Waarom outlook te kort schiet voor een contractmanager

01 Nov Waarom outlook te kort schiet voor een contractmanager

Inkopers, contractmanagers, verkopers, volgens mij verschillen ze niet zoveel van elkaar. Dat wil zeggen; Ze hebben beiden een commerciële functie en commerciële contacten. Het verschil is, bij de verkoper wordt dit ook als zodanig erkend, bij de inkoper niet.

De meeste verkopers gebruiken een CRM systeem dat hen faciliteert bij het managen van de salescycle. Alles wordt bijgehouden: leads, klanten, contactpersonen, welke gesprekken hebben plaatsgevonden, welke campagnes worden gevoerd, wat er speelt in de markt, strategische waarde van de klant, wat de resultaten waren van bepaalde marketingacties en ga zo maar door. Bovendien is het vaak aan elkaar gekoppeld. Outlook en het CRM-systeem wisselen contacten en emails uit, je kunt je documenten kwijt en je kunt rapporteren.

De reden dat al deze dingen vastliggen en gerapporteerd kunnen worden is dat de verkoper op deze manier maximaal ondersteund wordt om een volledig overzicht te hebben van zijn klant. Nu is zo’n overzicht voor één klant misschien nog wel voor elkaar te boksen in outlook. Het is misschien wel een hoop geklik van email, naar agenda, naar contactpersonen. Nog even een verslag nakijken in word en dan zelf een soort klantkaart maken in Excel. Klinkt mij als een hoop werk. Laat staan als je ook nog al je marketingacties wilt bijhouden, en marktoverzichten wil maken. Ondoenlijk zou je zeggen. Daarom dus een CRM-systeem. Het is vanzelfsprekend.

Waarom outlook te kort schiet voor een contractmanagerWaarom wordt een inkoper en een contractmanager dan wel gedwongen tot die eindeloze hoeveelheid werk in de verschillende office applicaties? Dat leidt onherroepelijk tot hoogspanning. Documenten raken kwijt, het overzicht is weg. Mensen, inkoop en contractmanagement is net zo commercieel als verkoop, alleen aan de andere kant van de tafel! Ze moeten wel min of meer de zelfde zaken bijhouden. Ik zou graag willen weten hoeveel trukendozen er al verzonnen zijn door de verschillende inkopers. Wie heeft er een goed systeem en vooral wie zou er behoefte aan hebben om een goed Supplier Relationship Management  systeem te hebben?  En wat moet dat systeem dan allemaal kunnen?

Graag jouw  reactie.

4 Comments
  • Karel Hoenderdos
    Posted at 15:55h, 01 November Reply

    Een interessante case. Ben jaren professioneel inkoper geweest en nu veelvuldig projectmanager. Op zich is het een open deur: Outlook is geen programma voor contactmanagement. Zelf werk ik naar alle tevredenheid met Filemaker: flexibel, gemakkelijk zelf te bouwen en aan te passen waar nodig. Zeg maar 1000x beter dan Access (wat een drama is dat) en voordeliger dan CMS-systemen.

  • Marcel Bressers
    Posted at 15:55h, 01 November Reply

    Zou het niet zo moeten zijn dat de inkoper over dezelfde informatie beschikt van de verkoper als andersom? Binnen elke organisatie bevindt zich een inkoop- en verkoopafdeling. Als verkopers een CRM systeem hebben, dan… vul de rest zelf maar in. Hoe makkelijk kan het zijn? De vraag is of inkopers zo gebrand zijn op de data van leveranciers. Het zou naar mijn mening zo moeten zijn, maar is dat ook zo? en halen de inkopers informatie op bij hun verkopende collegae?

  • Laurens
    Posted at 15:57h, 01 November Reply

    De meeste ERP leveranciers voorzien op zich wel in een “tegengestelde” CRM oplossingen voor inkopers met daarin Supplier Lifecycle Management, Sourcing en Contract Management applicaties. Zie bijvoorbeeld Oracle

  • Hans Hoogveld
    Posted at 15:57h, 01 November Reply

    Ik vind het grote verschil tussen inkoop en verkoop (heb aan allebei de kanten gezeten overigens) dat de inkoper acteert vanuit een duidelijke beheofte vanuit de organisatie terwijl de verkoper geacht wordt de behoeft te creëren. Het valt me ook op dat de behoeft meer op het gebied van document management lijkt te liggen dan het bewaken van opvolging vann (marketing) acties. Daarmee wil ik niet zeggen dat de inkoper dat niet via een CRM systeem kan doen maar de focus zal dan vooral in het contactendeel zitten en niet zozeer in het pijplijndeel.

Post A Comment