Je krijgt wat je vraagt…

02 Aug Je krijgt wat je vraagt…

Dit is het derde artikel in de reeks van artikelen over de CRICS methodiek voor contractmanagement.
Het eerste artikel ging over het opstellen van de juiste contracten (Contracteren).

Het tweede artikel behandelde het belang van het juist vastleggen van je gegevens (Registreren).

Vandaag wil ik het hebben over het belang van de juiste informatie (Informeren) en over wat ik beschouw als het belangrijkste onderdeel van contractmanagement!

Al tijdens het afsluiten van het contract hou je rekening met de haalbaarheid van je afspraken. Klopt dit niet, kom je tijdens het managen van het contract in de problemen en zal je meer issues op te lossen hebben. Vervolgens zorg je dat het contract duidelijk vastgelegd wordt op een plek waar iedereen bij kan.

Contractmanagement stap 3: Informeren

En dan begint het… Informeren! Aan de juiste mensen de juiste informatie uit het contract vertellen en vragen:

• Wat heb je besproken tijdens de evaluaties?
• Welke verbeteracties worden eventueel ondernomen
• Hoe is de voortgang met betrekking tot lopende issues?
• Wat vindt jouw interne klant er eigenlijk allemaal van?
• En nog veel meer…

Maar informeren gaat over meer. Het gaat namelijk 2 kanten op. Jij zult mensen moeten vertellen waar je mee bezig bent of in ieder geval zorgen dat dat ergens vastligt, zodat je collega’s dat kunnen zien. Andersom geldt hetzelfde. Een relatie managen met een leverancier doe je nooit alleen. Als inkoper of als contractmanager ben je altijd bezig in dienst van de lijn (zoals ik het zie), dus als het goed is vinden er vanuit de lijn ook activiteiten plaats rondom die leveranciers. Vraag er naar. Laat je ook informeren.

“Je krijgt wat je vraagt” is een bekend gezegde. Dus vraag niet te weinig. Menig inkoper zal dit gezegde met name bekend voorkomen uit de onderhandelingsomgeving, maar het geldt ook tijdens de looptijd van het contract. Je wilt samen maximale prestaties neerzetten voor jouw organisatie. En daarvoor heb je ook perfecte leveranciers(relaties) nodig. Dat vereist informatie tussen elkaar, zodat je van elkaar weet waar je mee bezig bent. En het vereist informatie vanuit je leverancier, maar daarover meer in het volgende blog over controleren.

Goede contractmanagementsoftware helpt jou met deze schone taak. Je kunt makkelijk overzichtelijke rapportages genereren, je contacten en verslagen vastleggen en aan anderen laten zien en je kunt zien wat anderen hebben gedaan en besproken. Bovendien is het ook wel eens fijn als jouw interne klant naar jou toe komt, omdat hij een berichtje kreeg dat het contract gaat verlopen toch? Het grote voordeel van reminders. Niet alleen op contracten, maar op alle zaken die zich afspelen rondom die leverancier of dat contracten

Dat wij informeren een van de belangrijkste onderdelen vinden zal intussen wel duidelijk zijn. We hebben er tenslotte niet voor niks een heel systeem voor gebouwd om die visie hierop maximaal te ondersteunen. Software is ervoor gemaakt om het werken gemakkelijk te maken, ook al denkt men wel eens het tegendeel. Het zijn geavanceerde hulpmiddelen om dagelijkse processen te versnellen en te vereenvoudigen. Primair leggen we gegevens vast om te bewerken, maar vooral om er weer samengestelde informatie uit te halen. En met samengesteld bedoel ik vooral dat de invoer vanuit verschillende plaatsen komt om jou als contract manager of inkoper met samengestelde informatie te faciliteren voor de keuze van de beste leverancier.

Het informeren is ook het moeilijkste gedeelte. Ten eerste zijn we vaak geneigd om alles voor onszelf te houden. Het onderdeel informeren druist dus al gauw een beetje in tegen je natuur. Ten tweede vraagt het een ijzeren discipline. Techniek kan een deel van die discipline overnemen. En waar een wil is, is een weg. Wat mij altijd helpt als ik geen zin heb om iets vast te leggen is even terug denken waar ik het voor doe. Het grotere plaatje. We spreken niet voor niks vaak over “een schat aan informatie”. Die schat kun je zelf maken.

Gesproken over informatie, ben ik heel nieuwsgierig welke informatie jij hebt over bovenstaande processtap. Herken je de moeilijkheid of is dit allang onderdeel van je dagelijkse routine? Ik zou het leuk vinden als jij mij hierover wilt “informeren” via het commentaarveld onderaan de pagina.

En vergeet niet om je netwerk erover te informeren via de buttons hier onder.