Afspraken van te voren testen of niet?

27 Mar Afspraken van te voren testen of niet?

Bij het contracteren zijn we altijd druk bezig met het vastleggen van alle afspraken tussen partijen. De kreet “Afspraak is afspraak” kom ik ook zeer regelmatig tegen in contracten. Maar in de praktijk blijkt vaak (meer regel dan uitzondering) dat de gemaakte afspraken in de praktijk niet blijken te werken zoals we dat van te voren hadden uitgedacht. Heel vervelend uiteraard maar hoe komt dat nou en wat kunnen we er tegen doen?

Zoals Edmond Ofner vertelde tijdens de NEVI-CRICS contract management dag komt het nou eenmaal voor dat mensen zich soms niet aan afspraken houden. In zijn geval een teamgenoot die op weg naar de Noordpool te laat aangaf dat hij te koud aan het worden was. Ondanks alle duidelijke afspraken van te voren. En daarmee benadeelt hij niet alleen zichzelf, maar ook de rest van het team. Zelf heb ik dit fenomeen de laatste tijd ook ervaren. Tijdens mijn duikopleiding worden hele heldere afspraken gemaakt tussen mensen, inclusief allerlei handsignalen om elkaar te waarschuwen onder water. Praten gaat daar nou eenmaal een stuk moeilijker. Ondanks dat deze afspraken met iedereen exact hetzelfde zijn merk je toch dat het met de ene persoon stukken soepeler loopt dan met de andere. En dan ga ik me afvragen; hoe komt dat nou?

Ik denk dat het antwoord niet zo moeilijk is. Met de ene persoon hebben we nou eenmaal een betere klik dan met de andere. En als er een goede klik is, dan gaat de samenwerking ook vanzelf een heel stuk makkelijker. Ook als er problemen optreden worden deze makkelijker opgelost  als de relatie en de samenwerking goed is. En dat staat los van wat er allemaal (juridisch) in het contract is opgenomen. Ik vergelijk het verschil wel eens met 2 mensen die in (v)echtscheiding liggen en 2 mensen bij wie de relatie nog goed is. Hoewel ze wellicht dezelfde problemen ervaren, waarbij ze beiden uitgaan van het belang van bijvoorbeeld het kind, zal het bij de ene partij makkelijker zijn om tot overeenstemming te komen dan bij de andere. Terwijl het eindresultaat wellicht exact hetzelfde is!

Daarom ben ik een groot voorstander van een proefperiode als je met elkaar gaat samenwerken. Probeer eerst eens in de praktijk uit of de samenwerking die je op papier hebt uitgewerkt in de praktijk ook blijkt te werken. En dan kan het best zo zijn dat de organisatie waar je zaken mee wil doen heel anders reageert dan dat je van hun account manager te horen had gekregen. En dat kan dan zowel positief als negatief uitpakken. Maar het is een goede test waarmee je deels kunt voorkomen dat je de verkeerde leverancier en/of oplossing kiest. En als je potentiële leverancier daar niet aan mee wil werken, dan moet je toch eens gaan afvragen wat daar de reden van is? Want als een leverancier overtuigd is van zijn product/dienstverlening, dan zou dat toch geen enkel probleem moeten zijn?

Wat is jullie ervaring hiermee? Maak je ook regelmatig gebruik van proefperiodes of juist niet? En wat is daar dan de reden voor?