Een goed begin is het halve werk…

19 Jul Een goed begin is het halve werk…

Binnen CRICS zijn we continu bezig om het beste contract management software pakket voor onze klanten te realiseren. Voordat we nieuwe ontwikkelingen uitdenken, bouwen en implementeren overleggen we uitgebreid met een aantal geselecteerde klanten. Op die manier willen we borgen dat we ook daadwerkelijk datgene ontwikkelen waar onze klanten om vragen. Het uitdenken van de ontwikkeling doen wij altijd aan de hand van de CRICS methodiek. Onze bedrijfsnaam is namelijk niet alleen de naam voor de software. De methodiek CRICS behelst het totale contract managementproces: Contracteren, Registreren, Informeren, Controleren en Systeemondersteuning.

Contracteren is een belangrijke stap voor goed contract management. Als een contract niet juist is opgesteld, dan zul je heel veel moeite hebben om het contract goed te managen. Maar hoe zorg je er nou voor dat je contract goed is opgesteld? Ik kan natuurlijk niet in een blog even kort opsommen wat iemand in de loop van een aantal jaren leert. Maar ik kan je wel 3 goede tips geven.

Contract management tip 1

Let op de 2 Grote valkuilen bij het opstellen van een contract:

1) De (on)mogelijkheid om alle mogelijke omstandigheden te beschrijven die op zouden kunnen treden

2) Dubbelzinnigheid in de bepalingen

De risico’s zijn duidelijk. Als de omstandigheden die onwaarschijnlijk waren toch optreden, dan heb je voer voor discussie. En de dubbelzinnigheid in bepalingen leidt tot discussie, aangezien beide partijen de betekenis zullen gaan uitleggen in hun eigen voordeel.

De oplossing:

1) Neem de tijd om het contract af te sluiten. Laat je niet verleiden om zaken later te omschrijven, maar teken het contract alleen als het werkelijk compleet is.

2) Als je een artikel niet onmiddellijk snapt als je het leest, dan is de tekst waarschijnlijk niet goed (te juridisch?) opgesteld. Zorg er voor dat er in helder Nederlands staat wat je met elkaar hebt afgesproken. Ook als jij zelf al lang bent vertrokken bij een organisatie, moet je opvolger zonder enige moeite kunnen begrijpen wat er in het contract staat. En als de jurist toch vasthoudt aan een zeer juridische tekst, voeg dan een uitleg toe met wat de intentie van het artikel is.

Contract management tip 2

Intentieverklaring, wel of niet toepassen?

Let goed op met het afsluiten van een intentieverklaring. Hoewel deze meestal met de beste bedoelingen wordt opgesteld, blijft het een juridische valkuil. Of ze wel of niet bindend zijn hangt uiteraard af van de intenties van beide partijen. Vermeld dus duidelijk of de intentieverklaring bindend is of niet. En als de intentieverklaring bindend is, dan sluit je dus een contract af en moet je jezelf echt afvragen of het handig is om een contract af te sluiten zonder dat alles juridisch is vastgelegd. Dat wordt lastig managen. En als de intentieverklaring niet bindend is, waarom sluit je deze dan eigenlijk af?

Contract management tip 3

Regel de scheiding van te voren

Helaas komt het in de praktijk nog wel eens voor dat de samenwerking toch niet brengt wat beide partijen er van hadden gehoopt. Ondanks dat we het contract goed hebben proberen te managen, komen de prestaties toch niet overeen met wat we hadden afgesproken. En dan moeten we afscheid gaan nemen. Maar uitwerken hoe we gaan scheiden als de ene partij net aan de ander heeft verteld dat hij niet verder wil? Dat lijkt me dus geen goed idee. Kwestie van hele slechte timing. Beter kun je van te voren, bij het afsluiten van het contract, al uitgebreid omschrijven hoe je uit elkaar gaat. Wat beide partijen van elkaar mogen verwachten en wat er gebeurt op het moment dat een partij zich niet aan de afspraken houdt. Op die manier voorkom je een heleboel ellende en discussie achteraf en kun je professioneel uit elkaar gaan.

Succes met contracteren!