De eerste klap is een daalder waard…

26 Jul De eerste klap is een daalder waard…

Zoals vermeld in mijn blog van vorige week werken wij altijd vanuit de contract management filosofie van CRICS. En vandaag gaat het over de R van Registreren. Na een goed begin is het halve werk van afgelopen week gaan we nu verder met de eerste klap is een daalder waard. En die eerste klap na het afsluiten van het contract is het goed registreren van het afgesloten contract. Maar hoe doe je dat dan eigenlijk? Registreren is zo’n algemene term, daar heeft iedereen een mening over. En dat is dan ook meteen de grote valkuil.

Hier volgen wat tips om er voor te zorgen dat er na het afsluiten van het contract ook een goede registratie plaatsvindt.

Contract management tip 1:

Zorg dat je alle relevante gegevens in een oogopslag kan zien. Los van welk systeem je gebruikt, de belangrijkste gegevens van het contract moet je direct zichtbaar op het scherm hebben. Er is niets zo vervelend als moeten zoeken naar informatie.

Contract management tip 2:

Let goed op dat je de reminders juist instelt. Want ook al heb je nog zo helder omschreven wat de looptijd is en welke opzegtermijn er geldt; als je niet op tijd reageert is alles voor niets geweest. Dubbelcheck ook of je het juiste jaartal wel hebt ingevoerd. Uit de praktijk blijkt dat dit een veel voorkomende fout is.

Contract management tip 3:

Zorg dat je direct kunt zien op welke manier je moet opzeggen. je kunt daar gewoon een eenvoudig opmerkingen veld voor gebruiken. Leveranciers hebben af en toe de neiging (met name hele grote) om een hele rits aan verplichtingen op te nemen die je in acht moet nemen bij het opzeggen. Als je daar niet aan voldoet, dan wordt het contract dus voortgezet, terwijl het jou bedoeling was om op te zeggen. En dat zou heel spijtig zijn, nietwaar?

Contract management tip 4:

Let goed op dat de geldende authorisaties binnen je organisatie goed geregeld zijn in je registratie systeem. Het is heel vervelend als medewerkers gaan zitten snuffelen in contracten terwijl ze daar geen belang bij hebben. Dit is regelmatig ook een eis vanuit de leveranciers. Zorg dan ook dat het gebeurt, anders kan dat een hele slechte invloed hebben op de relatie met je leverancier. Terwijl we nou juist met contract management de relatie goed willen houden.

Succes met registreren!