Is jouw contract management oplossing ook een risico voor jouw bedrijf?

07 Feb Is jouw contract management oplossing ook een risico voor jouw bedrijf?

Ik las afgelopen week een blog van Matt Patel en die inspireerde me mede door de de bovenstaande titel. Het zou toch wat zijn dat je risico koopt, terwijl je het juist wilde afdekken? Gelukkig stelt ook Matt het anders in het artikel.

Matt verbaast zich juist over het feit dat er zo ontzettend veel juridische afdelingen zijn die contracten beheren en managen met e-mail, word en Excel. Als je geluk hebt kom je nog wel een document management systeem tegen. Natuurlijk kan dit ook goed werken.

Helaas weten we allemaal diep van binnen dat een dergelijk ad-hoc contract management proces ons vroeg of laat in de problemen brengt. Dan raak je verzeild in situaties waar je niet meer compliant bent en bovendien verbind je jezelf misschien wel zonder het te weten aan voorwaarden die je liever niet zou hebben.

In Nederland is het helaas niet anders gesteld met de contracten en het management ervan. We zien in de praktijk wel steeds meer aandacht komen voor goede contract management oplossingen. Het bewijs van de aandacht voor het vakgebied wordt in ieder geval geleverd door de grote opkomst op onze informatiemiddagen en vooral ook op de contract management dag die we samen met de NEVI organiseren.

Veel bedrijven hebben het beleid “if it’s not broke, don’t fix it”. Volkomen gelijk natuurlijk. Behalve bij contract management. Als het daar namelijk kapot gaat zijn de gevolgen namelijk desastreus over het algemeen. Als je door middel van een audit erachter komt dat je bepaalde voorwaarden niet naleeft heb je onherroepelijk kosten aan je broek. In het gunstigste geval voor herstel, in het slechtste geval voor de rechtszaak en de imagoschade.

Matt had ook een aantal voorbeelden uit zijn praktijk waar het mis ging en daardoor nu goed. Dat leek me wel leuk om vandaag met jou te delen. Daar komt ie:

Met een ‘analoog’ proces kom je er niet

Een klein startend Amerikaans bedrijf had ‘last van succes’ en groeide op wereldschaal enorm. De juridische afdeling kon de groei niet bijbenen en kon daardoor niet aan alle verzoeken voldoen, maar ja, de business gaat wel door. Dit leidde tot contracten die niet langs Legal waren gekomen en niet op die manier waren goedgekeurd. En dan blijkt dat juristen er toch niet helemaal voor niks zijn. Het bedrijf zat met allemaal wurgcontracten en dus een gigantisch probleem.

Versnipperder informatie is gevaarlijk

Een middelgrote multi-divisionele organisatie had zijn contracten op verschillende manieren opgeslagen in verschillende kantoren. Je raadt het al. Het bedrijf worstelde om overeenkomsten te vinden, met als gevolgd dat contracten werden verlengd zonder dat men het wist en niemand op de hoogte was van de afspraken in het contract. Decentraal opslaan van contracten op een plek die niemand kent heeft in dit geval 100 duizenden dollars gekost, simpelweg omdat men niet in staat was op tijd op te zeggen. Let op: Ik heb het hier dus nog niet eens over krijgen wat is afgesproken. Oftewel contract management.

Tot overmaat van ramp groeide het bedrijf verder en deed overnames. De overgenomen organisaties namen hun eigen contract sores mee. Dit was het punt waar men is gaan zoeken naar een goede contract management oplossing. Kun jij het je voorstellen dat je het zo ver laat komen? Of zou de directie het niet geweten hebben?

Ik zeg dus niet dat decentraal managen van contracten slecht is. Het enige is dat je wel moet regelen dat iedereen weet waar decentraal alles ligt / beschikbaar is.

Dozen zijn geen contract management oplossing

Een van de voorbeelden dat Matt aanhaalde was een gesprek met een verkoper die durfde toe te geven dat zijn contract bibliotheek bestond uit een stapel dozen, gevuld met contracten, opgestapeld in een kamertje. Het spreekt denk ik voor zich dat men moeite had einddata bij te houden, laat staan op de juiste momenten te voldoen aan de juiste vraag.

Goed contract beheer bevordert overnameproces

Nu eens een positief verhaal. Door de recessie zijn veel organisaties failliet gegaan, geherstructureerd of overgenomen. Bij dit soort overnames moesten uiteraard diverse stukken en actieve contracten worden opgeleverd. Juist omdat deze organisatie dat heel erg goed op orde had, ging de overname vlekkeloos. Hoe vaak komt dat voor volgens jou?

Contract management verhoogt de efficiëntie.

Tot slot: Je zult vast de druk op een juridische afdeling herkennen. Deze afdelingen worden overspoeld met verzoeken vanuit de interne organisatie. Zeker als contract management sec belegd is bij Legal (een onmogelijkheid op zich :-)), dan krijgen ze uiteraard ook nog de verzoeken van statusupdates en dergelijke. Alles gaat via de mail! Interne irritatie is het gevolg, want er komt ‘nooit’ antwoord. Na de implementatie van een contract management systeem kon de juridische afdeling gewoon het werk doen waarvoor ze waren aangenomen, want alle vragen eromheen kon men nu zelf oplossen door toegang tot de informatie die men nodig had. Dit zou je natuurlijk zelfs zo ver door kunnen voeren dat je contracten automatisch laat genereren. Stel je de rust eens voor.

Ik vond de voorbeelden in ieder geval interessant en herkenbaar. Ook in Nederland hebben we hier last van. En ook nog vaker dan je misschien denkt. Hopelijk ben je hierdoor een beetje wakker geschud. Het artikel van Matt stond trouwens op spend matters.

Ik hoor het graag hieronder in het commentaarveld.
En schroom niet om het te delen in je netwerk op Linkedin, Facebook en Twitter via de buttons hier onder.