Zo lang inkoop niet inkoopt op prestatie, kan contractmanagement niet presteren

01 Nov Zo lang inkoop niet inkoopt op prestatie, kan contractmanagement niet presteren

Het woord gonst in de rondte de laatste tijd, “Prestatie-inkoop”. Overgenomen uit Amerika en ontwikkeld door Dean Kashiwagi. Daar noemen ze het Best Value Procurement. In een woord: Geweldig!

Prestatie-inkoop gaat ervan uit dat je niet alleen maar kijkt naar de laagste prijs en niet zelf bepaalt hoe het resultaat bereikt moet worden. Of zoals Dean Kashiwagi stelt: “Luister naar de experts in de markt. De uitvoerende partij weet precies hoe ze een project kan uitvoeren en waar de risico’s liggen, maar geef haar wel de ruimte om dat duidelijk te maken”. Jij stelt het resultaat vast, de leverancier levert jou de beste oplossing voor de beste prijs. Dat betekent dat je de leverancier volledig in zijn waarde laat en de creativiteit van die leverancier maximaal stimuleert.

De meeste inkopers zijn geneigd om zich bezig te houden met zaken waar ze geen verstand van hebben. Dat ligt niet aan de inkoper, het is menselijk en lijkt bovendien gelieerd aan zijn rol, maar in werkelijkheid bereik je meer als ieder zich met zijn eigen specialisme bemoeit. Waarom ga je anders de markt op? De inkoper zou goed moeten zijn in:

• Requirements opstellen en gewenste resultaten uitvragen bij de business
• Zoeken naar de potentieel meest geschikte leveranciers, op basis van kwaliteit
• Luisteren naar de best voorgestelde oplossingen
• Onderhandelen met het oog op win-win, in plaats van ik-win.

De leverancier zou goed moeten zijn in:

• Aanbieden en uitvoeren waar hij zegt specialist in te zijn

Alle leveranciers dragen de beste oplossing aan voor het perfect uitgewerkte probleem en het perfect uitgewerkte gewenste resultaat. De inkoper vraagt om het wat, de leverancier vertelt hoe, dat is zijn stukje. Als je het aandurft om de leverancier die vrijheid te geven, dan zal de leverancier ook eerder bereid zijn om te bewijzen dat zijn manier de beste is. De welbekende SLA’s waar de contractmanager mee aan de slag kan. Echter is de leverancier nu niet gedwongen tot het leveren van zijn goedkoopste mensen, maar voor het neerzetten van de beste oplossing met de beste mensen. Nu is er tenminste echt iets te managen, in plaats van een gesprek met een uitgewrongen leverancier, die eigenlijk niet kan doen wat hij moet doen omdat inkoop anders had bepaald.

Een tijdje geleden vertaalde Kostijn Langerak het als reactie op en eerder blog heel treffend: “Contractmanagement heeft geen aandacht want het is niet sexy. Inkoop heeft de besparing al in de boeken gezet. Contractmanagement hoeft alleen maar uit te voeren.

Dan zijn er twee opties:

1. de besparing wordt gehaald (goed gedaan inkoop)
2. de besparing wordt niet gehaald (slecht gedaan contractmanagement)

Nu is het zo dat geval twee vaak voorkomt. De afspraken zijn toch niet zo helder als inkoop had bedacht. Langzaamaan verwatert het contract. En ja, na drie jaar wordt er opnieuw aanbesteed, en boekt inkoop weer een besparing in de boeken. Dan zijn er weer twee opties……”

Prestatie-inkoop maakt dat de afspraken wel helder worden, want ze komen bij de leverancier zelf vandaan en hij laat zich er graag op managen. Dan komt optie twee haast niet meer voor. De eerste succesverhalen van prestatie-inkoop liegen er niet om. Moet je eens kijken hoeveel minder spanning dit oplevert in het hele traject.

Aan het begin een flinke inspanning om de requirements duidelijk te krijgen. Daarna betrek je de leverancier erbij. Die is trots op zijn expertise dus je heb een heel prettig gesprek. De leverancier krijgt de kans om waarde toe te voegen. De beste wint en gaat vol enthousiasme aan de slag. De geboekte besparing levert een schouderklopje op voor inkoop. De daadwerkelijke winst na 3 jaar levert een schouderklopje op voor contractmanagement. De directie is blij, want de eerder gemelde inkoopbesparing is ook daadwerkelijk gehaald. Nu maar hopen dat de directie inkoop niet alleen maar blijft afrekenen op behaalde onderhandelingsresultaten. Anders blijven ze de goedkoopste leverancier selecteren in plaats van de beste en dat zou jammer zijn.

Wat een geweldig idee dat prestatie-inkoop.

Zijn er lezers met ervaring hieromtrent? Daar ben ik razend nieuwsgierig naar.