40 kantjes KPI’s, lekker beheersbaar….

01 Nov 40 kantjes KPI’s, lekker beheersbaar….

We hadden het vorige week over waarom risico’s af te dekken als je er toch niet naar kijkt. Leuke reacties op gekregen. Ik gaf daarin aan dat we met zijn allen enorm ons best doen om geweldige contracten op te stellen, maar als je er toch niet naar kijkt, heeft het weinig zin, zeker uit inkoopoogpunt.

Gelukkig zijn er ook organisaties die wel degelijk hun contracten en leveranciers willen managen. En sommigen zijn zelfs overijverig. Dan krijg je een keurig contract van een paar kantjes, waarin we alles juridisch hebben afgestemd en dan een bijlage van 40 kantjes met Key Performance Indicators (KPI’s) om op te sturen. Succes :-)!

Het is bij contract- en leveranciersmanagement van cruciaal belang om af te stemmen wat je wilt meten en sturen, maar houdt het dan wel bestuurbaar. Het is geen verwijt en ik begrijp de positieve intentie, maar je sneeuwt compleet onder. Vooral omdat het waarschijnlijk niet maar in 1 contract voorkomt. Daar kan geen contractmanagementsysteem tegenop. Ik ben ervan overtuigd dat alle gevraagde informatie keurig netjes in het systeem terecht komt, maar vervolgens krijg je rapporten uit het systeem terug waarin je door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom lijkt het mij handig om een soort ‘richtlijn’ te geven. Het is geen hogere wiskunde en ook zeker niet de enige manier die werkt, maar het heeft al vaak een positief effect gehad, dus meenemen in je gedachte kan geen kwaad:

1. Probeer om maximaal 5 tot 10 KPI’s te definiëren. En alleen voor die punten die er echt toe doen. Nogmaals, het mogen er best meer zijn, maar dat is haast niet overzichtelijk te managen.
2. Spreek geen KPI’s af om zoveel mogelijk te kunnen controleren. Spreek KPI’s af die waarde toevoegen voor je interne klant of stakeholder. Waar heeft diegene nu echt behoefte aan?
3. Doe een test en stel op korte termijn vast of het werkt. Sommige KPI’s lijken zo handig bij het afspreken, maar blijken lastig meetbaar in de praktijk.
4. Het is misschien een open deur, maar baken af wat je wilt en wat je niet wilt en wees secuur. Zaken die in een contract of KPI het meest misgaan zijn:
   –  Tegenstrijdigheid met andere lopende contracten of KPI’s
   –  Onduidelijkheid: het “ik dacht dat we elkaar begrepen”-syndroom
   –  KPI matcht niet met het onderwerp van de overeenkomst
   –  Slordigheid: geen controle en geen signalering bij verzuim
   –  Onvolledigheid: wel afspreken wat je wel wilt, niet wat je niet wilt.
5. Dossiervorming: met een goed dossier zijn problemen sneller op te lossen of worden ze vaak zelfs voorkomen. Regel dus vooraf een manier om een goed dossier op te bouwen, anders gebeurt het meestal niet meer.

Dit zijn ervaringen die in  mijn omgeving zorgen voor succes.
Ik ben benieuwd wat jou succesvol maakt op het gebied van KPI’s en prestatiemeting.
Wat heb jij ervaren dat werkt of dat niet werkt.
Wat is waar en wat is niet waar…

Deel jouw inzichten over KPI’s met ons in het commentaarveld hieronder.

Thies