Contract Management – 7 Tips uit de praktijk

07 Jun Contract Management – 7 Tips uit de praktijk

Contract management staat momenteel volop in de belangstelling. Voor mijn  werk als contract- en leveranciersmanager praat ik regelmatig met klanten en vakgenoten (ook wel bekend als lotgenoten). We proberen dan zo veel mogelijk informatie over contract management met elkaar te delen en te kijken hoe we ons vak verder kunnen verbeteren.

Tijdens zo’n praatsessie hebben we gesproken over welke tips over contract management nou nuttig kunnen zijn voor de dagelijkse praktijk van een contractmanager.

We hebben gezamenlijk de volgende lijst samengesteld (niet uitputtend en in willekeurige volgorde):

Tip 1:

Alles draait om de relatie

Een belangrijke eigenschap van een goede contractmanager is dat hij goed is in het onderhouden van relaties. Zonder goede relatie geen goed project en geen goed contract, zo simpel is het eigenlijk. Dit betekent dat we moeten samenwerken met onze leveranciers en niet continu de strijd met ze aangaan. Gelijk hebben wil niet zeggen dat je altijd je gelijk moet halen.

Tip 2:

Interne goedkeuring duurt lang

Houd in je planningen niet alleen rekening met de doorlooptijden van de leverancier. Ook je eigen organisatie heeft meestal (veel) tijd nodig om belangrijke zaken te accorderen. Politieke belangen kunnen een project echt heel lang vertragen. Je kunt beter rekening houden met deze extra doorlooptijd. Mocht het meevallen, dan heb je eindelijk eens tijd om een project echt degelijk te doen, zonder tijdsdruk.

Tip 3:

Verzamel de belangrijkste clausules uit het contract

Het is belangrijk dat je de belangrijkste clausules van het contract goed kent. Als je veel met je eigen algemene voorwaarden werkt is het contract management niet zo moeilijk, echter bij een maatwerkcontract of een contract op basis van de algemene voorwaarden van de leverancier moet je echt goed opletten.

En als extra tip; let in eerste instantie niet alleen op de belangrijkste clausules. Neem ook alle andere clausules ook nauwgezet door, aangezien ze tesamen één contract vormen.

Tip 4:

Leveranciers moeten ook blijven leven

Eigenlijk ligt deze wel voor de hand. Want als een leverancier te veel onder druk is gezet tijdens de onderhandelingen, dan zal hij bij de uitvoering gaan proberen om toch ergens marge te realiseren. De kans dat de leverancier gaat presteren volgens de contractueel overeengekomen SLA’s is nihil. Knijp de leverancier daarom nooit helemaal uit, ook al wordt je (helaas) vaak alleen afgerekend op gerealiseerde savings.

Tip 5:

Zorg dat je contract management processen op orde zijn

Als je als contractmanager je werk goed wilt kunnen uitvoeren, zul je er voor moeten zorgen dat de interne processen voor contract management goed zijn uitgewerkt en dat iedereen er zich ook aan houdt. Zonder goede processen voor contract management ben je wel hard aan het werk, echter je toegevoegde waarde zal nooit zichtbaar worden. Als jij bijvoorbeeld met de leverancier een aantal wijzigingen op het contract bent overeengekomen, weet dan ook hoe die wijzigingen moeten worden geaccordeerd, wie er voor moet tekenen en in welke volgorde er moet worden getekend. Het klinkt simpel en dat is het ook. Maar regel processen vooraf!

Tip 6:

Let op je betaaltermijnen

Als je meerdere contracten moet managen, dan is het belangrijk dat je van alle contracten de betaaltermijn helder hebt. Bij voorkeur maak je deze uiteraard voor alle contracten het liefst gelijk. Maar maak vooral voor je zelf helder welke trigger een betaalmoment in gang zet. Oftewel, wat zijn de overeengekomen acceptatiecriteria? Maar waak ook voor de veel te lange betaaltermijnen die financieel directeuren nog wel eens willen doordrukken richting de leverancier. Niet alleen is dit onnodig uitknijpen van de leverancier (uiteindelijk betaal je toch zelf aangezien de leverancier een toeslag op zijn producten gaat zetten), maar het is ook schadelijk voor je relatie. We hebben het namelijk over een leverancier en niet over een bank waar je naar hartelust geld kunt lenen om aan je lopende verplichtingen te voldoen.

Tip 7:

Werk goed samen met je collega’s

Wellicht een open deur, maar de praktijk is weerbarstig. Nog te vaak zie ik het gebeuren dat de afdeling Procurement een contract afsluit, waarna het contract over de schutting naar de afdeling Contract Management wordt getransporteerd. Een zeer onwenselijke situatie die echt slecht is voor het bedrijf waar je werkt. Als je manager daar anders over denkt, laat hem dan contact met mij opnemen. Wellicht dat ik het dan wel aan zijn verstand krijg gepeuterd.

En heb jij nog tips uit de dagelijkse praktijk? Laat ze hieronder achter in het commentaarveld en zorg er voor dat we allemaal weer een beetje wijzer en slimmer worden.

Wim