het verschil tussen contractmanagementsoftware en contractbeheer tools

10 Nov het verschil tussen contractmanagementsoftware en contractbeheer tools

De meeste organisaties laten zich door technologie ondersteunen op het gebied van contractmanagement. Dat kan in meerdere vormen, van een spreadsheet tot een ERP systeem. Ik ontmoet veel mensen die denken dat een ERP systeem ze helpt met contract- en leveranciersmanagement. En datzelfde geldt voor een spreadsheet.  Kijk en daar gaat het, in mijn ogen dus fout.

Contract- en leveranciersmanagement is een opkomend vakgebied. Volgens mij heeft binnen 5 jaar iedere zichzelf respecterende organisatie een contractmanager in dienst heeft. En terecht, want er wordt steeds meer uitbesteedt en uitbesteedde contracten moeten gemanaged worden, anders heeft het geen zin. Maar contract- en leveranciersmanagement is iets heel anders dan contractbeheer en de genoemde oplossingen gaan volgens mij over beheer. Het verschil zit volgens mij in het volgende:

Contractbeheer
Contractbeheer is het vastleggen van contractnummer, -naam, opzegtermijn en start- en einddatum. Als het meezit kun je er het contract zelf bij opvoeren, bij een spreadsheet moet dat vaak apart, in de meeste ERP systemen kan het wel en soms kun je instellen dat je een reminder krijgt als het contract gaat verlopen. Zie hier een fantastische oplossing voor contractbeheer.

Contract- en leveranciersmanagement
Contract- en leveranciersmanagement gaat een stapje verder. Nu kun je in je systeem je financiële gegevens kwijt. Wat waren de behaalde savings? Welk deel van mijn budget zit vast in mijn contracten volgend jaar. Je krijgt intelligente rapporten die de contractwaarde uitrekenen per kalenderjaar. Je krijgt herhalende reminders, net zo lang tot jij je taak hebt afgehandeld. Hoe vaak het herhaald wordt bepaal je zelf uiteraard.

Jouw contractmanagementsysteem ondersteunt je bij het gehele proces. Gaat het contract aflopen, dan gaat een waarschuwing naar de contractmanager. Die besluit of het contract wordt verlengd. Zo ja, gaat een automatische taak naar de inkoper: verlengen aub. Zo nee: beëindigen aub.

Je kunt prestaties vastleggen en managen. Bij een schoonmaakcontract spreek je af dat de ramen iedere 3 weken gezeemd worden. Gebeurt dat ook? Stuur maar een reminder naar de schoonmaker. Laat hij het maar invullen. Of laat iemand intern dat doen, maar belangrijker nog: Rapporteer! In 1 oogopslag al je afspraken rondom het contract op een rij in een overzichtelijk dashboard.

Hetzelfde geldt voor voortgangsgesprekken. Stuur jezelf een reminder als je evaluatie gepland staat voor een bepaald contract of met een bepaalde leverancier. Sla je gespreksverslagen op. Want je kunt zoveel documenten en emails bij het contract opslaan als je wilt.

Je bent nu in staat om een dossier op te bouwen en in dat dossier staat alle contractinformatie gebundeld. Contractdocumenten, bijlagen, prestaties van leveranciers, klanttevredenheidsonderzoeken, mogelijk urenregistratie voor je inhuurcontracten, alles wat je nu als contractmanager houtje touwtje aan elkaar knoopt staat dan overzichtelijk op 1 plek. En het belangrijkste, het staat er niet alleen in, je krijgt het er ook zo weer uit, want daar gaat het uiteindelijk om toch? Een rapportagemogelijkheid. Met enkele klikken de overzichten die je wilt, in plaats van avonden doorbrengen met het aan elkaar knopen van draaitabellen.
En doordat je de toegang tot het systeem met authorisaties kunt afschermen, kun je de informatie uit het systeem aan iedereen ontsluiten die jij maar wilt, maar per rol kun je bepalen wat hij of zij precies ziet. Dat scheelt jou de helft van je tijd in het informeren van de rest van de organisatie.

En dan nu even het commerciële praatje. CRICS® krijgt een nieuw jasje. En natuurlijk niet alleen een nieuw uiterlijk, maar ook een beetje een nieuw innerlijk en daar zijn wij natuurlijk ontzettend trots op. Daar maken wij een feestje van, want het is voor ons een belangrijke mijlpaal. 1 december is het zover. De blog van donderdag 1 december zal dan ook in het teken staan van een speciale aanbieding en een uitnodiging voor de trial. De nieuwe filmpjes zijn dan te vinden in de sidebar, zodat je jezelf gelijk een beeld kunt vormen.

Zo en nu jouw verhaal. Bovenstaand heb ik beschreven wat mijn visie is op het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer. Ben je het ermee eens of faliekant oneens. Kan allemaal en ik hoor graag waarom. Ik zie graag jouw reactie onderstaand en geef vooral ook duimpjes als je de comments van anderen goed vind.

Ik kijk uit naar jouw verhaal.

Thies