Sluit jij wel eens contracten die uiteindelijk niet het gewenste resultaat opleveren? Contracten worden in alle soorten en maten afgesloten. Vaak is het een kopie van een eerder contract of wordt er uit gegaan van een standaard contract. Echter het onderdeel dat het verschil maakt tussen een contract...
Dit stuk gaat over de vierde letter van onze bedrijfsnaam CRICS, namelijk de C van Controleren. Binnen contract management een belangrijk aandachtspunt.
Over het belang van een goede controle van de afspraken in het contract hebben we het al vaker gehad. Dit staat gelukkig niet meer ter discussie aangezien iedereen het belang inmiddels wel inziet. Ook hebben we in een eerder blog (40 kantjes KPI's, lekker beheersbaar...) al de tip gegeven om vooral niet teveel te willen gaan meten. Focus op de belangrijke zaken in je contract. Hieronder nog een paar tips.
Contract management staat momenteel volop in de belangstelling. Voor mijn werk als contract- en leveranciersmanager praat ik regelmatig met klanten en vakgenoten (ook wel bekend als lotgenoten). We proberen dan zo veel mogelijk informatie over contract management met elkaar te delen en te kijken hoe we ons vak verder kunnen verbeteren.
Tijdens zo'n praatsessie hebben we gesproken over welke tips over contract management nou nuttig kunnen zijn voor de dagelijkse praktijk van een contractmanager.
We hebben gezamenlijk de volgende lijst samengesteld (niet uitputtend en in willekeurige volgorde):
Begin dit jaar heb ik gevraagd wat onze lezers graag terug zouden zien aan blogonderwerpen in 2012. Een van de vragen die gesteld werden was als volgt:
Binnen het bedrijf waar ik werkzaam ben, zijn wij druk bezig om van contractbeheer naar contractmanagement te gaan. Onlangs een leveranciersmatrix gemaakt en gestart met het opstellen van kpi’s om onze key suppliers te meten. Ik beheer zowel de contracten van IT en Facilities als Marketing en HR. Ik ben op zoek naar een aantal standaard kpi’s die in elk segment toepasbaar zijn.Het is inmiddels bijna juni en nu pas haal ik dit onderwerp weer aan. En dat is niet voor niets. Ik heb me namelijk het hoofd gebroken over een positief antwoord op deze vraag, maar volgens mij bestaan er gewoonweg geen goede KPI's waarmee je op elke categorie de juiste informatie aangeleverd krijgt. Wat ik wel geloof is dat de basis van een KPI een vast uitgangspunt zou moeten kennen.
In een SLA worden prestaties afgesproken middels zogeheten KPI's, waarmee je bepaalt of je wel echt krijgt wat je hebt afgesproken. Deze KPI's worden op de meest uiteenlopende manieren afgesproken. En dat is eigenlijk best grappig, want het komt regelmatig voor dat men behoorlijk subjectieve afspraken maakt, terwijl men in de veronderstelling is een objectieve meting te doen.
Al enige tijd wordt er heel veel aandacht besteed aan Best Value Procurement, afgekort BVP.
Een prachtige methodiek waarin leveranciers alle ruimte krijgen om de door hen opgebouwde kennis en kunde in te zetten bij de afnemer. De resultaten schijnen ook nog fantastisch te zijn en iedereen is gelukkig tevreden. Maar dan gaat het bij mij toch kriebelen. Is het echt allemaal geweldig? Of zijn er wellicht toch valkuilen waar je rekening mee moet houden? Ik zal uitleggen wat ik bedoel:
De meeste organisaties laten zich door technologie ondersteunen op het gebied van contractmanagement. Dat kan in meerdere vormen, van een spreadsheet tot een ERP systeem. Ik ontmoet veel mensen die denken dat een ERP systeem ze helpt met contract- en leveranciersmanagement. En datzelfde geldt voor een spreadsheet. Kijk en daar gaat het, in mijn ogen dus fout.
Je bent aan het eind van een selectieproces en vol enthousiasme gaan we richting de slotonderhandeling. De voorbereidingen voor de slotonderhandeling zijn in volle gang, je doelen voor de slotonderhandeling heb je bepaald, de SLA normen etc. staan vast dus we kunnen beginnen.
Maar als je van plan bent om een (langdurige) onderhandeling in te gaan is het verstandig om van te voren even stil te staan bij de vraag of het nodig is om een overeenkomst af te sluiten over het onderhandelen zelf?
We hadden het vorige week over waarom risico’s af te dekken als je er toch niet naar kijkt. Leuke reacties op gekregen. Ik gaf daarin aan dat we met zijn allen enorm ons best doen om geweldige contracten op te stellen, maar als je er toch niet naar kijkt, heeft het weinig zin, zeker uit inkoopoogpunt.
Gelukkig zijn er ook organisaties die wel degelijk hun contracten en leveranciers willen managen. En sommigen zijn zelfs overijverig. Dan krijg je een keurig contract van een paar kantjes, waarin we alles juridisch hebben afgestemd en dan een bijlage van 40 kantjes met Key Performance Indicators (KPI’s) om op te sturen. Succes :-)!
Het is bij contract- en leveranciersmanagement van cruciaal belang