Minimale functionaliteit contractbeheersysteem

01 Nov Minimale functionaliteit contractbeheersysteem

Over een eerder blog heb ik diverse vragen gekregen over de minimale functionaliteit van een contractbeheersysteem. Hoewel het gevaarlijk is om hier iets generieks over te zeggen dat voor elke organisatie geldt, ga ik het toch proberen. Wel is het verstandig om van te voren af te kaderen wat er wordt verstaan onder contractbeheer. Hier zijn ook diverse omschrijvingen van maar ik hanteer graag de volgende; “Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagement proces.”

Als we deze definitie aanhouden dan zijn de volgende beschikbare velden en functionaliteiten essentieel:

• Leverancier
direct personal loan
• Contactpersoon
• Contractnummer
• Contractnaam
• Soort contract
• Categorie
• Inkoper
• Contractmanager
• Interne klant
• Startdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn
• Contractwaarde
• Gerelateerd contract (in geval van raamovereenkomst met meerdere deelovereenkomsten
• Status (actueel of beëindigd)
• Contractdocumenten toevoegen
• Automatische reminders voor alle te nemen acties

Dit is een goede basis voor contractbeheer. Maar houdt wel rekening met toekomstige wensen, als je van contractbeheer wil doorgroeien naar contractmanagement. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het monitoren en beheren van Service Level Agreements, vastleggen van voortgangsgesprekken en andere contacten met de leverancier, maar ook flexibiliteit bij het inrichten van het systeem zoals bijvoorbeeld toevoegen van extra velden en extra functionaliteit.
Het spreekt voor zich dat het systeem middels adequate autorisaties de mogelijkheid moet hebben om informatie af te schermen voor bepaalde gebruikers, zodat de informatie alleen beschikbaar is voor degene die er ook daadwerkelijk toegang toe moeten hebben.

Contractbeheer is niet moeilijk, maar wel vermoeiend. Het is al een hele uitdaging om alle gegevens te verzamelen binnen een organisatie, maar het up to date houden van deze informatie is minstens zo’n grote uitdaging. Als je voor je eigen organisatie echt de toegevoegde waarde van contractbeheer (en later contractmanagement) wilt laten zien dan moet je door deze zure appel heen bijten.

Rest mij te zeggen; succes met beginnen!