Vertrouwen is goed, controleren is beter…

09 Aug Vertrouwen is goed, controleren is beter…

Dit stuk gaat over de vierde letter van onze bedrijfsnaam CRICS, namelijk de C van Controleren. Binnen contract management een belangrijk aandachtspunt.

Over het belang van een goede controle van de afspraken in het contract hebben we het al vaker gehad. Dit staat gelukkig niet meer ter discussie aangezien iedereen het belang inmiddels wel inziet. Ook hebben we in een eerder blog (40 kantjes KPI’s, lekker beheersbaar…) al de tip gegeven om vooral niet teveel te willen gaan meten. Focus op de belangrijke zaken in je contract. Hieronder nog een paar tips.  

Contract management tip 1

Luister goed naar je eindklant. In principe bepaalt je eindklant namelijk welke KPI’s / SLA’s worden afgesloten. Verlies jezelf niet teveel in details. De tevredenheid van de eindklant is doorslaggevend voor een goede relatie. Stel dat je leverancier alle afgesproken KPI’s realiseert, maar je eindklant is ontevreden, dan is er ergens toch iets fout gegaan. (Tenzij je eindklant zeurt, maar dat kun je dan weer aantonen met je rapportages). Maar serieus, redeneer altijd vanuit je eindklant.

Contract management tip 2

Probeer niet alle risico’s af te dekken. Een veel voorkomende fout. Door ons tegen alles in te dekken wordt het leven veel te duur. Nederlanders zijn al de best verzekerde mensen ter wereld, laten we het niet nog erger maken. Maak van te voren een goede risico analyse en bepaal aan de hand daarvan welke risico’s ook echt afgedekt moeten worden.

Contract management tip 3

Blijf flexibel. Natuurlijk zijn we goed in het afsluiten van Service Lvel Agreement’s. En uiteraard weten we ook hoe we ze allemaal SMART moeten omschrijven. We hebben keurig uitgewerkt hoe alles gemeten gaat worden en dan blijkt de praktijk ineens weerbarstig. De uitgangspunten waarop de SLA’s zijn gebaseerd blijken achteraf toch niet (helemaal) te kloppen. Wat gaan we nu doen? Star vasthouden aan wat er in het contract staat en genadeloos boetes gaan incasseren? Of toch liever samen met de leverancier om de tafel gaan zitten en kijken wat een goede oplossing voor het probleem kan zijn? Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar de laatste mogelijkheid. En daarmee wil ik absoluut niet stellen dat je geen boetes op een SLA moet zetten. Dat hangt af van de omstandigheden en van de SLA. Wat ik wel wil stellen is dat overleg meestal een beter resultaat geeft dan het strikt naleven van regeltjes.

Contract management tip 4

Volg regelmatig een cursus. Wij geven zelf geen cursussen dus dit is absoluut niet bedoeld als reclame. Maar up-to-date blijven is voor iedereen belangrijk. Dus ook voor een contractmanager. Natuurlijk zijn er bij met enorm veel ervaring en daardoor de houding “ik weet alles wel”. Ik beweer ook een heleboel over het vakgebied te weten, maar toch ga ik regelmatig naar bijeenkomsten. Dat levert me namelijk twee belangrijke voordelen op; 1) Je steekt altijd iets op van andere mensen en 2) je ontmoet leuke en inspirerende mensen. En deze beide punten maken je leven als contract manager aangenamer.

Succes met Controleren!