Contractmanagement zonder contractmanagers

12 Jan Contractmanagement zonder contractmanagers

Naar aanleiding van mijn vraag wat jij graag zou willen lezen rondom contractmanagement, heb ik een hele stapel antwoorden gekregen uit verschillende (invals)hoeken. De vraag waar ik vandaag over wil schrijven is:

Hoe kun je contractmanagement binnen een organisatie inrichten, uitgaande van de volgende randverschijnselen?

• decentrale inkoop
• organisatie vindt contractmanagement belangrijk
• veel contracten
• geen dedicated contractmanagers.

Volgens mij heb je hier bij uitstek de gelegenheid om contractmanagement succesvol van de grond te tillen. Het enige dat nog moet gebeuren is beginnen :-).

Decentrale inkoop

In de regel betekent decentrale inkoop dat er wel 1 “centrale” inkoopverantwoordelijke is, maar dat op de verschillende afdelingen of locaties een inkoper zit. Op papier rapporteert de inkoper aan de inkoopmanager of CPO op het hoofdkantoor. In de praktijk komt het er vaak op neer dat gerapporteerd wordt aan de betreffende afdelingsmanager. Daarmee is de afdelingsmanager eigenlijk inkoopmanager geworden. Maar hier zit een gevaar.

Ik ben van mening dat een inkoopmanager nooit budgetverantwoordelijk mag zijn. Dat zou namelijk betekenen dat je oordeel vertroebeld kan worden door de sores rondom het budget. Inkoop koopt in en geeft advies aan de budgetverantwoordelijke op basis van de beste koop, niet perse de laagste prijs. Als dat door elkaar gaat lopen doe je dus de inkoopfunctie onrecht aan.

Contractmanagement verantwoordelijkheid

Ik vind dat de uitvoering contractmanagement in de lijn hoort. Inkoop koopt in en is contractverantwoordelijk. Het managen van de afspraken, de relatie met de leverancier en zelfs de totstandkoming van de afspraken gebeurt met de input van de contractmanager uit de lijn, omdat die namelijk verstand heeft van de inhoud.

Inkoop heeft verstand van inkopen, contractmanagement van het product of de dienst zelf.
Daarmee heeft contractmanagement dus ook verstand van realistische prestatieafspraken rondom het product of de dienst.

Als contractmanagement dus niet als functie of rol gedefinieerd is, dan ligt deze rol min of meer automatisch bij de afdelingsmanager. In dit vraagstuk zeker, omdat een van de randvoorwaarden is dat de organisatie contract management belangrijk vindt. Zelfs al vindt de organisatie het niet belangrijk en is elke afdelingsmanager zuinig op zijn budget, meestal is het niet zo moeilijk om in individuele gevallen hiaten te vinden om aan te tonen dat er onnodig geld wordt uitgegeven.

Inrichting en uitvoering contract management

In eerste instantie is men vaak vooral bezig met contractbeheer. Simpel een lijstje aanleggen van contracten in een spreadsheet en zorgen dat ze niet vergeten en onbedoeld verlengd worden.

In dit voorbeeld hebben we het over veel contracten. Dan is het vaak wel zo prettig dat er een automatische signalering komt vanuit een systeem, omdat een spreadsheet dan onoverzichtelijk wordt. En bovendien foutgevoelig en rommelig. Zo’n eenvoudige signalering hoeft ook helemaal niet zoveel te kosten, dus dit leidt in de regel ook niet tot budgetdiscussies.

Maar nu komt het leuke! Als je eenmaal bent begonnen ga je langzaam maar zeker automatisch de contractmanagementfunctie creëren. Want contractbeheer en managen op einddatum, dat vindt de betreffende afdelingsmanager niet zo’n probleem, maar als je eenmaal met prestatiecontracten aan de gang gaat en met kpi’s, dan gaat het al snel irriteren, want het komt bovenop het huidige werk. Terug kan niet, want omdat het beheer al gebeurt, is al erkend dat er geld wegvloeit als er niks gebeurt. Dan moet het dus gedelegeerd worden. Dit wordt eerst een paar uurtjes, dan een dag, dan 2 dagen en binnen een jaar is de eerste contractmanager geboren. Makkelijker gezegd dan gedaan, want juist om deze reden begint met vaak al niet hoor ik je zeggen.

De weg naar contractmanagement

De oplossing heet Kaizen. Dit is in mijn geval vooral een mooi woord, want de echte tactiek heb ik me nog onvoldoende in verdiept, maar ik bedoel dus stapje voor stapje. Een van de randvoorwaarden was dat contractmanagement belangrijk wordt gevonden door de organisatie. Vindt dus de afdeling die dit het allerbelangrijkste vindt of die in ieder geval bereid is de eerste stappen te nemen. Als je bovenstaand proces volgt dan kan het niet anders dan dat je binnen enkele maanden gigantische resultaten kunt rapporteren. Met dit succes werk je afdeling voor afdeling af. Houdt het overzichtelijk. Maak alle contracten en informatie een overzichtelijk geheel, dat voor de afdelingsmanager te overzien is. Als het direct aan het begin teveel werk is, wijst hij of zij het pertinent af. Zorg je er echter voor dat het eerst alleen om wat basisacties gaat kun je steeds verder de trechter in, totdat de functie van contractmanagement de enige logische volgende stap is.

Zorg dat je iedereen betrekt. Zoals gezegd hoeft dit alles niet veel te kosten. Sterker nog, het levert geld op! Dus zorg dat je contractinformatie en documenten vastlegt op een centrale plek. Zorg dat de mensen die wel de kennis, maar niet de rechten nodig hebben erbij kunnen zonder aanpassingen te kunnen maken in het proces / systeem. Samen sta je sterk en samen zorg je ervoor dat nog dit kwartaal de eerste successen gerapporteerd kunnen worden.

Zelfs als de eerder besproken decentrale inkoop nog decentraler is, omdat er bijvoorbeeld niet aan een centrale inkoopmanager wordt gerapporteerd en dus eigenlijk het gevaar is ontstaan wat ik hierboven heb beschreven, dan nog is bovenstaand proces eenvoudig te implementeren. Zeker als de wil van de organisatie er al is. Als die er niet is, denk aan Kaizen….

Hopelijk kun je hiermee uit de voeten en voegt het iets toe voor je. Ik hoor ook graag jouw reactie of ervaringen via de comments onderstaand. Zie je dit gebeuren? Of juist totaal niet. Ik zal altijd terugreageren op je, want ik wil graag dat jij succesvol wordt.

Op een succesvol contractmanagement jaar voor jou!

Thies