Afspraken van te voren testen of niet?

27 Mar Afspraken van te voren testen of niet?

Afspraak is afspraakBij het contracteren zijn we altijd druk bezig met het vastleggen van alle afspraken tussen partijen. De kreet “Afspraak is afspraak” kom ik ook zeer regelmatig tegen in contracten. Maar in de praktijk blijkt vaak (meer regel dan uitzondering) dat de gemaakte afspraken in de praktijk niet blijken te werken zoals we dat van te voren hadden uitgedacht. Heel vervelend uiteraard maar hoe komt dat nou en wat kunnen we er tegen doen?

 

Zoals Edmond Ofner vertelde tijdens de NEVI-CRICS contract management dag komt het nou eenmaal voor dat mensen zich soms niet aan afspraken houden. In zijn geval een teamgenoot die op weg naar de Noordpool te laat aangaf dat hij te koud aan het worden was. Ondanks alle duidelijke afspraken van te voren. En daarmee benadeelt hij niet alleen zichzelf, maar ook de rest van het team. Zelf heb ik dit fenomeen de laatste tijd ook ervaren. Tijdens mijn duikopleiding worden hele heldere afspraken gemaakt tussen mensen, inclusief allerlei handsignalen om elkaar te waarschuwen onder water. Praten gaat daar nou eenmaal een stuk moeilijker. Ondanks dat deze afspraken met iedereen exact hetzelfde zijn merk je toch dat het met de ene persoon stukken soepeler loopt dan met de andere. En dan ga ik me afvragen; hoe komt dat nou?

 

Ik denk dat het antwoord niet zo moeilijk is. Met de ene persoon hebben we nou eenmaal een betere klik dan met de andere. En als er een goede klik is, dan gaat de samenwerking ook vanzelf een heel stuk makkelijker. Ook als er problemen optreden worden deze makkelijker opgelost  als de relatie en de samenwerking goed is. En dat staat los van wat er allemaal (juridisch) in het contract is opgenomen. Ik vergelijk het verschil wel eens met 2 mensen die in (v)echtscheiding liggen en 2 mensen bij wie de relatie nog goed is. Hoewel ze wellicht dezelfde problemen ervaren, waarbij ze beiden uitgaan van het belang van bijvoorbeeld het kind, zal het bij de ene partij makkelijker zijn om tot overeenstemming te komen dan bij de andere. Terwijl het eindresultaat wellicht exact hetzelfde is!

Daarom ben ik een groot voorstander van een proefperiode als je met elkaar gaat samenwerken. Probeer eerst eens in de praktijk uit of de samenwerking die je op papier hebt uitgewerkt in de praktijk ook blijkt te werken. En dan kan het best zo zijn dat de organisatie waar je zaken mee wil doen heel anders reageert dan dat je van hun account manager te horen had gekregen. En dat kan dan zowel positief als negatief uitpakken. Maar het is een goede test waarmee je deels kunt voorkomen dat je de verkeerde leverancier en/of oplossing kiest. En als je potentiële leverancier daar niet aan mee wil werken, dan moet je toch eens gaan afvragen wat daar de reden van is? Want als een leverancier overtuigd is van zijn product/dienstverlening, dan zou dat toch geen enkel probleem moeten zijn?

Wat is jullie ervaring hiermee? Maak je ook regelmatig gebruik van proefperiodes of juist niet? En wat is daar dan de reden voor?

3 Comments
  • Bart Voogd
    Posted at 16:36h, 27 March Reply

    Ten eerste, samenwerken is mensenwerk. Hoe intensiever het samen werken, hoe meer het vraagt aan inlevingsvermogen en andere intermenselijke inspanning.
    Ten tweede, samenwerken gaat niet vanzelf. Het hebben ven ‘een klik’ helpt enorm, maar is ook geen garantie. Te vaak wordt gedacht dat samenwerking tussen mensen of in een team ontstaat omdat mensen bij hetzelfde project of contract betrokken zijn. De praktijk blijkt weerbarstiger.
    Om samenwerking te krijgen, is het van belang om gedeelde waarden te benoemen en ontwikkelen. Op deze manier ontstaat het wederzijdse belang om te investeren in de samenwerking. Ook is het belangrijk om een goede organisatorische setting te realiseren (redelijk machtsevenwicht, benoemde en helder bevoegdheden verantwoordelijkheden en verplichtingen, afspraken over samenwerkingsnormen en omgangsvormen). En tot slot het werken aan vertrouwen, wat iets heel anders vraagt dan betrouwbaar zijn.
    In contractuele en project setting wordt te vaak te makkelijk aan deze aspecten voorbij gegaan. Of er in het geheel niet bij stil gestaan. Is het een klein contract, dan hoeft het ook geen probleem te zijn. Maar met de ontwikkeling naar langdurige en grote dienstverleningscontracten kun je het niet permitteren hier niet in te investeren. Het afbreukrisico bij matige prestatie of een voortijdig beëindigd contract kost ongelooflijk veel geld en prestige en zet een enorme rem op professie, innovatie en vooral het werkplezier van mensen.

  • Antoinette Vriend
    Posted at 09:02h, 28 March Reply

    Beste Wim,

    Eens met je opmerkingen om een soort proefperiode in te bouwen en hier evaluatiemomenten aan te koppelen. Net als bij een relatie moet je echter in het begin ook de partner de tijd gunnen om aan je te ‘wennen’. Daarnaast heb ik ook in mijn werk als consultant regelmatig meegemaakt dat ook de opdrachtgever zich niet altijd aan de afspraken houdt, dus het werkt twee kanten op. Te vaak nog wordt een proefperiode eenzijdig vanuit opdrachtgever benaderd terwijl er mi sprake zou moeten zijn van een tweezijdige relatie.

    It takes two to tango.

  • Peter Westerhof
    Posted at 10:07h, 21 May Reply

    Ik ga nu alweer ruim 20 jaar mee in project- en contractmanagement.
    Als mij daarbij één ding bevestigd is geworden is dat het in de praktijk bijna altijd anders loopt dan bij de start gedacht.

    Wat mij daarbij echter verbaast – óók hierboven – is dat men zich daarover verbaast. Het is immers de normaalste zaak van de wereld?
    Bijna net zo normaal als de valkuil dat, als het project niet zo goed loopt, men terug grijpt op de contracten.
    Changemanagement op project en contract dienen volstrekt synchroon te lopen.

    ‘Emotionele Contract Intelligentie’ is natuurlijk mooi. Dat heet sinds jaar en dag de ‘Fluwelen Handschoen’ om de ‘IJzeren Vuist’.
    Maar uiteindelijk gaat het erom dat er geleverd wordt. Een prettige relatie met een wanpresterende leverancier is zinloos.
    Voorkómen van leverancierswanprestatie is een onderdeel van Goed Opdrachtgeverschap. En óók de Opdrachtgever kan wanpresteren.

    Wat mij echter triggerde om het artikel te lezen was de titel. “Afspraken van te voren testen of niet”.
    Gezien de majeure faalfactor bij projecten en contracten is het antwoord ronduit ‘JA!!’

    Bij elk project en contract dienen de Test- en Acceptatiefasen leidend te zijn. Anders zal men nooit weten of men krijgt wat beloofd is en of wat beloofd is acceptabel is.
    Het tijdens de voorfase opstellen van Test- en Acceptatiecriteria is dan ook cruciaal.

Post A Comment