Het gratis contractmanagementhandboek

01 Nov Het gratis contractmanagementhandboek

Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 1, Inrichten programma

Zie jij ook steeds vaker contract- en leveranciersmanagement als onderwerp van gesprek verschijnen? Dan herken je waarschijnlijk ook dat overgaan tot implementatie vaak uitgesteld wordt, maar waarom?

We hebben de juiste theoretische kennis over contract- en leveranciersmanagement,  maar eigenlijk weet onze organisatie nog niet goed (genoeg) hoe we de eerste stappen kunnen gaan zetten.

Voor een succesvolle implementatie bestaan eigenlijk 5 eenvoudige stappen, die we de komende tijd zullen behandelen. Vandaag beginnen we met stap 1, het inrichten van het programma.

De eerste stap is om helder op papier te zetten wat je binnen je eigen organisatie verstaat onder contract- en leveranciersmanagement. Als dit niet helder is omschreven loop je het risico dat mensen hun eigen interpretatie gaan geven en dat leidt tot verwarring.

Zodra de definitie helder is, ga je verder met het omschrijven van wat je nu eigenlijk wilt bereiken , niet alleen voor de korte termijn maar ook voor de lange termijn. Dat klinkt eenvoudig en dat is het ook, maar als je het niet doet kun je nooit controleren of je op schema ligt en of je bereikt hebt wat je voor ogen had.

Als je dan alles netjes op papier hebt gezet volgt de moeilijkste fase van stap 1; het krijgen van commitment binnen je organisatie. Om dit commitment te krijgen moet de organisatie zich eerst bewust worden van het belang van contract- en leveranciersmanagement. Hier ligt dus een belangrijke taak voor de projectleider, als deze niet op een juiste manier duidelijk kan maken wat het belang is van goed contractmanagement, zal de implementatie zeer waarschijnlijk niet lukken.

Een belangrijke tip om intern commitment te krijgen; zorg voor een goede businesscase! Dit wordt helaas maar al te vaak vergeten. Uiteraard kunnen we mooie dingen schrijven over kwaliteit, maar in de huidige economie is het van cruciaal belang dat er naast kwalitatief ook kwantitatief voordeel is te behalen. En als het management er van overtuigd is dat het kwalitatieve en kwantitatieve voordelen heeft, dan krijg je vrij snel toestemming om met het implementeren te beginnen.

Een goed voorbeeld van kwalitatieve en kwantitatieve voordelen tezamen is: laat zien hoeveel er bespaard gaat worden op factuurafhandeling. Het is een onderdeel waar goed leveranciersmanagement veel invloed op uitoefent, maar wat lang niet altijd mee wordt genomen bij het presenteren van de voordelen. De voordelen die je kunt behalen op het gebied van factuurafhandeling zijn significant. Dit heeft uiteraard vooral ook te maken met de wet van de grote aantallen. Het voordeel is dat de gemiddelde financieel directeur zeer gevoelig is voor argumenten op dit gebied en als je de financieel directeur achter je hebt als contractmanager, wordt de uitrol een stuk gemakkelijker.

Wat zijn jullie ervaringen met de start van de implementatie?  Waar liep jij tegenaan? Wat maakte jou succesvol? Je kunt ook vragen om suggesties van collega’s. Plaats hieronder een comment en deel deze stap en de stappen die gaan komen in je netwerk op linkedin en twitter. Op die manier bouwen we met zijn alleen een gratis handboek contractmanagement.

Wim