De kers op de contract management taart

16 Aug De kers op de contract management taart

Heb jij er wel eens over nagedacht hoe jouw ultieme contract management systeem er uit ziet?

Vast wel. Vrijwel elke contractmanager heeft daar wel een beeld bij.

Maar hoe komt het dat bijna iedereen wel een idee heeft en toch maar zo weinig mensen daar werk van maken?
Dat komt omdat er maar weinig mensen zijn die het heft in eigen hand nemen.

Het laatste artikel in de reeks van artikelen over de CRICS methodiek gaat over Systeemondersteuning.
De afgelopen weken hadden we het over opstellen van de juiste contracten (Contracteren), juist vastleggen van je gegevens (Registreren), het belang van de juiste informatie (Informeren) en over de vinger aan de pols houden (Controleren). Systeemondersteuning is het deel dat het makkelijk, overzichtelijk en behapbaar voor je maakt.

Systeemondersteuning is grofweg op te delen in 3 onderdelen:

1. contract registratie
2. contract management
3. management van de totale contract life cycle

Contract registratie

Als je een tool aanschaft voor contract registratie, krijg je grofweg inzicht in de volgende 4 zaken:

1. Met welke leveranciers je zaken doet
2. Welke contracten er lopen bij die leveranciers
3. Wie verantwoordelijk is voor die contracten
4. Wanneer de contracten aflopen (met behulp van een reminder, meestal per email).

Als je geluk hebt kun je ook nog een document opslaan. Je hebt dan dus ten opzichte van een spreadsheet 3 voordelen:

1. Reminders – Dat scheelt jou dus weer tijd en geld, want je contracten verlopen niet meer doordat je vergeten bent in je spreadsheet te kijken.
2. Alle informatie op 1 plek en niet meer een combinatie van een contract in een la en een beveiligde spreadsheet, omdat je als de dood bent dat iemand cruciale informatie per ongeluk verwijderd uit het bestand. Je kunt de informatie nu dus veilig delen.
3. Een heel betaalbaar en veilig alternatief voor je spreadsheet

Contract management

Met contract management ga je een stap verder. Je bent nu aan het managen en dat vraagt iets anders van het systeem. Je wilt als het goed is ook meer delen met anderen en vastleggen voor jezelf. Denk hierbij aan:

• Voortgangsgesprekken – zowel reminders, als ook bijvoorbeeld de verslagen
• SLA’s – vastleggen van KPI’s en natuurlijk geautomatiseerd meten. Daarbij betrek je natuurlijk ook je leverancier in een afgeschermde omgeving.
• Je kunt taken toewijzen aan jezelf of aan anderen en zo samen zorgen dat alles wat in het contract is afgesproken ook daadwerkelijk gebeurt.
• En omdat je ook meer gegevens uit het contract kunt en wilt vastleggen, kun je bijvoorbeeld ook kijken naar de uitnutting van het contract.

Alles wat je invoert in het systeem, kun je er weer als samengestelde informatie uithalen.

• Daardoor wordt je werk naar het MT makkelijker, want je kunt heel eenvoudig je resultaten inzichtelijk maken.
• Je gesprekken met je leverancier worden een stuk makkelijker, want je weet zelf beter wat er voorheen besproken is, omdat alles op een makkelijk inzichtelijke plek vastligt.
• En je hebt natuurlijk in 1 oogopslag zicht op de performance ontwikkeling.

Contract lifecycle

En dan heb je nog de echte ‘die hards’.

Als je eenmaal bezig bent om je gegevens gedegen vast te leggen en je eerste weerstand op software overwonnen hebt, zul je langzamerhand gaan merken dat je die software eigenlijk best handig vindt. Je kunt lekker snel bij je informatie en het heeft je ongemerkt toch ook een hoop werk uit handen genomen. Dat is het moment dat je gaat nadenken over hoe het je nog meer zou kunnen helpen.

Contactpersonen

Een van de dingen die je zult merken is dat je behoefte hebt aan een plek om je contactpersonen vast te leggen. Natuurlijk liggen ze vast in outlook, maar in outlook manage je niet je leveranciers.

Je hebt daar inmiddels meerdere relaties opgedaan en ook je collega’s of op zijn minst je baas zal wel een praten met bepaalde mensen bij de leverancier. Wel fijn om te weten als je baas net ophangt met de man die jij nu slecht nieuws moet brengen. En sowieso wel fijn om te weten wie welke contacten heeft daar. Zo kom je namelijk nog eens op innovatieve (samenwerkings)ideeën.

Of wat dacht je van centraal inzicht in de communicatiematrix? Escalatieniveaus? Etc.

Tracken en tracen van contracten

Een ander probleem wat je zult ontdekken is dat het soms wel erg lang duurt om contracten getekend te krijgen. Zodra het van jouw bureau af is, ben jij het zicht op het contract kwijt. Wie moet je nu rappeleren?

Hoe zou het zijn als het contract helemaal digitaal tot stand komt? Dan kun je invloed uitoefenen op de gehele approvalflow van achter je bureau. Je kunt iedereen rappeleren. Ieder zet zijn ‘vinkje’ en de gedigitaliseerde handtekening komt ook nog op het uiteindelijke contract document als je dat wilt.

Uit een centrale documenten bibliotheek kun je zelf met gestandaardiseerde templates contracten samenstellen. Als het goed is krijg je zelfs standaard contracttemplates mee vanuit de softwareleverancier.

Klanttevredenheidsonderzoek

Een leverancier kan op papier uitstekend presteren. Maar als bijvoorbeeld de chauffeur van die leverancier geen fijne man is, is de interne beleving bij die leverancier vaak schrikbarend slecht. Misschien zelfs wel reden om weg te gaan.

Als je het niet vraagt, kom je er ook niet achter. Daarom is het wel fijn als je zowel op harde kenmerken (SLA’s) kunt meten, als op de zachte (beleving van je interne klant).

Groeien

Er zijn nog legio functionaliteiten te noemen waar de doorgewinterde professional mee zou willen werken, maar ik verwacht dat de boodschap wel helder is. Zoveel behoeftes er zijn in het proces, zoveel software is er mogelijk om te ondersteunen.

Ik spreek regelmatig mensen die enorm enthousiast zijn over onze CRICS Professional. Een enorm uitgebreid pakket. Maar als je nog bezig bent met het inregelen van je contract management proces, dan vertel ik de mensen ook dat dit in sommige gevallen gewoon overkill is. Je overlaadt jezelf en je collega’s met functionaliteit, terwijl je er goed aan doet om in de software te groeien. Je groeit tenslotte ook in je proces.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaring met contract registratie / contract management software.
Zijn ze positief of negatief en waarom? Of heb je hier misschien een vraag over?

Laat een bericht achter in het commentaarveld onderaan deze pagina en vergeet niet om dit artikel te delen met je netwerk. Je doet er ongetwijfeld iemand een plezier mee.