Waarom risico’s afdekken als je er toch niet naar kijkt?

01 Nov Waarom risico’s afdekken als je er toch niet naar kijkt?

Contracten zijn onder andere bedoeld om risico’s mee af te dekken. En dan met name financiële risico’s. Toch is het bij veel organisaties een beetje vechten tegen de bierkaai en lijkt het alsof de directie een afdeling inkoop in het leven heeft geroepen om er makkelijk vanaf te zijn. Inkoop is een soort doekje voor het bloeden en wordt verder in de hoek gezet.

Inkopers werken zich drie slagen in de rondte om, samen met Legal en – zo mogelijk – de betrokkenen intern, een dijk van een contract te sluiten. Raamcontracten, deelcontracten en ga zo maar door. Primair bedoeld om risico’s mee af te dekken, maar in de praktijk toch met name gericht op savings. Daar wordt de inkoper namelijk op afgerekend. Als het echter alleen om de savings zou gaan, waarom dan een contract afsluiten? Zorg dan gewoon voor een flinke korting, schrijf die ergens op en klaar. Veel makkelijker.

Al die regeltjes en stapels documenten om af te spreken wat wel en niet mag, hebben alleen zin als de gebruikers van het contract, denk aan lijnmanager, directies en eigenlijk bijna iedereen, behalve inkoop, ook de moeite neemt om te zorgen dat die afgedekte risico’s op de afgesproken manier gemanaged worden. We hebben namelijk allemaal een hele grote mond naar onze leveranciers, maar als wij als afnemer zelf ergens op worden aangesproken en gevraagd worden naar een beetje discipline en zelfreflectie, dan zijn we vaak niet thuis. En als het misloopt hebben we het ook nooit zelf gedaan. Raar toch?

Toch zijn er nog niet veel organisaties die bereid zijn ook naar zichzelf te kijken. Contractmanagement is niet alleen naar buiten kijken, maar zeker ook naar binnen. Het vraagt alleen een ijzeren discipline in het begin, maar als je eenmaal zover bent werpt het zijn vruchten af.
De belangrijkste benodigdheden:

• Administratieve discipline organiseren. Als je het zelf niet kunt schakel dan hulp in, maar zonder discipline krijg je het niet op orde.
• Doelstellingen. De hele organisatie moet dezelfde kant oplopen. Stel met elkaar de doelen vast en communiceer ze! Hang ze overal op, mail ze iedere week rond. Samen werken we toe naar ….. Vul het zelf maar in.
• De wil om te slagen. De vraag is nooit hoe, maar altijd wat. Als je weet wat je wilt, komt het hoe vanzelf.
• Vragen! De meeste mensen vinden het geweldig om te vertellen, zeker over successen. Er zijn vast en zeker succesvolle organisaties of mensen in jouw omgeving. Wat is daar gebeurd? Hoe hebben zij het gedaan?

Deze laatste vraag lijkt me tevens een mooie vraag om op voort te borduren. Welke van onze lezers zijn al succesvol? Wat is daarvoor nodig geweest? En toen jullie eenmaal begonnen waren, hoe lang duurde het voordat de eerst successen kwamen? En vooral wat is je grootste succes tot nu toe?

Ik ben zeer nieuwsgierig!