In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 4

01 Nov In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 4

Het controleren

Het contract is afgesloten, goed geregistreerd en de juiste mensen zijn geïnformeerd. En dan?

Dan moeten we als organisatie gaan controleren of de afspraken die in het contract zijn vastgelegd worden nageleefd. En niet alleen die zaken die de leverancier moet regelen, maar ook de zaken die intern moeten worden gedaan. Het klinkt wederom eenvoudig, maar de uitvoering blijkt best lastig. De KPI’s en SLA’s hebben we tijdens het contracteren al gestandaardiseerd en vastgelegd. We hebben bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is maar nu moeten we daar in de praktijk nog uitvoering aan gaan geven.

Simpel gezegd:

•  Wie gaat welke prestaties meten?
• Hoe gaan we de geleverde prestaties meten?
• Hoe en waar gaan we deze gegevens vastleggen?
• Wie moeten er bij deze gegevens kunnen en hoe regelen we dat?
• Welke periodieke overleggen moeten er worden geregeld?
• Wie gaat dit organiseren?
• Wie gaat de verslagen en actielijsten vastleggen?
• Welke acties moeten worden genomen als KPI’s en SLA,s niet worden gehaald?
• Wanneer loopt het contract af?
• Hoever voor de afloopdatum moeten we beslissen of we het contract doorzetten of dat er een nieuw selectietraject wordt gestart?

Zomaar een opsomming van een aantal zaken die in de praktijk moeten worden ingeregeld. En dan blijkt dat verantwoordelijkheden toch niet helemaal goed zijn vastgelegd en wordt het managen van het contract een lastige bezigheid. Uiteraard verschilt de hoeveelheid aandacht die aan het contract worden besteed al naar gelang de grootte en/of het belang van het contract. Maar ook dit moet worden vastgesteld en gecommuniceerd binnen een organisatie om verwarring te voorkomen.

Waar ik nu benieuwd naar ben is hoe daar in andere organisaties mee wordt omgegaan? Is de inkoper daar alleen voor verantwoordelijk of wordt er wellicht gebruik gemaakt van standaard documenten en standaard processen. Zelf ben ik vanuit de praktijk gewend om met standaarden te werken. Dus bijvoorbeeld simpelweg zorgen dat er een standaard procedure is over hoe we een contract managen, wie wat doet en wanneer.