Risicomanagement – wanneer veranderen risico’s?

26 Apr Risicomanagement – wanneer veranderen risico’s?

Als we bezig zijn met het selecteren van de beste leverancier voor een bepaald product of een bepaalde dienst, dan maken we op dat moment in het kader van risicomanagement  een risico analyse. We maken inzichtelijk welke risico’s er mogelijk kunnen optreden en welke maatregelen er nodig zijn. Een en ander uiteraard afhankelijk van de waarschijnlijkheid van optreden van het risico en de impact op het project. Maar wat doen we na de contractondertekening?

Onder inkopers en contractmanagers wordt vaak gezegd dat een goed contract na afloop in de la belandt. Omdat we zo goed zijn geworden in het managen van de relatie hoeven we elkaar niet meer om de oren te slaan met allerlei contractuele verplichtingen. Of we deze nou zijn nagekomen of niet. En ook de benoemde risico’s en maatregelen hoeven we niet meer naar te kijken aangezien we dat onderling oplossen. Maar is dat wel zo handig?

Ik denk van niet. En ik zal ook uitleggen waarom ik dat vind. Het is uiteraard aan te bevelen om bij belangrijke projecten vooraf een risico analyse te doen. En aan de hand daarvan de benodigde maatregelen te definieren. Maar het blijft ten alle tijden een moment opname. De omstandigheden kunnen namelijk best veranderen. En als de omstandigheden veranderen, dan veranderen de mogelijke risico’s dus ook. Het is dus cruciaal dat contractmanagers de risico’s blijven inventariseren gedurende de looptijd van het contract. Dit doen ze niet alleen door logisch na te denken. Er zijn verschillende momenten waarop extra aandacht moet worden gegeven aan de risico’s. Ik zal 4 voorbeelden geven:

1) De periodieke rapportages over voortgang en kwaliteit van een project. Staan er zaken in vermeld die extra risico’s met zich meebrengen, financieel of kwalitatief? En zo ja, let dan ook goed op dat de benodigde beheersmaatregelen duidelijk staan omschreven. Anders loopt het project alsnog uit de hand, terwijl het oorspronkelijke contract zo goed in elkaar zat.

2) Het belang van een goede audit. In ieder contract wordt normaliter vastgelegd dat de inkopende partij het recht heeft om een audit op locatie uit te voeren. Maar hoeveel bedrijven doen dat ook echt? In de praktijk bitter weinig, aangezien de primaire aandacht nog steeds ligt op het realiseren van besparingen. In ons volgende blog zullen we aandacht besteden aan het belang van een goede audit en hoe je dat dan moet uitvoeren. Want als uit de audit blijkt dat de zaken anders liggen dan we dachten, veranderen je risico’s.

3) Je eigen verzekering. Dit wordt nogal eens vergeten. In verzekeringspolissen staat vaak vermeld wat er van de verzekerde partij wordt verwacht om het risico zo veel mogelijk te beperken. En als je dat niet goed doet, dan loop je dus een reeel risico dat de verzekering niet uitbetaald als er iets mis gaat. En dan staat dus ineens de toekomst van het bedrijf op het spel! Let dus goed op wat de verzekering van je eist en pas dat aan in je contract.

4) Changes in een project. Het change management proces is meestal prima ingericht en changes worden keurig behandeld via de Change Advisory Board (CAB). Echter, op het moment dat er goedkeuring wordt gegeven om een change uit te voeren, zul je goed moeten onderzoeken wat voor impact de change heeft op je risico’s. Want hetgeen we oorspronkelijk hebben gecontracteerd, wil na de uitvoering van diverse changes nog wel eens heel iets anders zijn. En daar moet je de risico analyse wel op aanpassen.

Dit zijn wat mij betreft een aantal belangrijke aandachtspunten. Maar er zijn er nog meer. Welke risico’s vindt jij belangrijk om te managen en hoe doe jij dat? Deel je ervaringen met anderen en leer van elkaar.

Wim