Contractmanager voor het leven

01 Nov Contractmanager voor het leven

Is contractmanagement nou een vak of is het een manier van leven?
Dagelijks zijn we bezig met het managen van contracten en leveranciers. Er wordt eerst stevig onderhandeld over SLA’s en KPI’s en na ondertekening moet het proces gaan lopen van controleren van de gemaakte afspraken. Maar wat als deze afspraken niet worden nagekomen?

Met mijn kinderen heb ik soortgelijke uitdagingen. Ik spreek met ze af wanneer en hoe lang ze achter een willekeurig scherm mogen zitten (TV, Nintendo DS, Playstation of laptop). Verder maken we samen duidelijke afspraken hoe laat ze thuis zijn na het buitenspelen, hoeveel tijd er wordt besteed aan het huiswerk en ga zo maar door.

De uitdaging begint op het moment dat ik het ga controleren. Er blijkt toch iets meer tijd achter een scherm doorgebracht te zijn. Dit blijkt uiteraard ten koste te zijn gegaan van de tijd die aan het huiswerk wordt besteed en ik ben ook nog vrij regelmatig tijd kwijt met het zoeken van buiten spelende kinderen. Maar om ze daarvoor nu direct te straffen? Het effect van straf is meestal dat ze gaan zitten mokken op de bank en de sfeer onder het eten ook niet heel gezellig te noemen is. Dus daar zit niet direct de oplossing. Wat ik wel doe is met de kinderen in gesprek gaan en uitleggen waarom bepaalde afspraken zijn gemaakt. Belangrijk aan het maken van afspraken is dat beide partijen zich er aan houden want anders heeft het geen zin om de afspraken te maken. Daarna spreken we gezamenlijk af of de afspraken redelijk zijn, hoe we gaan controleren dat iedereen zich aan de afspraken houdt en welke sancties er gaan volgen als ze herhaaldelijk niet worden nagekomen.

En hier zit volgens mij de directe koppeling met de werkomgeving.
Maandelijks kunnen we in mooie rapporten lezen welke SLA’s en KPI’s zijn gehaald en welke niet. Daarna zoeken we in het contract op wat de juridische consequentie daarvan is (lees: welke boete?) en incasseren we direct het boetebedrag.
Maar is het niet veel beter om open in gesprek te gaan met de leverancier? Gezamenlijk te bespreken wat de oorzaken zijn geweest en hoe we dat in de toekomst kunnen voorkomen. Waarna we afspreken welke stappen er gezet moeten worden om herhaling te voorkomen. En dat als inderdaad blijkt dat het niet meer voorkomt, dat we dan besluiten om het boetebedrag te laten vervallen.  Op die manier zijn partijen gezamenlijk bezig met verbeteringen en dit komt de uiteindelijke levering ten goede.

Contractmanager ben je dus niet alleen op je werk maar ook thuis. En zo ben je contractmanager voor het leven…