Contract management software, waarom aanschaffen?

29 Mar Contract management software, waarom aanschaffen?

Waarom investeren in contract management software?

De vraag waarom je contract management software aan zou schaffen is diverse keren gesteld. Dit naar aanleiding van de blog van Thies wil je mij even helpen?

Toch merk ik dat mensen vaak lang worstelen met deze vraag. Want gaat contract management software me wel opleveren wat ik er van verwacht? En welk systeem zou ik dan moeten kiezen?

In mijn eerdere blog minimale functionaliteit contractbeheersysteem heb ik al omschreven aan welke eisen een contractbeheer (dus geen contract management!) systeem moet voldoen. De minimaal benodigde velden zijn:

• Leverancier
• Contactpersoon
• Contractnummer
• Contractnaam
• Soort contract
• Categorie
• Inkoper
• Contractmanager
• Interne klant
• Startdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn
• Contractwaarde
• Gerelateerd contract (in geval van raamovereenkomst met meerdere deelovereenkomsten
• Status (actueel of beëindigd)
• Contractdocumenten toevoegen
• Automatische reminders voor alle te nemen acties

Maar let op, dit zijn slechts de minimaal benodigde velden voor een contractbeheersysteem. Het is belangrijk om in deze fase al te definieren hoe hoog het ambitieniveau voor contractmanagement uiteindelijk is. Want het zou jammer zijn als je nu investeert in een systeem waar je over twee jaar niet meer mee uit de voeten kunt. Het moet dus mogelijk zijn om door te groeien van contractbeheer, via contractmanagement, naar overall leveranciersmanagement. Zonder dat je er direct aan het begin van het groeiproces een kapitaal voor hoeft te investeren. Want als je begint met contractbeheer heb je een relatief eenvoudig systeem nodig. En dan is het zonde om direct een uitgebreid software pakket aan te schaffen. Gelukkig biedt tegenwoordig iedere moderne leverancier de mogelijkheid om klein te beginnen en daarna door te groeien. Dus niet direct de volle mep betalen, maar alleen die functionaliteit betalen die je op dat moment nodig hebt.

En nu heb je dus ook direct de reden te pakken waarom je serieus zou moeten overwegen om in contract management software te investeren. Op dit moment is wellicht je spread sheet nog voldoende, maar als je later door wilt ontwikkelen, dan ontkom je er niet aan om het proces te automatiseren. De hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden is namelijk veel te omvangrijk om handmatig bij te werken en bij te houden. In mijn blog, waarom prestatie meten zo belangrijk is, heb ik een voorbeeld gegeven van waarom je prestaties meet. Maar zodra je dat voor alle belangrijke contracten gaat doen, en ook nog op verschillende Key Performance Indicators (KPI’s), dan moet er een heleboel informatie worden verwerkt. En die informatie kan beter direct in een systeem worden ingelezen. Dan is het voor iedereen beschikbaar en heb je niet allemaal papierwerk dat naar je wordt opgestuurd. Met als gevolg grote stapels papier op je buro. Nog goed voor het milieu ook! Gelijktijdig bouw je op deze wijze een accuraat dossier op, zonder enige moeite, en het systeem helpt je om niets te vergeten. En last but not least; zeg eens eerlijk hoeveel tijd je nu echt kwijt bent aan het maken van je rapportages? Elke maand weer alle gegevens verzamelen, bundelen, en tenslotte nog op een visueel aantrekkelijke manier presenteren? Ik denk dat als je gaat meten hoeveel tijd je daar aan kwijt bent dat je nog behoorlijk zult schrikken! Terwijl je het ook met een eenvoudige druk op een knop kunt realiseren.

En echt als allerlaatste de onvermijdelijke vraag; hoe krijg ik mijn business case rond? Persoonlijk vind ik dat deze vraag inmiddels is achterhaald. Hoewel ik in het verleden vaak heb meegeholpen aan het “rondbreien” van de businesscase, zijn de kosten van een contract management systeem inmiddels zover gedaald, dat het helemaal geen argument meer kan/mag zijn.

Wim