Ik heb al veel geschreven over contract management en hoe je contract management in zou moeten richten. Maar ook over hoe een contract management systeem er uit zou moeten zien en ga zo maar door. Heel veel inhoudelijke kennis zeg maar. En soms schrijf ik...
Binnen CRICS zijn we continu bezig om het beste contract management software pakket voor onze klanten te realiseren. Voordat we nieuwe ontwikkelingen uitdenken, bouwen en implementeren overleggen we uitgebreid met een aantal geselecteerde klanten. Op die manier willen we borgen dat we ook daadwerkelijk datgene ontwikkelen waar onze klanten om vragen. Het uitdenken van de ontwikkeling doen wij altijd aan de hand van de CRICS methodiek. Onze bedrijfsnaam is namelijk niet alleen de naam voor de software. De methodiek CRICS behelst het totale contract managementproces: Contracteren, Registreren, Informeren, Controleren en Systeemondersteuning.
Toch merk ik dat mensen vaak lang worstelen met deze vraag. Want gaat contract management software me wel opleveren wat ik er van verwacht? En welk systeem zou ik dan moeten kiezen?
In mijn eerdere blog minimale functionaliteit contractbeheersysteem heb ik al omschreven aan welke eisen een contractbeheer (dus geen contract management!) systeem moet voldoen. De minimaal benodigde velden zijn:
Sommige organisaties hebben inhuur geregeld vanuit inkoop. Daar heb ik kort geleden ook met een aantal van mijn klanten over gesproken. De vraag die aan mij gesteld werd: “kun jij zorgen dat ik mijn inhuur kan managen vanuit het contractmanagementsysteem”. “Natuurlijk” was mijn antwoord. Budget tegen realisatie afzetten en de externe daarbij betrekken is geen probleem. Deze vraag maakte echter wel een interessante discussie los. Niet iedereen is het met elkaar eens. Hoort inkoop nu wel of niet zo’n prominente rol te spelen bij de inhuur? Daarom heb ik besloten een blog te schrijven over mijn mening
Het is weer bijna oud en nieuw. Waarschijnlijk ben je bezig met de goede voornemens voor 2012. Ik in ieder geval wel. Zo wil ik:
Tezamen met de onduidelijkheid over wat nu het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement, zo onduidelijk kan het ook zijn hoe contractmanagementsoftware nu echt te gebruiken.
Wat ik vaak tegenkom is dat mensen wel werken met een contractmanagementsysteem, maar niet weten hoe de software ook echt het proces ondersteunt. Er zit een belangrijk verschil tussen keurig al je contracten registreren en reageren op de reminders voor het verlopen van het contract, versus het daadwerkelijk managen van de afspraken ín dat contract en bovendien ervoor zorgen dat de software jou een deel van je werk uit handen neemt.
De meeste organisaties laten zich door technologie ondersteunen op het gebied van contractmanagement. Dat kan in meerdere vormen, van een spreadsheet tot een ERP systeem. Ik ontmoet veel mensen die denken dat een ERP systeem ze helpt met contract- en leveranciersmanagement. En datzelfde geldt voor een spreadsheet. Kijk en daar gaat het, in mijn ogen dus fout.