelegd wat de denkrichting is van oplossingen. En nee, natuurlijk kun je daarmee niet alles ondervangen, maar ik ken te veel voorbeelden uit de praktijk waarbij juist de samenwerking compleet om zeep wordt geholpen omdat een partij perse zijn “financiële” gelijk wil halen. Dus kun je beter proberen om al in het contract vast te leggen wat beide partijen verstaan onder redelijkheid en billijkheid.

Heb jij persoonlijk ervaring met DBFMO? Dan hoor ik graag wat je ervaringen zijn, want ik vind het concept fascinerend.