Moet je alle contracten managen?

22 Mar Moet je alle contracten managen?

Wanneer je als organisatie begint met contract management (ook als je al heel voortvarend bezig bent trouwens), wil het wel eens voorkomen dat je de neiging krijgt teveel te verzanden in details. In de meeste gevallen gaat dit vanuit de beste bedoelingen. Het probleem is echter dat je het er jezelf vaak best lastig mee maakt, omdat je een heleboel werk op je nek haalt, terwijl het resultaat van die werkzaamheden marginaal is.

Een voorbeeld:
Je gaat beginnen met contract management. Vaak is dan de situatie dat de belangrijkste en grootste contracten snel in beeld zijn, maar jij wilt meer. Er wordt een hele exercitie op touw gezet om contracten op te vissen uit bureaulades en leveranciers komen tevoorschijn uit alle hoeken en gaten. Je zet dit in een spreadsheet en na een tijdje ga je de balans opmaken. Dan komt je grote schrik. Al die losse contractjes leken zo duur niet, maar nu alles onder elkaar staat blijk je koffie in te kopen bij 30 verschillende leveranciers! Voor elke vestiging een andere leverancier. En tot overmaat van ramp heeft de lokale vestiging ook nog eens niet onderhandeld!

Dat moet beter kunnen. Je gaat op pad om een nieuwe leveranciersselectie te doen. Het hoeft niet per se de goedkoopste te zijn, we willen ten slotte niet alleen goedkope koffie, het moet wel een beetje goed te drinken zijn. En zelfs na die aanbesteding betalen we onderaan de streep 30% minder dan voorheen.

Het betreft hier een voorbeeld, maar deze cijfers komen in de praktijk meer dan eens voor. In dit voorbeeld is iedereen blij, want we hebben lekkere koffie en meer geld. Top!

Je bent dus lekker bezig en gaat verder met opnieuw aanbesteden. Tot de bloemist aan toe. Kijk, en dat is dus dat stukje detail waar je jezelf een berg werk mee op je hals haalt. Dat je weet bij welke bloemisten wordt ingekocht is nog tot daar aan toe. Hoewel ik genoeg mensen ken die zelfs dat niet belangrijk vinden, is het verkrijgen van dat inzicht nog wel interessant. Maar om nu alle bloemisten eruit te gooien en een vaste bloemenleverancier in huis te halen, dát gaat dan weliswaar wel een kleine besparing opleveren, maar je jaagt vaak ook een aantal mensen tegen je in het harnas. Vaak loopt de bloemist om de hoek net een stapje harder bijvoorbeeld. En als daar dan plots niet meer besteld kan worden en de nieuwe leveranciers is een keer te laat, dan heb je de poppen aan het dansen.

Dit lijkt misschien een beetje een flauw voorbeeld, maar het komt vaker voor dan je denkt. Daarom wil ik even benadrukken dat hier dus het onderscheidt contractbeheer en contract management heel duidelijk wordt. Contracten beheren, oftewel vastleggen van start- en einddatum met een reminder erbij, dat doe je met alle leveranciers en contracten. Contracten en met name leveranciers managen, oftewel regelmatig en gestructureerd contact hebben over of je krijgt wat is afgesproken, dat doe je met de belangrijkste leveranciers.
Als je de eerdere exercitie gelopen hebt van het verzamelen van gegevens is dit daarna dus de eerste stap die je moet maken. Geef je leveranciers een bepaalde waardering. Dat kan heel simpel met een dropdown menu waar je bijvoorbeeld de 4 waarden uit de Kraljic matrix neerzet. Op die manier kun je in een rapport heel snel je leverancier met bijvoorbeeld een strategische- of knelpunt waarde naar voren halen en managen.

Wat vindt jij? Hoe ga jij om met de grote hoeveelheid contracten?

Thies