100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 3

28 Jun 100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 3

We zijn al aardig op weg en ik wil je hartelijk bedanken voor je bijdrage. Het lijkt mij een leuke uitdaging om het aantal tips te verdubbelen.

Mocht je nog niet eerder op onze website zijn geweest. We zijn in de afgelopen weken bezig geweest om tips te delen over contractmanagement en leveranciersmanagement. Deze tips komen uit onze eigen ervaring en daarnaast hebben we tips verzameld van over de hele wereld. Sommige tips zullen alleen een leuke opsteker zijn voor je. Andere echt nieuw, maar je zult er in ieder geval iets aan hebben.

We willen de tips ook zoveel mogelijk uitbreiden en hebben ook al de vraag gekregen het eindresultaat weer te bundelen. Dat zullen we zeker doen. Heb jij nog een extra tip? Dan vind ik het leuk als je die zou willen delen in het commentaarveld onderaan de pagina.

De tips die al gegeven zijn – met bijbehorende commentaren – vind je onder:
– 100 tips 1
– 100 tips 2

Onderschat nooit jouw macht als onderhandelaar

en jouw kansen op de beste deal. Ken de feiten,cijfers, benchmarks en interessantste aanbiedingen. Gebruik de stakeholders uit de business tijdens de onderhandeling. De beste contracten worden soms gesloten door de kleinste partijen. Een ding is zeker. In het algemeen heb je voorafgaand aan de gunning van een opdracht de meeste onderhandelingsmacht. Gebruik het in je voordeel om alles eruit te halen wat erin zit.

Timemanagement is alles

Zoek balans tussen de waarde van het contract en jouw inspanningen daarin. Helaas zul je nooit zo veel tijd hebben als je zou willen om analyses te maken, te evalueren en overeenstemming te bereiken voordat je een beslissing neemt. Je kostbare tijd stoppen in acties met te lage prioriteit is niet de moeite waard. Als je het voor elkaar krijgt het grootste deel van je tijd om te zetten in hoogwaardige resultaten, ben je een held voor de organisatie.

Maak inkopen niet te ingewikkeld

Inkopen is op zich niet zo ingewikkeld. Het is gewoon met gezond verstand zorgen dat producten en diensten komen waar ze moeten zijn, als ze er moeten zijn en tegen de beste prijs en voorwaarden voor alle partijen.

Zorg voor een goed netwerk

Zorg voor een goed en professioneel netwerk. Een netwerk heb je nodig voor adviezen of als je eens back-up nodig hebt, en waarschijnlijk voor je volgende baan.

Wees eerlijk, rechtvaardig en betrouwbaar

Het belangrijkste in het leven, ook zakelijk, is eerlijk, rechtvaardig en betrouwbaar zijn. Niets staat jouw succes meer in de weg dan een smet op je reputatie op het gebied van één van deze drie punten.

Ken de ins en outs

Zorg dat je altijd up to date bent rondom een contract. Ken de ins en outs en weet welke issues er spelen met de leverancier.

Benchmark!

Benchmark voldoende, zodat je weet waar je naartoe wil met de onderhandeling.

Ken je cijfers!

Ken je cijfers. Zorg dat je weet hoe het zit met zaken als verbruik en volumes, voordat je een onderhandeling in gaat. Voor je het weet wordt je met feiten van tafel geveegd. En als dat gebeurt is de machtsverhouding aan tafel vastgesteld en is het te laat om dat nog te veranderen.

Betrek je eindgebruiker

Betrek je eindgebruiker bij het (onderhandelings)spel. Werk nauw samen en communiceer ook duidelijk het belang van hun rol in jouw activiteiten. Mensen worden graag belangrijk gevonden.

Ken je doel

Ken je algemene doelstellingen en financiële doelstellingen voorafgaand aan de onderhandelingen.

Zorg voor win-win

Werk samen, zowel intern als extern, en benader zaken altijd vanuit een win-win positie.

Werk eerst je eigen strategie uit

Zorg dat je een goed gedefinieerde onderhandelingsstrategie hebt voorbereid, vóórdat je kennis maakt met het verkoopteam van de leverancier.

Houdt altijd een kaart op de borst.

