100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 2

21 Jun 100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 2

Als je net begint met contractmanagement of juist al heel ver bent, maar je kennis op peil wilt houden, is het vaak leuk om waardevolle tips, trucs en gedachtegangen te kunnen vinden over jouw vak. Als je net begint helpt het je om niet zelf opnieuw het wiel te hoeven uitvinden. Ben je al langer bezig, frist het vaak toch lekker op. Afgelopen week ben ik daarom begonnen met een serie artikelen die in totaal 100 tips vormen om in jouw rol als contractmanager maximaal te kunnen presteren. Een deel van de kennis had ik zelf of zat in mijn directe omgeving. Andere kennis heb ik verzameld van over de hele wereld. zie hier het resultaat. De komende weken publiceren we wekelijks nieuwe tips van “ouwe rotten” in het vak. Ik heb mijn best gedaan om het overzicht zo volledig mogelijk te maken, maar ik hoop natuurlijk dat je geïnspireerd raakt. Ik zou het leuk vinden dat je dan een reactie plaatst in het commentaarveld onderaan de pagina

Communiceer over je contract

Zorg voor wekelijkse meetings met jouw leidinggevende. Bespreek vaste punten, waaronder kostenbesparingen en andere feiten die je hebt verzameld. 90 minuten per week zorgt bij jouw jaarlijkse beoordeling in de regel voor interessante salarisverhogingen en door het jaar heen voor een goede relatie.

Haal de bezem er eens door

Zorg voor een frisse groep mensen die de schouders eronder willen zetten. Schudt de boel een beetje op als het vastgeroest zit. Hoe herken je vastgeroeste teams? Elke maand dezelfde agendapunten, geen gedocumenteerde acties en besparingen (verstoppertje), vergaderingen om het vergaderen, geen product beoordelingen of innovatie. Herkenbaar? Haal de bezem er eens door. Succes gegarandeerd!

Netwerken, netwerken, netwerken

Netwerk binnen de organisatie. Zorg dat je geregeld vroeg op de zaak ben en drink eens een bak koffie met de verschillende managers en directeuren uit de business. Het is altijd goed om te weten wat er speelt bij je grootste klant ;). En bovendien is het wel fijn om mensen achter je te verzamelen voor als je bondgenoten nodig hebt. Kleine brandjes kun je beter blussen vóór dat ze escaleren.

Maak het makkelijk voor je leverancier

Automatiseer het betalingsproces met elke leverancier zoveel mogelijk en neem elke betalingskorting die je ermee kunt realiseren met beide handen aan. Dan kun je een saving rapporteren en het scheelt je ook nog eens veel onnodig, handmatig werk.

Vertrouw op je gevoel

Doe geen domme dingen. Je weet altijd aan je onderbuikgevoel wanneer je iets doet wat eigenlijk niet kan en als je eerlijk bent naar jezelf levert het je in de regel meer gedoe dan voordeel op. En deel deze tip vooral ook met het management.

Haal eruit wat erin zit

Als je gezamenlijk inkoopt via een tussenpersoon voor sommige producten, gebruik de tussenpersoon dan ook. Vraag eens om een extra gratis analyse hier en daar. Je betaalt er tenslotte dik voor. Uiteindelijk is dit ook de basis voor goed contractmanagement. Wordt er geleverd wat we hebben afgesproken?

Vier je successen

Deel en vier de successen die je haalt. Niet alleen op de afdeling, maar met alle betrokkenen uit de organisatie. Netwerk en voedt je interne relatie. Doe eens een beetje marketing. Communiceer goede en slechte dingen via de interne nieuwsbrief. Is die er niet? Maak hem zelf of laat iemand dat doen. Betrek je interne klant.

Benchmark ook intern

Benchmark je activiteiten en zet ze af tegen te rest van de organisatie. Hoe doe je het ten opzichte van de rest? Dit geeft vaak hele leuke en  positieve competitie in de organisatie. Bespreek het eens met het management.

Werk samen met de rest van de markt

Ga eens praten bij concullega’s uit de branche. Maak kennis met elkaar en kijk of en hoe je elkaar kunt helpen. Denk hierbij aan overleg over bespreekbare leveranciers problemen, samen inkopen voor mogelijk schaalvoordeel, gezamenlijke scholing, etc.

Baseer je conclusies op meerdere bronnen

Eén bron van informatie kan dodelijk zijn. Betrouwbare gegevens en informatie zijn moeilijk te verkrijgen, maar van essentieel belang als je succesvol wilt zijn. Laat verkopers het analytische werk doen en laat ze daarmee hun punt bewijzen, maar vertrouw nooit de resultaten totdat je alle berekeningen en aannames hebt gecontroleerd. Wees je bewust van alle artikelen en / of diensten die zullen worden beïnvloed door de wijziging die je overweegt. Houd altijd rekening met de contracten en contractvoorwaarden waar je beslissing invloed op heeft en kijk ook naar de uitstap opties. Hoe en wanneer kun je andere opties pakken en wat is de consequentie als je dat doet. En tenslotte: Houdt altijd rekening met de interne stakeholders en betrek ze in je overwegingen. Je bent niet alleen!

Practice what you preach

Begin met kleine overwinningen om geloofwaardigheid en momentum op te bouwen (het zogenoemde laag hangend fruit), voorafgaand aan grotere, meer risicovolle inspanningen. Doe wat je zegt en maak geen beloftes die je niet kunt waarmaken.

Schat je kansen in

Gezamenlijke inkoopcontracten, indien aanwezig, zijn vaak geweldig maar niet altijd zaligmakend. In sommige gevallen is het juist zinvol om lokale contracten uit te onderhandelen waarbij er meer onderhandelingsmacht bij jou ligt en je de gelegenheid hebt om aanzienlijke besparingen te realiseren, meer dan met gezamenlijke inkoop.

Zo, genoeg voor vandaag. De reacties van vorige week vond ik echt super! En ik nodig je uit om ook deze week weer bij te dragen aan deze bundeling van kennis en ervaring. Ik hoop dat je geïnspireerd bent en blijft en zie graag je reactie in het commentaarveld onderaan de pagina.

Succes en maak het verschil!

Thies