Contract management systeem: 10 tips voor succes

06 Sep Contract management systeem: 10 tips voor succes

Als contract manager herken je ongetwijfeld de behoefte aan een goed contract management systeem.

Een vaak gehoorde klacht is: “Ik wil het wel, maar het management wil geen budget vrij maken“!

De voordelen van een contract management systeem zijn voor iedereen overduidelijk, behalve soms voor de manager. Het is geen kwestie van niet willen. Hij ziet gewoon het voordeel niet.

De keuze voor een contract management systeem is gewoon een kwestie van marketing. De juiste boodschap aan de juiste persoon op het juiste moment.

De juiste persoon kan ik je niet mee helpen, die weet je waarschijnlijk zelf beter dan ik. Het juiste moment, daar ga je onderstaand wel iets over vinden. En de juiste boodschap…. Tja, lees vooral verder en oordeel zelf of het je helpt.

Statistieken

Aberdeen Group heeft onderzoek gedaan naar de voordelen van een contract management systeem. Do I need to say more?

Maak geen overhaaste beslissingen

Zorg dat je voorafgaand aan een project of systeembeslissing alle informatie hebt die nodig is voor het maken van de juiste keuze. Maak een overzicht van de huidige processen, compliancy, maak een sterkte/zwakte analyse. Zorg dat je alle competenties van alle gebruikers duidelijk heb. Stemt dat overeen met hoe je wilt dat het gebruikt gaat worden? Laat je anders voorlichten door experts. Start with the end in mind.

Koppel je business case aan een actueel probleem

Contracten raken alle onderdelen van de organisatie. Het stopt niet bij inkoop, ook al denken sommigen dat. Legal, finance en ook logistieke afdelingen moeten bij de informatie kunnen en informatie kunnen toevoegen! Het is vaak ontzettend lastig om alle handen van alle verschillende afdelingen op een buik te krijgen. Een actuele crisis, denk aan:

1. SOX compliance
2. Inkomstenderving
3. Kosten die niet gemaakt hadden hoeven worden

maakt dit vaak al een stuk makkelijker.

Maak het probleem zo groot mogelijk. Zet daar het enorme risico naast van niet overgaan op het beoogde systeem en eventuele extra kosten die jullie gaan maken als je nu niet aan de slag gaat. Lukt het je om dit overzichtelijk rond te krijgen heb je iedereen op je hand.

Zorg voor top-down backup

Top-down werken is altijd makkelijker dan bottom-up. Dat geldt ook bij het aanschaffen van contract management systemen. Directie en MT kunnen ook makkelijker beslissen of een systeem aansluit bij processen en doelstellingen. Als de directie met je meeloopt kom je makkelijker door plafonds als:

• tegenstijdige belangen
• Budgetbeperkingen
• Interne weerstand. Je kunt problemen voor zijn.

Het verkrijgen van de uitvoerende ondersteuning zal helpen tegen de tegenstrijdige agenda’s, budgettaire beperkingen, en afkeer van veranderen voordat ze problemen.

Elke afdeling heeft verschillende belangen:

• Legal hamert vooral op aansprakelijkheid
• Finance over kosten en rapportages
• Sales over impact op bestaande processen
• IT over impact op bestaande infrastructuur (daarom is SaaS zo handig)

Als jij het Senior management op je hand hebt, zijn jouw discussies met deze afdelingen een stuk makkelijker.

Definieer meetbare doelstellingen

Zoals eerder beschreven, moet de invoering van een contract management systeem gepaard gaan met aanzienlijke voordelen. Voordat het systeem wordt geïmplementeerd, moeten er duidelijk meetbare doelstellingen worden gedefinieerd voor bijvoorbeeld:

• kosten
• te verwachten prestatieverbetering
• lagere risico’s
• lagere operationele kosten
• etc.

Terug naar de basis

De basis van een contract management systeem is:

• De centrale opslag van documenten
• Bijhouden van relevante gegevens
• Rapportages
• waarschuwingen

Het zijn niet de toeters en bellen die het em doen!

Een gefaseerde aanpak van contract management zorgt voor de snelste implementatie en ROI.
Als je de volgende fasen doorloopt zit je eigenlijk altijd goed:

1. Zorg eerst voor centrale opslag van documenten en gegevens en regel je reminders
2. Ga je procesworkflows toevoegen, als ook monitoring van prestaties en reminders op overige taken
3. Ga dan uitbreiden naar contracten genereren en tracken en alle andere mogelijkheden voor samenwerking

Nog een leuk weetje van de Aberdeen Group. 20% van de waarde en ROI uit de meest uitgebreide contract management systemen wordt gehaald uit de centrale opslag en ontsluiting van je basisdata.

