9 voordelen van een contract management systeem

23 Aug 9 voordelen van een contract management systeem

Het is inmiddels iedereen bekend dat een contract management systeem veel waardevolle voordelen bieden. Maar als ik aan je vraag welke? Veel ervaren mensen komen toch niet zo’n heel eind.

Vandaag en volgende week wil ik je 9 voordelen presenteren van contract management systemen. Deze voordelen zijn vooral gericht op organisaties die professioneel bezig willen zijn met contract management en zich graag onderscheiden op dit gebied.

Standaard contract management processen en procedures

Met een contract management systeem kun je je processen eenvoudig standaardiseren. Je krijgt grip op maverick buying en mede daardoor verlaag je je inkooprisiso’s. Doordat je grip krijgt op je maverick buying, krijg je ook weer grip op je aantallen leveranciers, wat automatisch resulteert in hogere bestelvolumes en dus grotere kortingen.

Het netto effect is dat inkoop als geheel meer gaat besparen, niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Er is namelijk meer controle of de besparingen die bij het sluiten van het contract zijn overeengekomen ook echt gehaald worden. Dat is in de praktijk namelijk vaker niet dan wel.

Het systeem bewijst vooral zijn voordeel, omdat je bijvoorbeeld je contracten en het contracteringsproces kunt standaardiseren. Dat betekent dus een keer een goed proces uitwerken en dát implementeren en bijsturen en niet de individuele inkoper de kans geven zijn eigen ‘succesvolle’ procesjes uit te vinden. Don’t fix it if it ain’t broken.

Bespaar op inzet van FTE’s

Contract management systemen zorgen ervoor dat tijdrovende klusjes je uit handen worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan het tracken van je contracten, monitoren van uitnutting en reminders op verlengingen. Handmatig uitvoeren van deze activiteiten kost onnoemelijk veel tijd. De besparing die dit oplevert betekent concreet dat je per FTE de workload kunt verhogen als inkoopmanager.

Dit hoeft geen dwang te zijn, maar anders zitten mensen straks letterlijk uit hun neus te eten. Ga maar eens na voor jezelf wat er allemaal mogelijk wordt als je standaard templates en clausules tot je beschikking hebt. Je hele goedkeuringsflow wordt automatisch afgehandeld en legal hoeft alleen nog maar aanpassingen te maken voor een specifieke categorie of dienst. Dit verdrievoudigd de snelheid waarmee je kunt contracteren.

Doordat je bij je contract een eenvoudig te doorzoeken documentdossier opbouwt en ook je prestatiemetingen daar opgeslagen zijn, verlies je geen tijd meer aan zoektochten naar je informatie en aan eindeloze excercities voor de juiste samengestelde informatie. Vergis je niet hoeveel tijd er verloren wordt met de zoektocht naar de persoon die getekend heeft of het opvissen van documenten uit een van de vele bureaulades of archiefkasten. Verschillende studies hebben al aangetoond dat minimaal 10% van de contracten in veel organisaties simpelweg kwijt zijn. Met een contract management systeem is het contract altijd een paar muisklikken bij je vandaan.

Inzicht in de verplichtingen

Waarschijnlijk het meest waardevolle voordeel van een contract management systeem met een centrale contract bibliotheek. Inzicht in je verplichtingen. Welk deel van je budget zit er vast in contracten? Dit inzicht maakt compliancy makkelijker. Bovendien krijg je de mogelijkheid om je contractvoorwaarden consistent te maken.

Reminders

Een contract management systeem stuurt automatische reminders op te ondernemen acties. Hiermee houdt je grip op de zogenaamde “evergreen”-contracten en je aflopende contracten. Je zult nooit een verlenging of beëindiging vergeten (op voorwaarde dat de juiste gegevens en data worden vastgelegd).

Inkooprisico bepalen

Met een contract management systeem kun je leveranciers en contracten classificeren. Je identificeert dus snel en simpel je contracten met leveranciers in bijvoorbeeld risico gebieden als gevolg van natuurrampen, politieke onrust of economische onzekerheid. Dit is cruciaal voor de ontwikkeling van je inkoopstrategie en risicomanagement.

Volgende week deel ik de volgende serie voordelen op het gebied van contract management software. Er komt bovendien nog een artikel aan met hoe je jouw software behoefte intern kunt verkopen.

Heb jij aanvullingen op de voordelen die ik vandaag met je gedeeld heb? Reageer dan hier onder in het commentaarveld.
En vergeet vooral niet dit artikel door te geven in je netwerk via:

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• en andere bloglezers…

Succes!