Waar ben je bang voor?

05 Apr Waar ben je bang voor?

Grappig genoeg zie je bij het voorstel om te beginnen met contract management vaak wat terugtrekkende bewegingen bij organisaties. En waarom? Mensen zijn bang voor het succes. Neem nou dat voorbeeld van die koffie, in mijn eerdere blog over contracten managen op grote lijnen. Het is natuurlijk ontzettend zuur om erachter te komen dat je al jaren geld over de balk aan het smijten bent, omdat je koffie inkoopt bij 30 verschillende leveranciers. Naar alle waarschijnlijkheid was dit een bewuste keus van het lokale management, hoewel men er niet op uit was om de organisatie te benadelen. Het is gewoon simpelweg niet bij ze  opgekomen dat dit behoorlijk wat geld zou kunnen kosten voor de organisatie in zijn totaliteit.

Lokaal gezien is een besparing van bijvoorbeeld 500 euro per jaar op koffie natuurlijk niet zo veel. Voor die ‘luttele’ 500 euro meer heb je liever iemand om de hoek die je direct kunt bellen, dan een goedkopere, en kwalitatief even goede, leverancier iets verder weg.  Echter als je dit over de hele organisatie bekijkt en het vermenigvuldigd met 30 vestigingen, dan kom je ineens op een besparing van 15.000 euro uit. Kijk, en dat zijn dus bedragen waar je weer wel vrolijk van wordt.

Soepel implementeren van Contract Management

Voor iemand die er verstand van heeft, zoals de contractmanager die contractmanagement aan het optuigen is, is het misschien onbegrijpelijk. Toch is het vaker zo dat men zich de consequenties niet realiseert, dan dat er doelbewust teveel betaald wordt. Echter op het moment dat contractmanagement geïmplementeerd wordt en men uitgelegd krijgt wat de consequenties zijn, dan realiseren ze zich plotseling het voor de hand liggende feit dat ze al dat geld al jaren eerder hadden kunnen besparen. Een pijnlijke conclusie, die vaak tot de welbekende “kop-in-het-zand strategie” leidt. Of gewoon tot terugtrekkende bewegingen en weerstand. Nu zijn er dus 2 dingen belangrijk.

1. Een open en oordeelvrije houding
2. Het lef om door de zure appel heen te bijten.

Een open en oordeelvrije houding

De reden van de weerstand is vaak dat men bang is veroordeeld te worden voor de eerder gemaakte fouten. Als de gehele organisatie echter kan werken vanuit een oordeelvrije houding en vanuit de aanname dat hier niet doelbewust gehandeld is, dan zal de weerstand merkbaar verzachten. Je kunt beter overdreven duidelijk aangeven dat je een nieuwe weg inslaat als organisatie en het verleden achter je laat, dan dat je nog ergens twijfel overlaat voor afwijzing.

De zure appel

Het inzicht van alle euro’s die over de balk zijn gesmeten in de voorgaande jaren doet best wel even pijn. Hier geldt echter meer dan ooit dat na regen zonneschijn komt. Je moet even door dat inzicht heen. Even door de zure appel heen bijten. Maar als je die stap eenmaal genomen hebt, dan komt de euforie van de besparing. Zeker in die eerste grote exercitie komen daar zeer grote besparingen uit. Besparingen die vervolgens direct teruggestopt kunnen worden in nuttige investeringen voor het bedrijf. Hierdoor kan het bedrijf weer verder groeien of verbeteren. En dit levert in de regel voordelen op voor alle medewerkers, directie alsook de marktwaarde van het bedrijf.

Het zijn grote stappen, maar daar zijn de resultaten dan ook naar. Als je dit kringetje rond krijgt dan begrijp je gelijk hoe inkoop zijn meerwaarde levert. En deze uitleg en oprechte uitvoering zal bij elke afdelingsmanager of vestigingsmanager voldoende begrip opleveren met betrekking tot de voordelen. En dat maakt de implementatie van contract management opeens vele malen eenvoudiger. Je krijgt op zijn minst het voordeel van de twijfel.

Hoe zie jij dit? Welke stappen zou je willen toevoegen? Ben je het eens of oneens?
Plaats hieronder een reactie, ik ben benieuwd naar jouw verhaal.

Thies