Blijf bij jezelf

Definieer van tevoren een duidelijke scope en hou je daaraan. Niets kan een project makkelijker de kop indrukken dan je eigen gezwabber. En dat geldt zeker voor een contract management systeem.

1. Begin met het controleren van de huidige processen, systemen. Stel mogelijke problemen vast.
2. Bepaal dan wat de basisprincipes van het proces, het systeem en de controles moeten worden. Gebruik dit als basis voor je functionele eisen.

Dit vormt de basis van het projectplan. Hou je eraan en je weet zeker dat de oplossing op tijd en binnen budget wordt geïmplementeerd. Het grote voordeel daarvan is dat als je gebruikers beginnen, de eerste ervaringen goed zijn en dat gaat je zeker helpen in de verdere adoptie van het systeem.

Maak iemand verantwoordelijk

Een project kan pas succesvol zijn als iemand het zich toeëigent. Maar dat niet alleen. Een contract management systeem – op de juiste manier gebruikt – heeft impact op heel veel afdelingen en personen. Daarmee heb je dus ook te maken met veel verschillende standpunten. Dat betekent tevens verhoogde kans op interne weerstand.

2 tips om dit goed te managen:

1. Maak iemand, die vertrouwd is met de doelstellingen en inhoudelijk goed is, verantwoordelijk. Geef die persoon ook mandaat voor harde beslissingen.
2. Vermarkt je doelstelling. Weerstand is vooral weerstand tegen het onbekende. Ga dus vooral met een echte marketeer praten en onderneem acties om mensen ‘in the mood’ the brengen van jouw doel. Laat ze er verliefd op worden. Oftewel: informeer, communiceer en blijf volhouden. Assertief, maar beleefd.
3. Zorg voor betrokken en vooral bevlogen trainers on the job. Niet in een of ander lokaatje. Samen DOEN en lekker fouten maken in een veilige setting.

Creëer een gebruikersgroep.

Men wil graag gehoord worden. Een verantwoordelijke die de dagelijkse beslissingen neemt is goed. Maar daarna is het vooral belangrijk dat je luistert. Software moet passen bij het proces, niet andersom. En wat de verhalen ook zijn, specialistische software is flexibel genoeg om in alle wensen te voorzien, zonder problemen. Stel een gebruikersgroep samen, waarin alle typen gebruikers, van alle afdelingen gerepresenteerd worden.

In het begin zal er veel te klagen zijn. Dit heeft ook te maken met gewenning. Het is vaak moeilijk aan te nemen dat sommige dingen op een nieuwe manier écht beter kunnen werken dan op de oude manier. En soms werken dingen ook echt niet goed. Als je hier dedicated een specialist op zet voor de periode van een maand, zal je zien dat de meeste gebruikers na een maand blij zijn.

Vergeet dit ook niet te vermelden. Onthoudt: vermarkt je product. Stuur interne mailings of open een intern forum. Laat mensen openlijk zeggen wat er slecht is. Maar vergeet niet ook groots te communiceren wat de eerste resultaten zijn. Start superintensief en bouw het langzaam of tot je eens per kwartaal of half jaar een constructief verbeteroverleg hebt. Met gebruikers, initiatiefnemers en softwareleverancier bij elkaar.

Gebruik templates

Het contract management systeem moet jou in staat stellen standaard contracten en standaardclausules te maken en vast te leggen in een template. Als je geluk hebt krijg je al standaard sjablonen voor je verschillende categorieën aangeleverd vanuit de software leverancier. Dit helpt vaak goed in het begin. Goede begeleiding en voorbeelden die je kunt kopiëren en aanpassen naar eigen wens en behoefte.

Zorg dat de contracten aangeleverd worden door procurement – in samenwerking met legal. Deze vorm van standaardisatie dient vooral het gemak van de gebruiker. Deze kan daadwerkelijk beter en sneller werken. Meer werk, met minder inspanning. Kijk, en als je dáár bent aanbeland, zit je op een niveau, waar hier in Nederland bijna geen voorbeelden van te vinden zijn.

Heb je hier vragen over? Stel ze dan gerust in het commentaarveld onderaan de pagina. Opmerkingen zijn uiteraard ook van harte welkom.

Succes!

Thies