Waarom Contract management? Een concreet voorbeeld

03 Feb Waarom Contract management? Een concreet voorbeeld

Wie kent de vraag niet: waarom zou ik iets gaan doen met contract management? En in vervolg daarop, waarom zou ik daar software voor gebruiken?

Dan het antwoord: Tja, dat is best lastig want daar zijn heel veel verschillende antwoorden op. Het hangt met name af van wat je wilt. Puntje bij paaltje weet niemand het echt, dus “kletsen we allemaal maar een eind in de rondte”. Het is ook moeilijk om je vinger er op te leggen. Maar vandaag dacht ik; “laat ik nou eens een concreet voorbeeld geven van een grote organisatie die niets deed met contract management en de redenen om er wel mee te beginnen. Dan zijn er nog legio andere redenen, maar dit is vast 1 concreet antwoord.

Een concreet voorbeeld van contract management

Goed, ik heb het hier over een grote organisatie, met wereldwijd enkele tientallen vestigingen. Deze vestigingen sluiten lokaal contracten af. Regelmatig worden locaties gekocht of verkocht en het ontbreekt aan inzicht in de verplichtingen van die locaties. Soms worden hele bedrijfsonderdelen verkocht of gekocht en ontbreken alle verplichtingen voor die organisatie. De afdeling die nu het meeste last heeft van slecht contract management is dus niet Procurement maar Finance. Bij elke verkoop of acquisitie is het min of meer een gok wat de financiële consequenties zullen zijn aangezien men niet precies weet wat leveranciers misschien nog komen halen. Men kan dus niet eens een reële inschatting maken of een verkoop altijd wel zo rendabel is als verwacht. Dan komen er hele dure consultants om alle verplichtingen inzichtelijk te maken. Een paar ton Euro is dan zo uitgegeven. Natuurlijk zijn er meer dan alleen financiële afwegingen voor een dergelijke beslissing, maar het is toch altijd wel prettig om te weten wat de financiële impact is van een beslissing. In het bijzonder op holdingniveau is er dus behoefte om organisatiebreed en over alle business units heen inzicht te krijgen in de verplichtingen. Het probleem is dat contract management een dusdanig omstreden term is, dat men eigenlijk niet eens zeker wist of hier de oplossing zou zitten.
Ik denk niet dat ik hoef uit te leggen dat het hier zin heeft om contractinhoudelijke informatie met een druk op de knop te kunnen ontsluiten en de financiële impact te kunnen weergeven van aan- en verkoopbeslissingen. Dit was dan ook de belangrijkste reden om de stap naar contract management te zetten. De organisatie is inmiddels in staat om per continent, regio, land, vestiging en afdeling de verplichtingen te rapporteren en is dus geholpen met het initiële probleem.

En nu?

De vervolgstap die ze moeten gaan maken is de stap naar professioneler contract management en vooral ook leveranciersmanagement. Er is namelijk nog een grote winst te behalen. Door specifiek inzicht te krijgen in de prestaties van leveranciers, kunnen ze bij het samenvoegen van locaties, aan- en verkoop beter besluiten welke leveranciers ze moeten aanhouden. Ze kunnen namelijk direct inzicht krijgen in de best presterende leveranciers. Dit heeft tot gevolg dat ze niet alleen hun huidige verplichtingen inzichtelijk kunnen maken, maar dat ze toekomstige verplichtingen, bewust kunnen gaan kunnen gaan sturen, vooral op betrouwbaarheid. Dit heeft weer een sterk positief effect op je risico’s en zo kun je dus in een periode van circa 5 jaar groeien van niets naar contract management op het hoogste niveau. Daarbij zeg ik wel dat dit niveau nu nog niet bereikt is, maar de organisatie is er ambitieus genoeg voor.

Nu hoop ik natuurlijk dat door dit voorbeeld zo concreet te maken, dat er mensen zijn die zichzelf of hun organisatie hierin herkennen. Als je andere mensen kent die iets hebben aan dit verhaal, deel het dan via facebook, twitter of linkedin, via de knoppen boven de tekst.

Herken jij jezelf hierin, hoe pak jij dit op binnen jouw organisatie? Welke stappen hebben jullie gemaakt om succesvol te worden of welke stappen overwegen jullie om te nemen? Ik zie je reactie graag tegemoet.

Thies