5 uitgangspunten voor een goed voortgangsgesprek met je leverancier

13 Sep 5 uitgangspunten voor een goed voortgangsgesprek met je leverancier

Als een gesprek volledig uit de hand loopt

Je hebt vast wel eens meegemaakt dat je vol goede moed een gesprek in ging met je leverancier. Je had je goed voorbereid en je wist precies hoe het gesprek moest gaan en wat je wilde bereiken. En toch, in het gesprek zelf, liep alles in het honderd en verloor je totaal de grip op het gesprek.

Er zijn een paar belangrijke punten waarmee je rekening kunt houden om een gesprek te laten verlopen, zoals jij dat wilt.

Rapport

Je hebt vast wel eens gehoord van de term rapport maken. Vaak noemen mensen het spiegelen, maar rapport maken gaat verder dan dat. Stel bijvoorbeeld vragen die helpen om je gesprekspartner zich op zijn gemak te laten voelen. Maak het persoonlijk. Iedereen vindt het fijn om over zichzelf te praten. En het geeft je de gelegenheid om een band op te bouwen.

Humor werkt ook vaak goed. Ga niet geforceerd grappig zitten doen, maar een lach op jouw gezicht, maakt het voor de ander veel moeilijker om lelijk te doen of in de verdediging te schieten.

In het engels zeggen ze wel eens: misery loves company. Klagen kan heel effectief zijn. Wees het luisterende oor voor elke klaagzang, van zakelijk tot persoonlijk. Het schept een band. Je zult je verbazen… Wees begripvol. Als je interessant wilt zijn, wees dan geïnteresseerd.

Zoek gezamenlijke interesses en blijf zoeken als je ze niet vindt. Iedereen heeft iets waarop je kunt ‘klikken’. Het maakt je leven makkelijker.

En tot slot. Kijk naar en spiegel de lichaamstaal, toon(hoogte) van de stem. Hou je hoofd een beetje schuin als de ander dat doet. Leun naar voren als de ander naar voren leunt. Het maakt een onderbewuste connectie. Oefen het in de kroeg. Het is echt hartstikke leuk om te doen en helpt je ook buiten je zakelijke omgeving.

De juiste vragen

Het voorbereiden en stellen van de juiste vragen is hét middel om te krijgen wat je wilt. Grote kans dat je tijdens een voortgangsgesprek wilt bereiken dat jouw leverancier iets voor je gaat doen. In veel gevallen weet jij waarschijnlijk de oplossing al voor jouw probleem. De neiging zal dan zijn om te vragen naar de oplossing. Maar probeer dan eens het volgende:

Houdt je van de domme. Bereid vragen voor. Vragen die voor jou misschien ontzettend dom lijken. Breng er structuur in en stel je voor wat de antwoorden gaan worden. Bespreek het evetueel voor met collega’s die ook deelnemen aan het gesprek, zodat jullie allemaal hetzelfde doen. De kunst is om de vragen zo te formuleren dat de leverancier zelf maar tot één conclusies kan komen en dat is oplossen wat jij wilt dat hij oplost.

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, maar als je dit beheerst worden jouw gesprekken een leuk spel, in plaats van werk, waarin jij altijd als winnaar uit de bus komt.

Verkoop je bedrijf

Ieder mens wil het gevoel hebben iets bij te dragen. Ieder op zijn eigen manier, maar iedereen wordt er blij van. Als jij wilt dat jouw leverancier een extra stapje voor je doet, ga dan eens praten met jouw sales afdeling. Hoe verkopen zij jouw organisatie aan hun klanten? Wat is de bijdrage die jouw organisatie levert aan de wereld. De leverancier waar jij mee praat is van substantieel belang in het bereiken van het grotere geheel. Als jij duidelijk weet te maken dat zijn bijdrage verder gaat dan simpelweg het product op zich, is het veel leuker om het te leveren en er zijn best voor te doen.

Een voorbeeld: van de website van DHL.

Een bedrijf met een doel

We zijn bijzonder trots op de bijdrage die we in ons dagelijks werk kunnen leveren. Alles wat van de ene naar de andere plek wordt verplaatst, heeft de hulp nodig van onze logistiek – maar achter deze eenvoudige waarheid gaan miljoenen verhalen schuil. Als logistiek bedrijf voor de wereld vormen we de ruggengraat van de handel en zorgen we ervoor dat alles wat moet worden bezorgd, ook daadwerkelijk bezorgd wordt. Een zending die aan ons is toevertrouwd, kan levensreddende medicijnen bevatten, een verjaardagscadeau van een vriend, of het voortbestaan van een bedrijf in de vorm van een prototype. We bezorgen niet alleen pakjes en pakketten en zorgen er niet alleen voor dat containers in de haven aankomen: we bezorgen welvaart, we vervoeren gezondheid, we versterken de groei, we leveren vreugde. Elke dag verbinden we mensen met elkaar en verbeteren we hun leven.

Het is toch veel leuker als leverancier om daar een bijdrage aan te leveren? Zie je het verschil?

Issues

Nu is het moment aangebroken om de issues ter sprake te brengen. Je hebt ervoor gezorgd dat jouw leverancier in “peak state” is. We zijn in de flow om de wereld te verbeteren. Het is voor jouw leverancier nu veel makkelijker om dezelfde issues vanuit een ander perspectief te zien. En er is een grotere drijfveer om het op te lossen. De wereld wordt er tenslotte een beetje beter van.

Acties en borging

En tot slot moeten we er nu voor zorgen dat we vasthouden aan wat we begonnen zijn. Maak een duidelijk verslag. Deel dat intern met je collega’s, zodat iedereen kan nakijken wat er speelt en besproken is. Een goede manier is om dit te doen via je contractmanagementsysteem.

Stel actiepunten op en zorg dat de opvolging binnen een week plaatsvindt. Plan gelijk een telefonisch overlegmoment in voor volgende week. Je zit nu in de flow. Dus zorg nu dat die flow erin blijft. Dit is waar het allemaal om draait.

Succes met je volgende gesprek.  Laat me hieronder in het commentaarveld even weten hoe het ging.

En deel deze tips in je netwerk. Het zit een ander vast niet in de weg.