Vier obstakels bij de implementatie van een contract management systeem

30 May Vier obstakels bij de implementatie van een contract management systeem

Vaak zie ik dat met de implementatie van een contract management systeem te weinig rekening is gehouden met de mensen die het systeem moeten gebruiken. De aanschaf is dan een top down beslissing vanuit een behoefte bij het management aan inzicht. Hierbij wordt dan voorbij gegaan aan de gebruiker die dat inzicht moet gaan verschaffen. Of die er zelf ook baat bij heeft. Het gevolg is dat het systeem niet half de waarde levert die het zou kunnen leveren. Om jou te helpen dit te voorkomen heb ik de 4 belangrijkste redenen van mislukte implementaties op een rijtje gezet. Komt jou dit bekend voor?

Gebruikers niet betrekken bij de implementatie van het contract management systeem.

Vaak zien we dat contract management systemen gebouwd worden voor de verkeerde mensen. Ze worden gebouwd om financiële beslissingen te ondersteunen. Systemen worden aangeschaft voor en door het management en dienen voor het meten van prestaties, inzicht in budgetten en verplichtingen, etc.

De systemen zijn dan ook ontwikkeld met managers of financials als uitgangspunt. Het systeem houdt dus geen rekening met de dagelijkse praktijk van de contract manager. Als de gebruiker, in dit geval de contract manager, niet wordt gevraagd wat hij of zij nodig heeft om zijn werk en processen te automatiseren, dan is het logisch dat je op weerstand stuit. Dat leidt dus tot opmerkingen als: “Dit is het zoveelste systeem met weer een extra taak voor mij om iemand anders zijn werk makkelijker te maken”. Als je de eindgebruiker niet betrekt in de vormgeving en uitrol van een systeem dat bedoeld is om impact te hebben op ZIJN dagelijkse werkzaamheden, zullen ze nooit enthousiast worden om het te gebruiken.

Proces binnen de software is niet afgestemd op het contract management proces.

Zoals gezegd zijn de meeste contract management systemen gebaseerd op financiële processen en niet op contract management processen. De mensen die de rapporten willen en de ruwe contract data analyseren denken nu eenmaal anders dan de mensen die het contract managen. Dat maakt dat de meeste contract management systemen niet intuïtief zijn.

In bijna alle gevallen hebben de collega´s in de functie of de rol van contract manager al een proces dat ze prettig vinden. Daarin is afgevangen hoe ze omgaan met informatie over de markt en de leveranciers, hoe ze omgaan met leveranciersprestaties, hoe ze omgaan met klachten en met documenten. Als je met de uitrol van het systeem geen rekening houdt met de bestaande processen en niet de grootste zorg besteedt aan het in tact houden van bestaande en vaak goed werkende processen, zal het contract management systeem een grote omslag betekenen. En zeker onaangekondigde omslagen leiden vrijwel altijd tot grote weerstand. Dit leidt uiteindelijk simpelweg tot algehele vermijding van het systeem.

Wantrouwen naar de contract manager.

Vanwege de discrepantie tussen de management behoeften en de gebruikersbehoeften zie je de contract manager vaak al gauw zijn eigen conclusies trekken: “ik word gevraagd kostbare tijd te stoppen in het vastleggen van data in een contract management systeem dat mij geen enkel meetbaar voordeel oplevert en vooral resulteert in ongewenste controle acties op mijn werkzaamheden, die vervolgens tegen me gebruikt worden”. Hierdoor voelt de contract manager zich niet vertrouwd, niet gerespecteerd en gecontroleerd. Dit leidt vaak weer tot wantrouwen bij het management. Dan kom je terecht in een vicieuze cirkel die lastig te doorbreken is.

Geen commitment van de gebruikers.

Dit is eigenlijk een samenvatting van de voorgaande drie punten en zou eenvoudig te begrijpen moeten zijn. Als je een contract management systeem implementeert dan is de primaire eindgebruiker – de klant zogezegd – de contract manager. Natuurlijk zullen ook andere mensen voordeel hebben van een goed geïmplementeerd systeem, maar de contract manager genereert en creëert de meeste data en daarmee ook de meeste waarde. Daarom is het allergrootste belang dat de contract manager het gevoel heeft dat het systeem waarde voor HEM creëert. Is dit niet het geval dan kun je net zo goed stoppen voordat je begint.

Als je het commitment wilt van een contractmanager, begin dan met deze simpele stappen:

• Vraag de collega´s in de functie EN in de rol van contract manager om na te gaan wat hun behoeften zijn met betrekking tot informatiestromen, leveranciersmanagement / relatiemanagement, marktonderzoek en alle andere zaken rondom het contract management.
• Vraag de contract manager wat hij goed vindt en vooral ook wat hij niet goed vindt aan het huidige proces. Zorg ervoor dat de zaken die nu al goed zijn afgedekt worden in het nieuwe systeem. Ofwel door ze één op één te faciliteren of om het nog een slag beter te maken. Haal het in ieder geval niet onderuit.
• Maak op een heldere en vooral enthousiaste manier duidelijk aan de contract managers wat de voordelen zijn voor HEN van het nieuwe systeem. Dat het meer effectiviteit en productiviteit tot gevolg heeft en dat het HUN leven makkelijker maakt, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan de leveranciersrelaties en de zaken die ze leuk vinden.
• Als de contract managers de WII-FM (what’s in it for me) eenmaal te pakken hebben is het commitment daarna ook aanwezig, van het ene op het andere moment en zonder enige moeite. Zo werkt het in de sales al jaren. Verkopers worden misschien lastig gevonden, maar écht goede verkopers vullen de échte behoefte in van hun klant en dat is wat jij ook zal moeten doen voor je collega’s. Uiteraard willen wij je graag helpen met het uitzetten van de juiste strategieën en acties hiervoor.

Bovenstaande zaken zijn ervaringen die we de afgelopen jaren regelmatig zijn tegengekomen en nog steeds veel tegen komen. Het is ook helemaal niet zo makkelijk om dit helemaal goed te doen. Ook niet voor ons. Ik zou graag weten of jij dit soort dingen herkent en of het je zou helpen als er bij jou op de hier beschreven manier mee om werd gegaan. Jouw antwoord helpt ons weer om onze dienstverlening aan jou te verbeteren, dus ik hoor het graag.