Contractmanagement wordt onderschat

31 Oct Contractmanagement wordt onderschat

Contracten zijn cruciale documenten die ons garanderen dat onze leveranciers (en wijzelf) leveren wat is afgesproken. Crucialer kan niet zou je zeggen. En toch zorgen contracten voor een groot aantal medewerkers in een organisatie voor problemen. Onze contracten zijn complexer geworden en het managen van de contracten lijkt mensen te beangstigen. Of steken we gewoon onze kop in het zand?

De minimale aandacht voor contracten en vooral contractmanagement resulteert meestal in een geknutseld Excel document waarmee we proberen contractbeheer te voeren.

Een onderzoek van Aberdeen Group uit 2007 wees op Maverick Buying. 14% van de aankopen in een `top notch´ organisatie gaat niet via contracten, gemiddeld genomen is dat 24% en bij kleinere organisaties loopt dat op tot 40%. Veel mensen verkijken zich hier op, maar dit is een serieus probleem wereldwijd. Hier gaan miljoenen aan verloren.

Een kleine opsomming

Er is weinig structuur te vinden in het proces van contracteren en het actief managen van contracten en leveranciers. Zowel inkopers als verkopers gaan akkoord met complexe contracten, waarbij bijvoorbeeld finance niet eens wordt betrokken. Finance levert op de achtergrond echter input die van cruciaal belang is uit het oogpunt van het veilig stellen van bepaalde inkomsten en kostenbesparingen. Clausules of SLA’s die daarvoor worden opgenomen worden klakkeloos verwijderd of aangepast. Het risico, zeker bij complexe contracten spreekt voor zich, lijkt mij.

In de meeste organisaties zijn de documenten zelf niet makkelijk terug te vinden. Neem de proef op de som en wandel eens langs de bureaus van de contracteigenaren binnen uw organisatie. Hoeveel niet-gearchiveerde contracten heeft u gevonden? Een centrale contractbibliotheek ontbreekt, want we hebben namelijk voldoende lades in ons bureau en de beste controle op de zwervende contracten vinden we in de door ons heilig verklaarde Excel sheet.

Je hoort mij niet zeggen dat het niet logisch is wat ik hier beschrijf. Alles heeft een reden. De redenen hiervoor zijn zowel historisch als organisatorisch. Contracten waren nog nooit zo complex als ze nu zijn. Contractmanagement heeft dus ook nog niet zo lang een dergelijk significant belang. Vanuit organisatieoogpunt zien we steeds meer centralisatie. Er vinden fusies plaats en overnames. Dit leidt ertoe dat de onderlinge connectie tussen collega’s niet altijd organisch groeit, zoals bij de groei van een klein naar een groot bedrijf. Het resultaat is dat het gebrek aan afstemming leidt tot contracten die worden afgesloten zonder gedegen overleg of in het ergste geval zonder enige kennis van zaken.

Contracten worden afgesloten en vervolgens over de muur gekieperd naar collega’s die het contract na de handtekening eigenlijk ook niet meer interessant vinden. We hebben afspraken gemaakt over volumes. Daar waren we trots op, want dat ging ons fikse kortingen en bonussen opleveren. Sterker nog, deze afspraken waren de reden waarom dit contract getekend werd.

Vervolgens ‘managen’ we onze contracten in de heilig verklaarde Excel sheet. In de drukte van alledag vergeten we gemakshalve die volumes. Finance vraagt nog wel eens naar de contracten en we leveren een overzicht van het aantal contracten in Excel.

“Volumes? Ja, die moet je even lezen in het contract”.

“Waar ligt dat contract?”

“Dat hoor je nog van me”.

Dit soort dingen blijven liggen. Weken, maanden, zo niet jaren gaan voorbij en als we er dan eindelijk achter komen dat we onszelf tekort hebben gedaan, geven we onze leveranciers de schuld dat hij niet even kwam melden dat wij nog geld van hem tegoed hadden.

Voor goed contract- en leveranciersmanagement zijn 3 dingen nodig

•  Het managen van de performance van de leverancier. Krijgen we wel wat we hebben afgesproken?
•  Het managen van de relatie met de leverancier. Een andere vaardigheid, maar cruciaal. Wat het oplevert? Vanuit een goede relatie met je leverancier krijg je meer dan wat is afgesproken.
•  Een optimale systeem ondersteuning, want we zijn inmiddels denk ik wel met elkaar eens dat Excel zo langzamerhand verleden tijd is.