Kan een KPI van toepassing zijn op elke categorie?

31 May Kan een KPI van toepassing zijn op elke categorie?

Begin dit jaar heb ik gevraagd wat onze lezers graag terug zouden zien aan blogonderwerpen in 2012. Een van de vragen die gesteld werden was als volgt:

Binnen het bedrijf waar ik werkzaam ben, zijn wij druk bezig om van contractbeheer naar contractmanagement te gaan. Onlangs een leveranciersmatrix gemaakt en gestart met het opstellen van kpi’s om onze key suppliers te meten.

Ik beheer zowel de contracten van IT en Facilities als Marketing en HR. Ik ben op zoek naar een aantal standaard kpi’s die in elk segment toepasbaar zijn.

Het is inmiddels bijna juni en nu pas haal ik dit onderwerp weer aan. En dat is niet voor niets. Ik heb me namelijk het hoofd gebroken over een positief antwoord op deze vraag, maar volgens mij bestaan er gewoonweg geen goede KPI’s waarmee je op elke categorie de juiste informatie aangeleverd krijgt. Wat ik wel geloof is dat de basis van een KPI een vast uitgangspunt zou moeten kennen.

Ik ben iemand die altijd zoekt naar maximale kwaliteit voor de beste prijs. Ik zeg nadrukkelijk niet altijd de laagste prijs, want die twee gaan nou eenmaal niet altijd samen. Uitgangspunt van de KPI voor die maximale kwaliteit is altijd wat wil ik krijgen en niet hoe ik iets wil krijgen. Dit sluit ook goed aan bij Best Value Procurement.  Dit uitgangspunt is cruciaal. Hiermee heb je misschien geen standaard KPI, maar je kunt altijd toetsen of je de juiste vraag stelt.

Voorbeeld

Laten we even naar de praktijk kijken en als voorbeeld IT en Facility aan elkaar gelijk stellen.

IT

Binnen IT gaan je KPI’s in de regel over zaken zoals bijvoorbeeld:

• beschikbaarheid van de omgeving
personal loans by phone
• Reactietijd servicedesk
• Opstarttijd PC

Facility

• Kantoorartikelen: hoe snel worden ze geleverd
• Catering: minimum temperatuur warme maaltijd
• Schoonmaak: Aantal aangetroffen bacteriën per vierkante meter
• Groenvoorziening: Aantal keren grasmaaien, afhankelijk van de periode van het jaar.

Wat je ziet is dat het niet alleen zo is dat IT en Facility totaal niet op elkaar lijken qua prestatiebehoefte. Zelfs binnen de categorie Facility zijn de KPI’s niet te kopiëren. Maar wat we ook zien is dat alle KPI’s gaan over wat je wilt krijgen. Er staat niet bij hoe ze moeten zorgen dat het eten de afgesproken minimum temperatuur heeft. Verstandig is om bij deze laatste ook iets af te spreken over versheid, want anders krijg je straks alleen maar warm magnetronvoedsel ;).

Hulp gevraagd bij KPI’s

Als jij deze blog nu leest en toch van mening bent dat er KPI’s zijn die wel degelijk op iedere categorie zijn toe te passen, laat dat dan in het commentaarveld hieronder even weten. Ik weet zeker dat je degene die de vraag heeft gesteld daar heel erg blij mee maakt.

Thies