Contract Management – Waar begin ik?

21 Mar Contract Management – Waar begin ik?

We hebben vandaag een hele speciale blog. De 100e blog!

De afgelopen jaren hebben we heel veel informatie met je gedeeld over contractmanagement.

Dat heeft geleidt tot vandaag onze 100e blog en daar wilden we een speciale blog van maken.

Daarom onderstaand onze eerste videoblog!

We horen graag wat je eraan gehad hebt. Onder de video staat ook de transcriptie.
Veel plezier ermee!

[youtube=http://youtu.be/rI9yyKk7KBg&w=600&rel=0]

Transcriptie van video:
Contract Management – Waar begin ik?

Hallo, ik ben Wim van Eck en oprichter van CRICS en samen met mijn collega Thies Kuijlman deel ik al een hele tijd informatie met jullie met betrekking tot contract management.

In de video van vandaag ga ik met jullie de vijf stappen doornemen hoe je zou moeten beginnen met contract management.

Voordat ik deze vijf stappen met jullie ga bespreken wil ik jullie eerst even uitleggen waarom we dat middels een videoblog doen. Vandaag is namelijk een speciale blog. Het is de 100^e blog die wij met jullie delen. Dat is een enorme mijlpaal en vandaar dat wij het een keer op een andere manier wilden doen.

Voordat ik jullie uit ga leggen welke vijf stappen je zou moeten doorlopen, wil ik eerst even iedereen bedanken die op de contract management dag aanwezig is geweest; een uitermate succesvolle dag die wij samen met de NEVI hebben georganiseerd. Meer dan 200 deelnemers iedereen erg enthosuiast, inhoudelijk erg goed beoordeeld. Er was alleen één vraag die consequent terugkwam en dat was: “Wim, waar moet ik nou eigenlijk beginnen? Allemaal leuk en aardig, maar wij blijven een beetje hangen”.

1. Contractbeheer op orde

Nou, vandaar dat we nu even in vijf eenvoudige stappen uit gaan leggen hoe je zou kunnen beginnen met écht contract management. Als uitgangspunt nemen we even dat het contractbeheer op orde is. Dat betekent, je bent het bedrijf rond geweest, alle laatjes, alle kasten leeg gevist, alle informatie verwerkt ofwel in excel of in een andere oplossing, dat maakt even niet zo heel veel uit. Dus je weet welke contracten je hebt, wanneer lopen ze af en wie is er verantwoordelijk voor. Dat is het uitgangspunt. Zonder contractbeheer kun je niet aan contract management beginnen.

2. Selecteer 3 belangrijke leveranciers

Omdat je nu weet welke contracten je hebt; selecteer nu eens 3 hele belangrijke contracten voor jouw organisatie. Dat kan zijn omdat er heel veel geld aan uitgegeven wordt, het kan zijn omdat je heel veel risico loopt met een bepaalde leverancier, dat scheelt/wisselt per organisatie, das niet zo belangrijk. Kies gewoon drie voor jou belangrijke.

3. Periodiek overleg

Ga met deze leverancier aan de slag en plan periodiek overleg met ze in. En met periodiek bedoel ik 2-wekelijks, maximaal 4-wekelijks. Je ziet vaak dat het een keer per kwartaal is, maar dat is gewoon gezellig bijkletsen, daar bouw je geen relatie mee op, dus ga echt serieus met je leverancier aan de slag.

4. Verbeterpotentieel

Wat ga je nou bespreken iedere 14 dagen of iedere maand met je leverancier? Nou uiteraard: hoe gaat het? Hoe wordt er gepresteerd. Doet de leverancier wat er van hem verwacht wordt? Doet onze eigen organisatie wat er verwacht wordt? Ook heel belangrijk en wordt ook heel vaak vergeten, maar is cruciaal om de relatie met je leverancier goed op te bouwen.

Maar bespreek ook of je de juiste informatie tot je beschikking hebt. Vaak zie je dat achter een contract management systeem een ERP pakket hangt of een financieel systeem. Komt daar de juiste informatie uit? Heb je met de leveranciers afgestemd dat ze contractnummers op hun factuur vermelden? Heel belangrijk, zodat je de juist informatie beschikbaar hebt in je contract management systeem.

Nou, op het moment dat je dit overleg gestructureerd houdt met je leverancier, kun je ook zaken gaan bespreken zoals: klopt ons contract nog wel? Vaak zie je dat met grote, langdurige contracten dat de omgeving verandert, er zijn technologische ontwikkelingen, er zijn ontwikkelingen in de markt. Noem het maar op, misschien moeten de uitgangspunten van het contract wel eens herzien worden. Dat zijn ook dingen die je met de leverancier moet bespreken in plaats van alleen op de oorspronkelijk afgesproken SLA sturen. Dingen veranderen nou eenmaal. Maak het bespreekbaar en dan kun je echt waarde toe gaan voegen aan je organisatie, samen met de leverancier. En dat is cruciaal voor het contract management.

5. Rapporteer gestructureerd

Als laatste stap; en die wordt heel vaak vergeten is: rapporteer gestructureerd. En daar bedoel ik mee: op een vast tijdstip, op een vaste dag, laten we zeggen de vijfde dag van de maand daarop, rapporteren we aan het management wat de prestaties zijn, wat de afspraken zijn met de leverancier, wat we besproken hebben en ook of we zelf al onze informatie wel goed aanleveren.

Stuur dit niet alleen naar het management, maar bijvoorbeeld ook naar de postkamer. Die is een maand lang druk bezig geweest met voor jou het verzamelen van relevante informatie. Die mensen willen ook weten hoe het gaat en wat de toegevoegde waarde is van hun werkzaamheden. Dus, informeer iedereen die bij het proces betrokken is.

Nou, als je op deze manier aan de slag gaat, dan kun je met deze vijf eenvoudige stappen beginnen met contract management, daarna kun je contract management uitbreiden naar de rest. Je hebt je contract beheer op orde, dus je weet welke contracten er zijn, maak onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke contracten. Belangrijke contracten? Zwaar contractmanagement erop. Bij niet zulke belangrijke contracten is contractbeheer meer dan genoeg.

Nou op die manier kun je naar je management toe en zeggen van jongens: “nu gaan we echt serieus aan de slag. We zijn er klaar voor”!

Loop je tegen problemen aan? Schroom niet. Neem contact met mij op of met een van mijn collega’s. we helpen jullie graag op weg en we zijn uiteraard zeer benieuwd naar jullie ervaringen, dus deel die alstublieft met ons.

Dankjewel dat je wilde luisteren en graag tot de volgende keer.