Contract management, eerst het proces inrichten of niet?

15 Nov Contract management, eerst het proces inrichten of niet?

Dat is een vraag die bij contract management heel vaak terugkomt en waar iedere keer weer discussie over ontstaat. Ik denk ook niet dat er 1 juist antwoord is, echter wel een juiste aanpak.

Maar wat bedoel ik daar nu mee? Tijdens gesprekken met (potentiële) klanten voer ik deze discussie bijna altijd. En het antwoord is eigenlijk ook altijd hetzelfde; als je aan contract management gaat beginnen zonder proces, dan kun je wellicht beter helemaal niet beginnen!

Natuurlijk moet je als organisatie nadenken over hoe het contract management proces zou moeten lopen. Wie is er precies waar voor verantwoordelijk? En nog belangrijker; wie gaat er nu eigenlijk precies wat doen? Want als we dat niet goed uitwerken, dan gaan we enthousiast beginnen aan ons project. We steken heel veel tijd in het verzamelen van alle contracten, ze worden vastgelegd en na een paar maanden denken we dat we het aardig voor elkaar hebben. Maar dan blijkt ineens na 6 maanden dat er iets niet klopt. Er komen geen nieuwe contracten voorbij of verlengingen worden niet doorgevoerd. En dan blijkt dat de rest van de organisatie gewoon door is blijven gaan op de oude voet. Contracten worden niet doorgestuurd en verlengingen worden per telefoon aan de leverancier doorgegeven. Tsja, en zo gaat het dus inderdaad niet werken. Dus altijd eerst goed nadenken over hoe je contract management proces zou moeten lopen.

Maar let op: teveel nadenken is ook niet goed! Als je van te voren teveel in detail uitwerkt, en die details ook nog met alle afdelingen gaat afstemmen om consensus te bereiken, dan kom je er zeer waarschijnlijk ook niet. Want iedere afdeling heeft wel iets specifieks. En als je alle afwijkingen van elke afdeling mee gaat nemen, dan krijg je een veel te uitgebreid proces met teveel uitzonderingen. En als je dan op zoek gaat naar goede software ondersteuning, dan praat je eigenlijk altijd over maatwerk. En maatwerk is in verhouding erg duur. Gelukkig zijn tegenwoordig de meeste software oplossingen van zichzelf al behoorlijk flexibel. Dus het wordt steeds makkelijker. Maar het advies dat ik wil geven is: definieer je hoofdproces, bepaal dan of je software ondersteuning nodig hebt en zo ja, start je selectieproces op basis van je hoofdproces. Alle uitzonderingen die standaard in de gekozen oplossing passen kun je uiteraard gewoon meenemen. Alle uitzonderingen die niet in een standaard oplossing passen, daar zou je nog eens goed over na moeten denken of ze wel echt nodig zijn. Zijn er bijvoorbeeld wel gegevens beschikbaar maar in een ander pakket? Geen probleem, koppelen is tegenwoordig een fluitje van een cent.

Samengevat; definieer je proces eerst op hoofdlijnen, voordat je (te veel) details gaat bepalen. Anders komt contract management misschien nooit van de grond omdat je verzandt in de details.

En wat zijn jouw ervaringen op dit gebied? Daar ben ik erg benieuwd naar, dus reageer hieronder om jouw specifieke verhaal te delen.