Zijn er valkuilen bij Best Value Procurement?

10 May Zijn er valkuilen bij Best Value Procurement?

Al enige tijd wordt er heel veel aandacht besteed aan Best Value Procurement, afgekort BVP.

Een prachtige methodiek waarin leveranciers alle ruimte krijgen om de door hen opgebouwde kennis en kunde in te zetten bij de afnemer. De resultaten schijnen ook nog fantastisch te zijn en iedereen is gelukkig tevreden. Maar dan gaat het bij mij toch kriebelen. Is het echt allemaal geweldig? Of zijn er wellicht toch valkuilen waar je rekening mee moet houden? Ik zal uitleggen wat ik bedoel:

BVP gaat uit van het volgende principe: de inkopende partij stelt het te behalen resultaat vast,de leverancier bepaalt en levert de bijbehorende oplossing. Als inkopende partij ga je er dus van uit dat de leverancier de deskundige is en precies weet wat hij moet doen om het gevraagde te leveren.

Maar hoe weet je achteraf dat alles goed gaat? Dat zul je dus moeten meten. Als inkopende partij ben je begonnen met:

1) Aan de business te vragen waar ze behoefte aan hebben

2) Afstemmen met de business welke prestatie er wordt verwacht van de leverancier

3) Bepalen welke leveranciers mogelijkerwijs in aanmerking komen

4) Leveranciers hun oplossing laten presenteren

5) Onderhandeling starten met de beste leverancier, uitgaande van een gezamenlijk belang

En dan wordt het spannend. Nu heb je dus aan de ene kant een leverancier die zelf heeft bepaald wat de beste oplossing is. Aan de andere kant heb je de business die heeft aangegeven welke prestaties er worden verwacht. So far so good.

En dan gaan we samen met de leverancier en de business de Service Level Agreement (SLA) uitwerken. En daar zie ik dan voor een fors aantal inkopende partijen een flinke valkuil. Want we zijn tenslotte allemaal mens en we hebben sterk de neiging om alles te gaan controleren. En dat betekent dan automatisch een enorme waslijst aan KPI’s die we willen gaan managen. En dat is volgens mij dan weer niet de bedoeling. Als je op basis van BVP gaat contracteren, dan zul je er echt van uit moeten gaan dat de leverancier de expert is. En een expert ga je niet op micro niveau managen, maar die je laat je zo veel mogelijk zijn gang gaan. En dat heeft als consequentie dat de inkopende partij dus slechts een beperkt aantal KPI’s afspreekt, waarbij de prestaties dus op hoofdlijnen gemeten gaan worden. En dat vinden we als mens vaak weer moeilijk, want we zijn niet nieuwsgierig maar we weten wel graag alles.

Beperk je dus met de KPI’s en leg alleen die zaken vast die er echt toe doen. Dus geen KPI’s vastleggen om zoveel mogelijk te controleren, maar uitgaan van vertrouwen.

De valkuil die ik dus zie is dat we wel spreken over vertrouwen, maar dat we daarna veel te veel willen controleren. Herken je dit?

Wat ik graag wil weten is of er nog meer valkuilen zijn binnen BVP. Uiteraard geloof ik alle lovende kritieken, want ik werk op basis van vertrouwen. Maar toch hou ik ergens (diep in mijn onderbewuste) het gevoel dat het allemaal wel heel positief is. Dus laat me weten als je zelf een valkuil hebt ervaren of er over hebt gehoord. Dan kunnen we er allemaal van leren. En misschien constateren we wel gezamenlijk dat BVP echt zaligmakend is.

Wim