Contract Management, welke waarde voegt het toe?

19 Jan Contract Management, welke waarde voegt het toe?

Uit de vragen over contract management die we hebben gekregen op het verzoek van mijn collega Thies Kuijlman om onderwerpen aan te dragen waar jullie meer over willen weten, heb ik deze gekozen; “Hoe maak je een bedrijf duidelijk wat contract management is en waar je primair waarde toe gaat voegen door daar van de chaos een waardevol product neer te gaan zetten”.

Deze vraag komt regelmatig voorbij. Vooral ook in afgeleide vorm zoals bijvoorbeeld; “Het management neemt contractmanagement niet serieus” of het welbekende “Ze zien de toegevoegde waarde wel maar ik weet niet hoe ik de businesscase moet rond krijgen”. Allemaal hele legitieme vragen waarop het antwoord vaak best lastig is.

Echter, binnen welke organisatie dan ook zijn er een aantal zaken die eigenlijk altijd hetzelfde zijn. En daardoor kun je die dan ook gebruiken om je management te overtuigen van het belang van contract management, ongeacht waar je werkzaam bent.

In een aantal stappen kun je de noodzaak duidelijk maken:

1)  Leg uit waar contractmanagement over gaat. Namelijk over het maximaal toevoegen van waarde van een contract, versus het minimaliseren van allerlei risico’s binnen je bedrijf. Dit wisselt per bedrijf en per contract, dus dat zul je zelf in moeten vullen.

2)  Leg uit dat goed contract management begint met consistent contractbeheer. Contractbeheer is het registreren van al je contracten, inclusief start- en einddatum. Ik ga er dus van uit dat je al een consistent overzicht hebt van je contract(en) en leveranciers. Deze 2 termen worden regelmatig met elkaar verward, dus onthoudt het goed: beheer gaat over registratie, management gaat over geld verdienen.

3)  Attendeer het management op de vastgestelde inkoopstrategie. Het mooie is namelijk dat als je de inkoopstrategie goed wilt uitvoeren, je contract management absoluut nodig hebt. Immers, als je niet weet hoe je huidige leveranciers presteren, dan weet je wel dat als er problemen zijn met de huidige leverancier, je die met de volgende leverancier ook weer zult hebben. Contractmanagement is namelijk cruciaal in het continue proces van verbeteren van de prestaties en samenwerking met je leveranciers. Conclusie; als je de huidige leveranciers niet evalueert, dan krijg je waarschijnlijk ook nooit betere leveranciers dan je nu hebt. En als je nu wel leveranciers hebt die prima presteren, maar je weet dat niet, dan wissel je misschien ten onrechte van leverancier.

4)  Zorg voor bewijs. De macht van grote en gerenommeerde bedrijven, zoals bijvoorbeeld Gartner of Aberdeen Group doet vaak wonderen bij het management. Deze instellingen monitoren al jaren de (veel te trage) vorderingen van bedrijven op het gebied van contract management. Ook zijn in deze rapporten benchmark gegevens te vinden over de voordelen die professioneel contractmanagement heeft voor je bedrijf. Om enkele concrete voorbeelden te noemen uit een rapport van de Aberdeen Group:

-Inkoopkosten: 2-7% lager.

-Kortingen en bonussen: 25-30% beter

-Administratieve kosten: 25-30% lager.

Je ziet het, zelfs met bovenstaande simpele gegevens kun je voor je eigen bedrijf / instelling makkelijk een business case opstellen en verdedigen.

Dus ik zou zeggen, ga aan de slag en laat me weten of het gelukt is. En als het niet lukt, dan mag je mij jouw business case sturen en help ik je.

Wim