Controle op inhuur, onderdeel van contract management?

24 Feb Controle op inhuur, onderdeel van contract management?

Sommige organisaties hebben inhuur geregeld vanuit inkoop. Daar heb ik kort geleden ook met een aantal van mijn klanten over gesproken. De vraag die aan mij gesteld werd: “kun jij zorgen dat ik mijn inhuur kan managen vanuit het contractmanagementsysteem”. “Natuurlijk” was mijn antwoord. Budget tegen realisatie afzetten en de externe daarbij betrekken is geen probleem. Deze vraag maakte echter wel een interessante discussie los. Niet iedereen is het met elkaar eens. Hoort inkoop nu wel of niet zo’n prominente rol te spelen bij de inhuur? Daarom heb ik besloten een blog te schrijven over mijn mening en ben ik vooral ook heel benieuwd naar jouw mening hierover.

Contract management software voor inhuur

Laat ik voorop stellen dat in het besproken geval het volkomen terecht is om te kiezen voor deze oplossing. Toch ben ik in het algemeen niet voor het managen van uren via inkoop. Inkoop speelt natuurlijk een belangrijke rol bij het inkopen van externen. Als dat niet zo zou zijn, zou Jan en alleman maar in het wilde weg vriendjes en vriendinnetjes aan kunnen nemen, voor de meest uiteenlopende bedragen per uur. Echter het goedkeuren van de aanvraag en de sturing op realisatie is niet de verantwoordelijkheid van inkoop. De inhurende afdeling is zelf budgetverantwoordelijk en als die dat zelf gigantisch uit de klauwen laten lopen, is dat hun probleem. Daar moeten ze dan zelf een oplossing voor vinden en als ze toegang hebben tot het contractmanagementsysteem, zou dat systeem daar bij uitstek geschikt voor zijn. Echter, de vraag zou niet bij inkoop vandaan moeten komen, maar van de afdeling zelf. Hooguit zou dit proces gedelegeerd kunnen worden aan inkoop, omdat de operationele druk op de afdeling te groot wordt en inkoop een mooi centraal punt is. In overleg is een hoop te realiseren.

HR heeft ook een rol

Verder heeft HR natuurlijk ook nog wel een belangrijke vinger in de pap. Inhuren is leuk, maar als de inhuuraanvraag loopt van de afdeling, naar inkoop, dan kan HR geen toegevoegde waarde meer leveren. Dit terwijl bij HR kennis zit over wie er boventallig is, wie wellicht een carrièreswitch wil maken en meer van dergelijke kennis. HR kan dus in zekere zin besparende input leveren in dit proces, BEHALVE als je ze overslaat.

De andere kant

In het besproken geval ligt de zaak een beetje anders. Voor de optimalisatie van het primaire proces is het tijdelijk inhuren van specialistische externen op een bepaald gebied het meest efficiënt. Intern zijn deze mensen niet aanwezig en deze mensen kunnen ook niet constant voorzien worden van werk, dus wil je ze niet op de payroll hebben. Je wilt deze mensen wel inzetten voor de beste prijs/kwaliteitsverhouding, dus inkoop komt om de hoek. Aangezien inkoop en de organisatie heel nauw samenwerken is de controle ook daar belegd. Logische keuze in dit geval en leuk dat wij dat mogen servicen natuurlijk.

En nu jij

Stel dat jij de controle op inhuur zou mogen regelen. Bij wie zou je het beleggen? En is de contractmanagementsoftware de beste tool om die controle in te doen en dossier op te bouwen bij je contract? Of zou je dat anders regelen? Ik kijk uit naar je reactie.

Thies