Waarom prestatie meten zo belangrijk is!

15 Mar Waarom prestatie meten zo belangrijk is!

Binnen contractmanagement wordt regelmatig gediscussieerd waarom prestatie meten zo belangrijk is. De meningen lopen nog wel eens uiteen, echter iedereen is er wel van overtuigd dat het zou moeten gebeuren.

Het lijkt mij het beste om dit te onderbouwen met een concreet voorbeeld. Laat ik benadrukken dat dit een van de vele redenen is, maar het zal absoluut tot de verbeelding spreken.

Een praktijkvoorbeeld

Een klein voorbeeld uit mijn eigen praktijk, is het volgende: in een productiebedrijf waar veel printwerk wordt gerealiseerd, waren veel klachten over de kwaliteit van het papier. De printers liepen namelijk ongeveer ieder kwartier vast, waarna het een uur kostte om weer op te starten. Dit was al een paar weken aan de gang. Het papier kreeg de schuld en het bedrijf stond op het punt om een nieuwe leverancier te selecteren. We zijn echter eerst gaan evalueren en gaan meten. Dus wordt het papier geleverd volgens de specificaties? Na zorgvuldig meten wordt de conclusie getrokken dat het papier 100% perfect is!

Maar wat is dan het probleem? Uiteindelijk bleek het probleem heel anders te zijn. Door een interne logistieke aanpassing werd het papier in een andere ruimte opgeslagen. En deze ruimte was kouder dan de oorspronkelijke opslag. Omdat het papier op een lagere temperatuur door de hete printer werd heen gejaagd, gaf dit storingen.

Conclusie; het selecteren van een nieuwe leverancier, had veel werk gekost en het probleem was hetzelfde gebleven. Vanaf dat moment werd alles nauwkeurig gemeten om zo problemen te voorkomen. Het spreekt voor zich dat de leverancier van het papier ook zeer tevreden was!

Prestatie meting opzetten

De volgende stappen kun je zetten om een goed gestructureerd proces in te richten. Een proces dat er op gericht is om problemen te voorkomen en er voor te zorgen dat prestaties worden gemonitored en continu verbeteren:

1. Zorg dat je de benodigde data gestructureerd verzameld. D.w.z. met een vaste frequentie en altijd de accurate data.
2. Omschrijf helder en duidelijk wat je met de data gaat doen. Hoe je data verwerkt cq. bewerkt, hoe je gaat rapporteren en aan wie je gaat rapporteren. Zorg tevens dat uit de rapportage duidelijk naar voren komt welke ontwikkelingen er zijn. Wat is er verbeterd cq. verslechterd ten opzichte van de vorige periode.
3. Analyseer van te voren je data en kijk waar er mogelijk problemen kunnen ontstaan voor je bedrijf. Zorg ervoor dat je in een vroeg stadium deze problemen kunt signaleren.
4. Zorg dat iedereen die bij het contract is betrokken goed weet wat er in het contract is afgesproken.
5. Identificeer naar aanleiding van de eerste rapportages de mogelijkheden om snel te verbeteren of geld te besparen.
6. Het meten van data is één ding. Zorg dat je de juiste software hebt om de data mee te verwerken en interpreteren.
penalized because they have

Je hebt nu de noodzakelijke stappen gezet om het proces binnen je bedrijf goed in te richten.

Als jij performance meting wilt introduceren is de makkelijkste manier om een (recent) praktijkvoorbeeld te zoeken binnen de organisatie. En vertel niet dat je geen voorbeeld kunt vinden, want in ieder bedrijf zijn er zaken verkeerd gegaan! Mogelijk probleem is alleen dat de direct betrokkenen vaak niet willen dat het bekend wordt dat er iets fout is gegaan. Hier zul je dan ook je persoonlijke overtuigingskracht moeten gebruiken. Dat is de makkelijkste manier om de aandacht te krijgen. Zeker als jij de oplossing al hebt.

Zodra het fout is gegaan dan komen de vragen: Waarom heb je ons niet van te voren geïnformeerd? Stuur mij even alle informatie zodat ik die bij Legal neer kan leggen? Als het niet de schuld is van de leverancier, waarom werk jij hier dan nog? En als het wel de schuld is van de leverancier, waarom heb jij dan zitten slapen totdat het te laat is?

Dit is uiteraard een reactie die vrij kort door de bocht gaat. Het geeft ook slechts een beperkt beeld, aangezien we nog niet praten over continu verbeteren en compliant zijn. Hier praten we slechts over reactiviteit en plaats van proactiviteit.

Ik ben erg benieuwd of jij al eens problemen hebt ondervonden bij het inrichten van prestatiemetingen. Deel ze hier zodat we er allemaal van kunnen leren.

Wim