Spreadsheet, goed genoeg voor contractbeheer?

01 Nov Spreadsheet, goed genoeg voor contractbeheer?

Een spreadsheet is nog steeds de onbetwiste leider op het gebied van contractbeheer. Het gebruik van spreadsheets heeft echter ook zijn nadelen, maar willen we die eigenlijk wel weten? Een contract is weer eens onbedoeld verlengd, de reden: een foutieve datum in de spreadsheet. Maar wie is er nu verantwoordelijk voor deze fout? Als we met meerdere personen in deze spreadsheet werken is het niet meer te achterhalen wie de foutieve aanpassing heeft gedaan. Dat is op zich niet zo erg want we hoeven niet naar elkaar te gaan “zwartepieten”, maar het is wel belangrijk dat we met elkaar afspreken hoe we dit soort fouten gaan voorkomen. Helaas zijn spreadsheet fouten bijna niet te voorkomen. Het beveiligen van een spreadsheet levert namelijk in de praktijk ook nogal wat problemen op. Of de hele sheet is niet beveiligd of slechts 1 persoon kan wijzigingen aanbrengen, zodat we niet worden geconfronteerd met onverwachte zaken.

De eerlijkheid gebiedt mij om te zeggen dat ik zelf van nature van de laatste categorie ben. Better safe than sorry.
Maar echt praktisch is het niet. Als er data moet worden toegevoegd of gewijzigd, dan wordt alles per mail doorgestuurd waarna ik zelf de wijzigingen ga doorvoeren. Reden van dit gedrag is simpel; door schade en schande wijs geworden.

Wanneer ga je nu je spreadsheet vervangen door een systeem wat het contractbeheer van je overneemt?
Zelf ben ik van mening dat als je maximaal 50 contracten hebt te beheren, dat een spreadsheet nog voldoet. Worden het er echter meer, dan wordt de kans op fouten groter. Ook ben je dan teveel tijd kwijt met het uitzetten van acties naar andere mensen in verband met contractverlengingen, opzeggingen en dergelijke. Maar is het dan de moeite waard om te gaan investeren in een systeem?

Ik vind uiteraard van wel. Als je er van uitgaat dat je gemiddeld twee uur per week bezig bent met het bijhouden van de spreadsheet, het uitzetten van acties en het monitoren op de voortgang, dan ben je er per jaar dus minimaal honderd uur mee bezig. En dat is een hele conservatieve inschatting. Als we dan uitgaan van een kostprijs per uur van € 40,–, dan kost dit totaal ca. € 4.000,– per jaar.

Als we daarna kijken wat tegenwoordig de kosten zijn van een goede SaaS oplossing, die ook nog eens veel meer functionaliteit bevat voor contractbeheer dan een spreadsheet, dan liggen deze kosten lager dan de huidige interne kosten.

En toch blijft de spreadsheet het meest gebruikt voor contractbeheer.
Wat is jouw afweging om toch de spreadsheet te blijven gebruiken in plaats van te kiezen voor een goedkopere en effectievere manier?