Bouwen aan een gratis contractmanagement handboek Deel 4

01 Dec Bouwen aan een gratis contractmanagement handboek Deel 4

Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 4, Het realiseren van de toekomst.

Vandaag bespreek ik de vierde stap van het implementeren van contract- en leveranciersmanagement, namelijk het realiseren van de toekomst. Oftewel; eindelijk echt actief aan de slag met het inrichten.

We hebben nu vastgelegd welke toekomst we nastreven en nu gaan we beginnen met het echt realiseren van de toekomst.

Hoewel ik nu het risico loop dat de volgende zinnen worden geïnterpreteerd als “wij van wc-eend adviseren wc-eend”, is de eerste stap toch echt het bepalen welk contract management systeem je wilt gaan gebruiken. En dit hoeft niet direct een perfecte oplossing zoals CRICS® te zijn, wellicht is het in eerste instantie voldoende om met Excel te beginnen. Hou echter wel in de gaten dat op de iets langere termijn je altijd een professioneel systeem nodig zult hebben als je het serieus wilt doen.

Als je met Excel blijft werken zul je namelijk het niveau van contractbeheer niet ontstijgen.

Op het moment dat je begint met het gestructureerd vastleggen van je contractgegevens moet je goed nadenken welke gegevens je wilt gaan vastleggen. De minimale eisen heb ik in een eerdere blog al omschreven. Hoewel wellicht in het begin niet direct alles zal worden gebruikt, is het wel verstandig om alle zaken alvast mee te nemen die je in de toekomst wilt gaan toepassen. Anders wordt je later geconfronteerd met de beperkingen van de gekozen oplossing, waarna er allerlei (dure) kunstgrepen moeten worden uitgehaald om toch de resultaten te behalen die je voor ogen had.

En dan zijn we aanbeland bij de minst leuke, maar o zo noodzakelijke stap, het verzamelen van alle benodigde informatie. Denk hierbij niet alleen aan de originele contractdocumenten, maar ook aan SLA rapportages, aanvullende afspraken, overeengekomen prijsverhogingen en ga zo maar door. En als je meer wilt managen dan alleen de einddata en de opzegtermijnen van het contract, dan loop je hier al tegen de beperkingen van Excel op. Zorg dat de documentatie op een heldere en gestructureerde wijze wordt opgeslagen. Dit scheelt je veel zoekwerk achteraf en voorkomt dat je alles twee keer moet doen.

Nadat we bovenstaande stappen hebben doorlopen zijn we aanbeland bij een ontzettend leuk gedeelte. Omdat we alle gegevens hebben ingevoerd, en alle documenten hebben gekoppeld aan het juiste contract, kunnen we eindelijk mooie rapportages laten zien. En echt goede rapportages is de sleutel voor een succesvolle toekomst. Want met de beschikbare rapportages kun je al je belangrijke stakeholders voorzien van de door hen gewenste rapportage. En op die manier kun je het eerder verkregen commitment belonen!

Wat zijn jullie ervaringen met het realiseren van de toekomst? Waar liep jij tegenaan? Wat maakte jou succesvol? Je kunt ook vragen om suggesties van collega’s. Plaats hieronder een comment en deel deze stap en de stappen die gaan komen in je netwerk op Linkedin en Twitter. Op die manier bouwen we met zijn allen verder aan een gratis handboek contractmanagement.

Zoals je merkt wederom dezelfde vragen als bij de eerdere blogs in deze serie. Reden is dat we hopen dat iedereen verder gaat met zoveel mogelijke informatie delen, die wij daarna voor jullie zullen verzamelen en bundelen. Laten we van het “Handboek voor de contractmanager” gezamenlijk een succes maken!

Wim

P.S. Omdat CRICS® vanaf maandag 5 december voor iedereen een leuk cadeau in de aanbieding heeft, wil ik je daar nu alvast op attenderen. Wij voelen ons namelijk net zo blij als Sinterklaas. Dit omdat per 5 december de nieuwe release van CRICS® een feit is. Nog meer gebruikersgemak, nog uitgebreidere rapportage mogelijkheden enz. Om dat te vieren hebben we voor elke nieuwe klant in de maand december 2011 een unieke aanbieding. Houdt ons in de gaten!