Tips om leveranciersprestaties te managen

Wil je als bedrijf succesvol zijn dan zal je risico’s effectief moeten managen. In het zaken doen met leveranciers kun je diverse risico’s benoemen, zoals bijvoorbeeld faillissement, milieu problemen, materiaal tekorten,  slechte service,  foutieve leveringen of defecte producten.

Bedrijven zijn vaak op de hoogte van deze risico’s maar nemen geen stappen om dit proactief te managen.

Natuurlijk is het niet mogelijk risico’s geheel uit te sluiten of rampen te voorkomen, maar er zijn wel degelijk methoden en technieken in te zetten om leveranciersrisico’s te verminderen.  De belangrijkste stap om te nemen is het monitoren en managen van je leveranciers.

In deze reeks van tips komt aan de orde hoe bedrijven de risico’s kunnen beperken en wat de toegevoegde waarde is van het effectief managen van je leveranciers.

TIP 1 Definieer je leveranciersprestatie programma

Zorg ervoor dat in dit programma duidelijke doelstellingen worden vastgelegd, die gekoppeld zijn aan de strategie en doelen van de organisatie. Wanneer deze niet op elkaar aansluiten zal het programma ineffectief zijn en resulteren in verspillen van de resources.

De doelstellingen moeten specifiek, meetbaar en voorzien zijn van een tijdsplanning (SMART). Neem in het programma de sleutelfiguren op die betrokken zijn bij het programma en beschrijf welke resources nodig zijn.

Test het programma met een aantal leveranciers om ervaring op te doen, aanpassingen te maken en kwantificeer de resultaten alvorens het programma bij je belangrijkste leveranciers uit te rollen.

Gebruik hierbij bijvoorbeeld Jonathan Hughes’ supplier scorecard (zie onder).  Hij geeft nadrukkelijk aan dat niet de uitkomsten zelf leiden tot betere resultaten, maar het interpreteren van de uitkomsten en de manier waarop de organisatie en leverancier hier vervolgens aandacht aan besteden leidt tot betere samenwerking, het elimineert eenrichtingsverkeer en bevordert leveranciersprestaties.

Seven principles for defining and implementing supplier metrics (checklist)

1. Measure what is important, not simply what is easy to measure.
2. Develop and utilise predictive metrics as well as measures of outcomes.
3. Become comfortable with subjectivity and approximations – critical dimensions of measurement (the quality of the working relationship and strategic value) by definition require dealing with individual perceptions and the application of human judgment.
4. Situate metrics in a process that facilitates effective dialogue internally and with suppliers: about how to interpret metrics, about how to improve their performance, and about how to improve the quality of supplier relationship.
5. Define metrics jointly with suppliers and use them collaboratively, not (only) punitively. Use metrics to diagnose what you each did or didn’t do to contribute to any problems, rather than simply to assign blame or decide whether or not to apply penalties – that is, use metrics to jointly diagnose and solve problems.
6. Share data with suppliers that show how they compare to their peers.
7. Define metrics that enable you and your suppliers to assess the value they receive from the relationship. In the long run, you cannot succeed at the expense of your suppliers – and the long run may not be as long as you think.