Posted at 07:00h
in
Software
by Wim van Eck
Het is inmiddels iedereen bekend dat een contract management systeem veel waardevolle voordelen bieden. Maar als ik aan je vraag welke? Veel ervaren mensen komen toch niet zo'n heel eind.
Vandaag en volgende week wil ik je 9 voordelen presenteren van contract management systemen. Deze voordelen zijn vooral gericht op organisaties die professioneel bezig willen zijn met contract management en zich graag onderscheiden op dit gebied.
Standaard contract management processen en procedures
Met een contract management systeem kun je je processen eenvoudig standaardiseren. Je krijgt grip op maverick buying en mede daardoor verlaag je je inkooprisiso's. Doordat je grip krijgt op je maverick buying, krijg je ook weer grip op je aantallen leveranciers, wat automatisch resulteert in hogere bestelvolumes en dus grotere kortingen.
Het netto effect is dat inkoop als geheel meer gaat besparen, niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Er is namelijk meer controle of de besparingen die bij het sluiten van het contract zijn overeengekomen ook echt gehaald worden. Dat is in de praktijk namelijk vaker niet dan wel.
Tezamen met de onduidelijkheid over wat nu het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement, zo onduidelijk kan het ook zijn hoe contractmanagementsoftware nu echt te gebruiken.
Wat ik vaak tegenkom is dat mensen wel werken met een contractmanagementsysteem, maar niet weten hoe de software ook echt het proces ondersteunt. Er zit een belangrijk verschil tussen keurig al je contracten registreren en reageren op de reminders voor het verlopen van het contract, versus het daadwerkelijk managen van de afspraken ín dat contract en bovendien ervoor zorgen dat de software jou een deel van je werk uit handen neemt.