Zorg voor onderhandelingskracht voordat je een ontmoeting hebt met een verkoper. Wat ben je bereid om op te geven en wat niet? Welke kaarten laat je eventueel zien en welke hou je op de borst?

Wees voorbereid of bereid je voor op ellende.

Welke volumes doe je bij de leverancier? En vooral: welke wijzigingen staan er op stapel?

Je krijgt waar je om vraagt

Vergeet nooit dat jij werkt in het belang van jouw organisatie en dat een verkoper zorg draagt voor de behoeften van zíjn organisatie. Verkopers kunnen heel erg aardig zijn en dat gaat soms zelfs zó ver dat er vriendschappelijke relaties uit ontstaan, maar vergeet niet dat we allemaal een job te doen hebben! Zoals ze zeggen … Je krijgt waar je om vraagt. Vraag je te weinig, krijg je te weinig.

Onthoud: de wereld is klein

Behandel iedereen, ook je leveranciers, als een toekomstige werkgever. Dit zal je geen windeieren leggen in de dagelijkse contacten. De wereld is klein. Voor je het weet rapporteer je aan degene waar je vandaag mee in onderhandeling zit.

Het is niet persoonlijk

Vergeet bij het onderhandelen niet dat je bezig bent met iets zakelijks. Het is niet persoonlijk.
Houd je emoties onder controle of laat ze gecontroleerd los.

Wat zijn de doelen van de leverancier?

Zorg dat je je doelen helder voor ogen hebt voor je begint met onderhandelen. Definieer je minimale en je maximale doelstelling en probeer vooral te begrijpen wat de doelen en doelstellingen (kunnen) zijn van degene aan de andere kant van de tafel. Als je dat weet kun je toewerken naar een resultaat waarmee beide partijen tevreden zijn.

”Close the deal and shut up!”

Wees niet bang voor stiltes bij een onderhandeling. Geef de persoon aan de andere kant tijd om na te denken en te reageren. Gebruik de pauzes in je voordeel. En als de deal is gedaan…. STILTE! Ga niet door met onderhandelen nadat je een akkoord hebt bereikt.
Prent de volgende term in je geheugen: ”Close the deal and shut up!”.

Technieken op zich werken niet.

De term “contract management strategieën” klinkt mooi, maar er is een groot verschil tussen tactisch en strategisch. Contract management technieken liggen voor het oprapen. Vinden we iemand met een lagere prijs, dan willen wij die prijs ook. Dat is tactisch. Of de CEO zegt dat we geld moeten besparen op bijvoorbeeld voorraden. Dat klinkt strategisch. Dus dan komt de speech aan het personeel over dat we het allemaal beter hadden moeten doen. (Natuurlijk hebben ze deze speech al zo vaak gehoord en zijn ze lang niet zo onder de indruk als de CEO had gehoopt. Misschien moeten hij harder praten om strategisch te worden?). Moraal van het verhaal is dat technieken op zich niet werken, behalve om aan verkopers aan te tonen dat de gemiddelde onderhandelaar geen echt plan heeft, ook al zegt hij van wel.

Weet wie er tegenover je zit.

Het verschil tussen strategisch en tactisch.
Strategen hebben een strategie met definieerbare doelen (een resultaat van marktonderzoek en modelleren van de economie) en een écht plan met stappen. Tactici vragen om een lagere prijs. Strategen gebruiken hefbomen om een bepaalde prijs te verkrijgen. Tactici denken niet na over wat ze te bieden hebben aan de leverancier aan wie zij eisen stellen. Strategen weten wat ze zullen aanbieden om de exacte prijs te krijgen die ze willen. Vanuit  verkoop-oogpunt is het makkelijker om te gaan met een strateeg, want die vertellen wat ze willen terwijl tactici de verkoper vaak laten gissen. Verkopers houden niet van gissen en gaan ook zeker niet hun best doen voor een betere deal als er geen incentive is die daar aanleiding toe geeft.

De rest van de tips ontvang je in de komende 2 weken. Leuk dat je mee leest en hopelijk raak je geïnspireerd. Heb jij nog een brandende tip, die ook bijdraagt aan dit verhaal of wellicht gewoon een opmerking. Deel die dan onderaan de pagina in het commentaarveld.