Contractmanagementsoftware: hoe NIET te gebruiken

24 Nov Contractmanagementsoftware: hoe NIET te gebruiken

Tezamen met de onduidelijkheid over wat nu het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement, zo onduidelijk kan het ook zijn hoe contractmanagementsoftware nu echt te gebruiken.

Wat ik vaak tegenkom is dat mensen wel werken met een contractmanagementsysteem, maar niet weten hoe de software ook echt het proces ondersteunt. Er zit een belangrijk verschil tussen keurig al je contracten registreren en reageren op de reminders voor het verlopen van het contract, versus het daadwerkelijk managen van de afspraken ín dat contract en bovendien ervoor zorgen dat de software jou een deel van je werk uit handen neemt.

Een klein beetje uitleg over software is dus wel op zijn plaats.
Geregeld komt het voor dat men een verlopen contract beëindigd in het systeem en dat vervolgens een nieuw contract wordt opgevoerd bij dezelfde leverancier. Contractmanagementsoftware is zodanig opgebouwd dat je een contract, met al zijn eigenschappen, kunt invoeren. Bij het verlopen van het contract krijg je een reminder. Om het overzicht te bewaren is het fijn dat je een dossier kunt opbouwen. Bij het verlopen van een contract kun je daarom in het systeem het contract verlengen. Het systeem zorgt er dan voor dat alle betrokkenen, zowel contractmanager als inkoper, worden betrokken bij de verlenging, middels het verzenden van de juiste reminders op het juiste moment. Er wordt een nieuwe termijn toegevoegd aan de contracthistorie en je kunt eventuele nieuwe afspraken registreren. Binnen 1 contract kun je al je wijzigingen, voortgangsgesprekken, notities en documenten bijhouden en zo hou je alle informatie rondom dat contract overzichtelijk bij elkaar. Natuurlijk werkt het ook om een nieuw contract aan te maken, maar zo raakt je informatie versnipperd en dat levert je uiteindelijk vooral nadelen op.

Dan de documenten. Contracten verwijzen naar elkaar in een bepaalde hierarchie. Verschillende deelcontracten verwijzen naar 1 raamcontract. Om de grote hoeveelheid documenten inzichtelijk te houden is het noodzakelijk om het raamcontractdocument op te slaan bij het raamcontract en het deelcontract bij het deelcontract. Spreekt misschien voor zich, maar het gebeurt geregeld dat het raamcontract op 2 plaatsen wordt opgeslagen, zowel bij het raam-, als bij het deelcontract. Dit lijkt wellicht handig want zo kun je er lekker snel bij als je met het deelcontract bezig bent. Het probleem ontstaat wanneer een van je collega’s deze handigheid niet kent, een nieuw raamcontractdocument opvoert bij het raamcontract, maar ‘vergeet’ om het document ook te vervangen of toe te voegen bij het deelcontract. Nu is een discrepantie ontstaan waar sommigen niet eens notie van nemen. De gevolgen kunnen echter desastreus zijn, als men uit verschillende documenten verschillende informatie communiceert met de leverancier. Als je maar 10 contracten managed is het misschien nog wel te managen. Als je een paar honderd contracten managed wil je écht je data gestructureerd houden. De software is ook zo gemaakt dat dit makkelijk wordt. Het enige wat je hoeft te doen is het juiste bestand bij het betreffende contract op te slaan. Alle contracten zijn gelinkt met elkaar en dus 1 muisklik van je verwijdert.

Dan de reminders en taken. Het systeem herinnert je niet alleen aan verlopen contracten. Het helpt je om jouw contracten en leveranciers te managen. Dit betekent dus voortgangsgesprekken inplannen, milestones rapporteren in geval van projecten, gespreksverslagen opslaan, KPI’s managen, rapportages van je leverancier opslaan, leveranciersbeoordelingen uitvoeren en opslaan,  herinneringen opslaan, zoals: niet vergeten om hans te bellen over … Het is eigenlijk CRM voor de inkoop- en contractmanager. Ook wel SRM genoemd.

En tot slot rapporteren: wat je erin stopt moet er makkelijk weer uit. En dan bedoel ik niet alleen dat je wilt weten welke contracten de komende 3 maanden aflopen. Contractmanagementsoftware is uiteraard ook bedoeld om bijvoorbeeld SLA rapportages te draaien. Hoe heeft mijn leverancier de afgelopen 3 maanden gepresteerd op de punten x, y en z? Welk deel van mijn budget zit er vast in contracten in 2012 en 2013? En dat dan uitgerekend per kalenderjaar. En wat krijg ik de komende week allemaal voor mijn kiezen. Niet alleen aflopende contracten, maar alle taken die je te wachten staan. Als jij jouw contractmanagementsoftware goed gebruikt, managed het jouw hele proces en beheert het niet alleen de einddatum van je contract.

Welnu, ik ben heel benieuwd of deze informatie nieuw voor je is of juist niet. Heb je nog iets toe te voegen uit je eigen ervaring? Wat zijn voor jou de grote voordelen? Plaats hieronder jouw commentaar en deel deze blog in je netwerk op linkedin, facebook en twitter als je de informatie nuttig vindt.

Bedankt voor je bijdrage en succes met jouw contractmanagement.

Thies

PS: We zijn bezig om een gratis contractmanagementhandboek te bouwen, niet alleen gebaseerd op onze eigen ervaring, maar vooral ook gecombineerd met de kennis van iedereen die er verstand van heeft. Het is een serie van 5. Lees hier alvast de eerste drie en draag ook bij. Wij bundelen straks het resultaat en uiteraard verschaffen we jou direct een exemplaar.

Het gratis contractmanagementhandboek – Inrichten programma

Het gratis contractmanagementhandboek – huidige stand van zaken

Het gratis contractmanagementhandboek – Welke toekomst streven we na?